Wie schließe ich den Monat ab?
Der Monatsabschluss besteht aus vier Schritten: offene Klärungen und Änderungsanträge abarbeiten, das Zeitkonto je Person auf Soll, Ist und Saldo prüfen, den Zeitraum mit der Abschlusssperre festschreiben und den Bericht ausgeben. Danach ist der Monat unveränderlich, auch ein Änderungsantrag greift dort nicht mehr.
Stand: September 2026
Die vier Schritte
Der Abschluss ist kein Knopf, sondern eine Reihenfolge. Sie lohnt sich einzuhalten, weil der letzte Schritt die drei davor unumkehrbar macht.
- Offene Fälle abarbeiten: Änderungsanträge entscheiden, Klärungsfälle aus dem Terminal auflösen, Vorschlagsbuchungen aus der Planung bestätigen oder verwerfen. Der Hinweisbalken in Dashboard und Zeiterfassung zeigt, was offen ist.
- Das Zeitkonto je Person durchsehen. Soll, Ist und Saldo stehen nebeneinander, die Detailansicht zeigt den Monatsverlauf und die zugrunde liegenden Buchungen.
- Den Zeitraum festschreiben. Die Abschlusssperre wird dafür auf ein festes Datum gesetzt, danach ist alles bis einschließlich dieses Tages unveränderlich.
- Den Bericht ausgeben, als Excel oder als PDF, und weitergeben.
Die beiden Sperren
Zwei Fristen stehen unabhängig voneinander. Beide wirken auf das Datum des Eintrags und nicht darauf, wann er erfasst wurde: Ein heute nachgetragener Eintrag für vorletzten Monat ist sofort gesperrt. Gerechnet wird tagesgenau, die Uhrzeit spielt keine Rolle.
Je Frist stehen elf Stufen zur Wahl, von „keine" über „heute" und „gestern" bis „90 Tage". Die Abschlusssperre kennt zusätzlich ein festes Datum, und genau das ist der Weg für den Monatsabschluss: Gesperrt ist dann alles vor oder an diesem Stichtag.
Beide Fristen lassen sich unabhängig setzen, und der Code prüft die Kombination nicht. Steht die Abschlusssperre kürzer als die Bearbeitungssperre, läuft ein Änderungsantrag ins Leere. Eine Freigabe im Einzelfall gibt es nicht, und keine Rolle umgeht die Abschlusssperre.
Was die beiden Sperren unterscheidet.
| Sperre | Was sie bewirkt | Was dann noch geht |
|---|---|---|
| Bearbeitungssperre | Ein Eintrag lässt sich ab einem bestimmten Alter nicht mehr direkt ändern. | Der Änderungsantrag: gewünschte Werte plus Begründung, entschieden von der Genehmigung. |
| Abschlusssperre | Jede Änderung am Eintrag ist ausgeschlossen, auch das Löschen. | Nichts. Der Zeitraum ist zu, auch für die Geschäftsführung. |
Bearbeitungssperre
- Was sie bewirkt
- Ein Eintrag lässt sich ab einem bestimmten Alter nicht mehr direkt ändern.
- Was dann noch geht
- Der Änderungsantrag: gewünschte Werte plus Begründung, entschieden von der Genehmigung.
Abschlusssperre
- Was sie bewirkt
- Jede Änderung am Eintrag ist ausgeschlossen, auch das Löschen.
- Was dann noch geht
- Nichts. Der Zeitraum ist zu, auch für die Geschäftsführung.
Fehlt bei gesetztem festem Datum der Stichtag, greift keine Sperre. Wer den Monat festschreiben will, setzt also das Datum und prüft danach, dass es steht.
Das Zeitkonto: Soll gegen Ist
In die Rechnung gehen vier Größen ein: die Sollzeit aus dem zum jeweiligen Tag gültigen Arbeitszeitmodell, die erfasste Istzeit, die Feiertage des zuständigen Bundeslandes und die genehmigten Abwesenheiten. Beschäftigungszeiträume begrenzen das Ganze, außerhalb entsteht weder Soll noch Fehlzeit.
