Statt Excel

Von der Excel-Liste zur Zeiterfassung, ohne Bruch

Excel ist nicht das Problem, solange drei Leute ihre Stunden eintragen. Es wird eines, sobald mehrere gleichzeitig schreiben, jemand eine Formel überschreibt oder der Monatsabschluss abgetippt werden muss. Der Umstieg dauert einen Nachmittag, die alten Dateien bleiben, wo sie sind.

  • Alte Excel-Dateien bleiben unangetastet, nichts wird importiert
  • Die erste Woche läuft parallel, falls du vergleichen willst
  • 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte

Zuletzt geprüft am14. September 2026

Woran die Excel-Lösung tatsächlich scheitert

Nicht am Rechnen. Eine Tabelle addiert Stunden zuverlässiger als jeder Mensch. Sie scheitert an vier anderen Stellen, und die haben nichts mit Excel zu tun, sondern damit, dass eine Datei kein System ist.

Das Abtippen am Monatsende ist dabei der sichtbarste Punkt, aber nicht der teuerste. Teurer ist der Streit über eine Zahl, die niemand mehr nachvollziehen kann.

  • Mehrere Personen schreiben gleichzeitig, und die letzte Speicherung gewinnt.
  • Eine überschriebene Formel fällt erst auf, wenn die Summe nicht mehr stimmt.
  • Wer wann welchen Wert geändert hat, steht nirgends.
  • Die Pausen- und Ruhezeitregeln des Arbeitszeitgesetzes prüft keine Tabelle.

Was in der ersten Woche passiert

Du legst die Mitarbeitenden an, gibst jeder Person ein Arbeitszeitmodell und entscheidest, wie gestempelt wird: in der App, im Browser oder mit Karte am Terminal. Danach läuft die Erfassung, und du siehst das Zeitkonto je Person mit Soll, Ist und Saldo.

Wer möchte, führt die Excel-Liste vier Wochen parallel und vergleicht am Monatsende. Das ist keine Empfehlung, sondern eine Möglichkeit: Vertrauen in eine Zahl entsteht schneller, wenn man sie einmal gegen die alte Rechnung hält.

Was die Tabelle kann und was das System zusätzlich tut

  • Stunden addieren

    Excel-Liste
    zuverlässig, solange die Formel steht
    MetronHR
    zuverlässig, die Formel kann niemand überschreiben

  • Mehrere Personen gleichzeitig

    Excel-Liste
    die letzte Speicherung gewinnt
    MetronHR
    jeder trägt in seinen eigenen Datensatz ein

  • Pausen und Ruhezeit nach ArbZG prüfen

    Excel-Liste
    nicht vorgesehen
    MetronHR
    automatisch beim Eintragen, mit Warnung

  • Nachvollziehen, wer etwas geändert hat

    Excel-Liste
    nicht möglich
    MetronHR
    Änderungshistorie der Zeiteinträge im Professional-Tarif

  • Monatsabschluss für die Lohnbuchhaltung

    Excel-Liste
    von Hand zusammenrechnen und abtippen
    MetronHR
    Excel-Übersicht je Person auf Knopfdruck

Die Excel-Vorlagen von MetronHR bleiben kostenlos verfügbar, auch ohne Konto. Wer mit fünf Leuten arbeitet und den Monatsabschluss in zwanzig Minuten schafft, braucht keine Software.

Was mit den alten Dateien passiert

Nichts. Es gibt keinen Import, der deine Tabellen einliest und dabei etwas verändert. Die alten Dateien bleiben liegen, wo sie liegen, und erfüllen weiter die Aufbewahrungspflicht für die zurückliegenden Monate.

Angefangen wird zu einem Stichtag, meist zum Monatsersten. Alles davor steht in der alten Datei, alles danach im System. Das ist die einfachste Trennung und die, bei der niemand Daten zweimal pflegt.

Häufige Fragen

Was uns zum Thema „Statt Excel" am häufigsten gefragt wird.

Zurückliegende Zeiten werden nicht importiert. Der Umstieg passiert zu einem Stichtag: alles davor bleibt in der alten Datei und erfüllt dort die Aufbewahrungspflicht, alles danach entsteht im System. Stammdaten wie Namen, Eintrittsdatum und Wochenstunden legst du beim Einrichten an.

Für einen Betrieb mit zehn Personen ein Nachmittag: Mitarbeitende anlegen, Arbeitszeitmodell zuweisen, Erfassungsweg wählen. Wer ein Terminal einsetzen will, rechnet die Lieferung der Karten dazu.

Die 14 Tage sind kostenlos und enden von selbst, ohne Kreditkarte und ohne Kündigung. Auch danach gibt es keine Mindestlaufzeit, und du exportierst deine Daten jederzeit als Excel oder CSV.

Alle, deren Arbeitszeit erfasst werden muss, und das sind seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Wie sie stempeln, darf sich unterscheiden: App, Browser und Terminal lassen sich im selben Betrieb mischen.

Excel kostet nichts zusätzlich, die Zeit für den Monatsabschluss schon. MetronHR kostet 5 € je Person und Monat im Team-Tarif, bei zehn Leuten also 50 €. Auf der Preisseite steht ein Rechner, der die Stunden für das Zusammenrechnen gegen den Monatspreis stellt.

Steht deine Frage nicht dabei? Schritt für Schritt erklärt ist die Bedienung im Hilfezentrum.

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