Wie richte ich das Terminal ein und wie wird daran gebucht?

Das Gerät koppeln

Die Kopplung läuft bewusst in zwei Schritten und über zwei Geräte. Das Terminal nennt beim Anmelden keinen Betrieb, es nennt nur ein Kürzel. Die Zugehörigkeit entsteht erst, wenn jemand im Browser bestätigt. Ein Gerät, das irgendwo eingeschaltet wird, gehört damit zu niemandem.

1. 1Das Gerät einschalten. Es meldet sich an und zeigt ein Kürzel auf dem Bildschirm.
2. 2Im Browser unter den Terminaleinstellungen die wartende Kopplung mit diesem Kürzel bestätigen. Das dürfen Geschäftsführung und Personalverwaltung.
3. 3Das Gerät fragt zyklisch nach und bekommt mit der Bestätigung seine Zugangsdaten. Ab jetzt darf es Buchungen senden.
4. 4Die Leservariante des Geräts einstellen. Dieselbe Karte wird je nach verbauter Leserbauform unterschiedlich gelesen, ohne die richtige Angabe passen die Nummern nicht zusammen.
5. 5Bei Bedarf Ruhezustand und Aussehen setzen: nach welcher Zeit der Bildschirm abdunkelt und wann er ganz abschaltet.

Karten zuweisen

Eine Karte gehört zu genau einer Person. Zwei Wege führen dorthin, und der zweite spart das Abtippen.

1. 1Entweder die Kartennummer in der Kartenübersicht eingeben und der Person zuordnen.
2. 2Oder die Karte einmal am Gerät vorhalten. Sie erscheint dann unter den unbekannten Leseversuchen und wird von dort aus einer Person zugewiesen.
3. 3Die Zuordnung prüfen. Die Übersicht zeigt alle Karten des Betriebs, die Karten je Person und die Personen, denen sich noch eine zuweisen lässt.

• Eine verlorene Karte wird gesperrt. Sie bucht danach nicht mehr und gibt auch keine Saldoauskunft.
• Eine Zuordnung lässt sich ganz entfernen, die Karte ist dem Betrieb danach unbekannt.
• Unbekannte Leseversuche sammeln sich mit Zähler in ihrem eigenen Reiter und lösen bewusst keine Meldung aus. Sie stehen ohnehin dort, wo sie bearbeitet werden.

So wird am Gerät gebucht

Karte vorhalten, fertig. Das Gerät schickt Kommen und Gehen als signierte, fortlaufend verkettete Folge an den Server, und der prüft vor dem Speichern Signatur, laufende Nummer und den Anschluss an die vorherige Buchung. Eine nachträglich eingeschobene oder veränderte Buchung fällt damit auf.

Sobald ein Gehen einen Abschnitt schließt, entsteht daraus ein Zeiteintrag in der Zeiterfassung. Der Terminalweg speist also dieselben Zeitkonten wie Browser und App, es gibt keine zweite Zeitrechnung daneben.

Wer seine Karte vorhält, sieht am Gerät seinen Vornamen und den eigenen Stand des Zeitkontos. Fremde Stände zeigt das Gerät nicht.

Wenn eine Buchung nicht aufgeht

Nicht jede Buchung ergibt von selbst eine erfasste Zeit. Wer das Gehen vergisst, hinterlässt einen offenen Abschnitt. Ein täglicher Lauf schreibt geschlossene Paare nach, die noch keinen Zeiteintrag haben, und meldet die offenen Abschnitte.

Offene Abschnitte werden ausdrücklich nicht automatisch geschlossen. Eine erfundene Endzeit sähe aus wie eine Messung, und genau das soll eine Zeiterfassung nicht produzieren. Solche Fälle sammeln sich stattdessen als Klärungsfälle: Die Buchung ist gespeichert, sie braucht eine Entscheidung.

Über die Zahl der offenen Klärungsfälle informiert höchstens einmal am Tag eine Meldung an Geschäftsführung und Personalverwaltung, und zwar nur auf der Glocke in der Anwendung, ohne Push und ohne E-Mail.

Geräte im Betrieb halten

Das Gerät meldet sich regelmäßig. Daraus entsteht sein Zustand in der Geräteliste, und daraus wird erkannt, wenn es zu lange schweigt. Die Meldung darüber nennt die Anzahl stummer Geräte, nicht das einzelne Gerät, und sie ist der einzige Terminalbefund, der zusätzlich eine E-Mail auslöst.

Auffälligkeiten stuft der Server selbst ein: ungültige Signatur, Lücke oder Rücksprung in der laufenden Nummer, Kettenbruch, fremde Zugehörigkeit, Zeitabweichung, unbekannte, gesperrte oder mehrdeutige Karte. Gemeldet wird davon nur, was jemand beheben kann und was ihn sonst auf keinem anderen Weg erreicht.

Wartung am Gerät

Der Wartungsbereich am Gerät öffnet sich nur mit zwei Dingen zugleich: einer Karte, deren Person die passende Rolle trägt, und der hinterlegten PIN. Die Rollenliste dafür ist dieselbe wie in der Verwaltung im Browser, damit beide nicht auseinanderlaufen. Die Verwaltung sieht, wie viele Karten diesen Zugang öffnen können.

Steht ein Gerät ohne Netz, gibt es einen zweiten Weg über den Support: Eine eigene Seite erzeugt nach Vorname und Einmalkennwort einen achtstelligen Code. Diese Seite zeigt keine Betriebsdaten und öffnet keinen Zugang zur Anwendung.

Was das Terminal nicht tut

Es liest keine biometrischen Daten. Kein Fingerabdruck, kein Gesichtsbild. Die Karte ist ein Erkennungsmerkmal und kein Nachweis der Person, deshalb hängt an ihr auch nichts, was mehr wäre als Buchen und die eigene Saldoauskunft.

Es ersetzt die anderen Wege nicht. Browser, App und Terminal lassen sich im selben Betrieb mischen, und niemand muss ein privates Gerät benutzen, damit seine Zeit erfasst wird.