Der laufende Tag wird gesondert behandelt. Sein noch nicht erfülltes Soll ist keine Fehlzeit, sondern eine Rückstellung. Wer mittags in sein Konto sieht, steht deshalb nicht scheinbar im Minus.
Das Zeitkonto bucht nicht, es rechnet. Es schreibt keinen Saldo fort, und eine Korrektur von Hand gibt es nicht. Der einzige gesetzte Wert ist der Anfangsbestand aus dem Arbeitsvertrag. Wechselt jemand das Arbeitszeitmodell, nutzt eine rückwirkende Auswertung das Modell, das damals galt.
Überstunden: drei Zahlen, die nicht dasselbe sind
Die Unterscheidung ist keine Feinheit, sie entscheidet über Anträge. Angezeigt wird die verfügbare Zahl, geprüft wird gegen die verwendbare.
Warum die Kachel 12 Stunden zeigt und der Antrag über 12 Stunden abgelehnt wird.
| Größe | So entsteht sie | Wofür sie gilt |
|---|---|---|
| Bruttosaldo | Ist gegen Soll über den Zeitraum. | Die Ausgangsgröße, sie steht nirgends allein. |
| Verfügbar | Brutto abzüglich der beantragten und der bereits genehmigten Stunden. | Das ist die Zahl, die das Konto anzeigt. |
| Verwendbar | Verfügbar abzüglich der Rückstellung für den laufenden Tag. | Damit wird über Auszahlung und Freizeitausgleich entschieden. |
Bruttosaldo
- So entsteht sie
- Ist gegen Soll über den Zeitraum.
- Wofür sie gilt
- Die Ausgangsgröße, sie steht nirgends allein.
Verfügbar
- So entsteht sie
- Brutto abzüglich der beantragten und der bereits genehmigten Stunden.
- Wofür sie gilt
- Das ist die Zahl, die das Konto anzeigt.
Verwendbar
- So entsteht sie
- Verfügbar abzüglich der Rückstellung für den laufenden Tag.
- Wofür sie gilt
- Damit wird über Auszahlung und Freizeitausgleich entschieden.
Trägt der Vertrag eine Pauschalabgeltung, wird der Wert bei null gekappt, ein solcher Vertrag weist nie ein Guthaben aus. Der Saldo ist kein Arbeitszeitkonto im tariflichen Sinn, er kennt weder Kappungsgrenze noch Verfall.
Die Schritte hier beschreiben ein laufendes System. Wer noch keines hat, richtet es in der Testphase ein und behält alles, was dabei entsteht.
Auszahlen oder abfeiern
Beides zehrt denselben Saldo und beides setzt voraus, dass der Betrieb es erlaubt hat. Bei einem Lohnvertrag ist keiner der beiden Wege möglich.
Vor einem Auszahlungsantrag prüft die Anwendung fünf Voraussetzungen und nennt bei jeder Ablehnung den Grund: ob der Betrieb die Auszahlung erlaubt, ob es ein Lohnvertrag ist, ob die Überstundenregelung des Vertrags eine Auszahlung vorsieht, ob ein Zuschlagssatz hinterlegt ist und ob der verwendbare Saldo größer als null ist.
Der Freizeitausgleich läuft als Abwesenheit vom Typ Überstundenabbau. Die Umrechnung von Stunden in Tage folgt dem Arbeitszeitmodell der Person und nicht einem festen Achtstundentag, und abgebaut wird in ganzen und halben Tagen.
Die Anwendung zahlt nicht aus. Sie führt den Antrag, die Entscheidung und die Kennzeichnung, dass die Auszahlung erfolgt ist. Gezahlt wird in der Lohnbuchhaltung.
Das Ampelkonto
Damit ein Saldo nicht erst beim Abschluss auffällt, lassen sich vier Schwellen vereinbaren, zwei im Plus und zwei im Minus, alle als positive Beträge. Ein täglicher Lauf um 06:30 hält den angezeigten Saldo jeder Person dagegen und bestimmt die Stufe grün, gelb oder rot.
Gemeldet wird der Wechsel einer Stufe, nicht ihr Bestehen. Ein zweiter Lauf am selben Tag rechnet neu und schweigt. Führung und Personalverwaltung bekommen je Stufe eine Zahl und nicht eine Meldung je Konto.
Ohne vereinbarte Schwelle steht ein Konto auf grün. Das heißt: keine Warnung vereinbart, nicht „alles in Ordnung". Die Ampel ist außerdem nicht die Arbeitsschutzwarnung nach dem Arbeitszeitgesetz. Dort geht es um den einzelnen Tag und das Gesetz, hier um den aufgelaufenen Saldo und die Absprache im Betrieb.
Was protokolliert wird
Im Professional-Tarif führt die Anwendung eine lückenlose Historie aller Vorgänge an Zeiteinträgen: Anlegen, Ändern, Löschen, Sperren, Entsperren. Je Vorgang stehen der vorherige und der neue Stand als Ganzes darin, dazu die Liste der geänderten Felder, die Begründung, die handelnde Person und der Zeitpunkt. Das Protokoll schreibt nur das System, ein Eintrag von Hand ist nicht möglich.
Die Vorgänge bleiben 90 Tage im laufenden Bestand. Danach schreibt ein zeitgesteuerter Lauf sie als CSV-Archiv fort und entfernt sie aus der laufenden Tabelle. Die Archive sind in der Audit-Ansicht einsehbar und lassen sich dort löschen, danach sind die Vorgänge endgültig weg.
Das Protokoll umfasst Zeiteinträge. Änderungen an Stammdaten, Verträgen, Rechten oder Einstellungen stehen nicht darin, die laufen in eigenen Protokollen.
Was der Abschluss nicht erledigt
Er rechnet keine Löhne. MetronHR führt Zeiten, Abwesenheiten und Salden, die Abrechnung selbst findet in der Lohnbuchhaltung statt.
Und er holt nichts nach. Was im Monat nicht erfasst wurde, ist nach dem Festschreiben nicht mehr nachtragbar, weder direkt noch über einen Antrag. Deshalb steht das Abarbeiten der offenen Fälle vor dem Setzen der Sperre und nicht danach.
Nachgefragt
- Wie schreibe ich einen Monat fest?
- Über die Abschlusssperre mit festem Datum in den Zeiterfassungseinstellungen. Gesperrt ist danach alles vor oder an diesem Tag. Wer den Januar abschließt, setzt den 31. Januar. Die Bearbeitungssperre bleibt davon unberührt, sie ist die weichere der beiden Fristen.
- Lässt sich ein festgeschriebener Monat wieder öffnen?
- Das Datum der Abschlusssperre lässt sich ändern, und damit wird der Zeitraum wieder bearbeitbar. Eine Freigabe für einen Einzelfall bei bestehender Sperre gibt es nicht, und eine Rolle, die sie umgeht, ebenso wenig.
- Warum zeigt das Konto mehr Überstunden an, als sich beantragen lassen?
- Weil die angezeigte Zahl die Rückstellung für den laufenden Tag enthält und die Prüfung sie abzieht. Der laufende Tag hat sein Soll noch nicht erfüllt, diese Stunden sind noch nicht verdient. Am nächsten Morgen stimmen beide Zahlen wieder überein.
- Bekommt die Buchhaltung eine eigene Auswertung?
- Ja, zwei. Das Zeitkonto je Person mit Soll, Ist und Saldo, und den Fehlzeitenbericht über Urlaub und Krankheit, beide für einen frei gewählten Zeitraum und mit Filter nach Person und Abteilung. Beide lassen sich als Excel ausgeben.
- Muss ich jeden Monat abschließen?
- Verpflichtend ist es nicht, die Zeiten stehen auch ohne Sperre. Wer aber weitergibt, was danach noch änderbar ist, gibt einen Stand weiter, der sich hinter seinem Rücken bewegt. Die Sperre macht die Weitergabe erst zu einer Aussage.
Beschreibt den Stand der Anwendung am September 2026. Was sich im Produkt ändert, steht in den Produkt-Updates.
Herausgeberin: AMNAU GmbH
Redaktionell verantwortlich: Ugur Aydogan, Produktentwicklung.
Zuletzt fachlich geprüft: September 2026
Nachlesen ist das eine. Es selbst einzurichten dauert einen Nachmittag.
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