Mandantenzeit und Arbeitszeit sind zwei Dinge
Die abrechenbare Zeit am Mandat ist nicht die Arbeitszeit des Mitarbeiters. MetronHR führt beide getrennt, und regelt, wer welche Mandate überhaupt sieht.
- Zeiten je Mandat, getrennt von der Arbeitszeit
- Zugriff je Rolle, nicht jeder sieht jedes Mandat
- Nachträgliche Änderungen als Antrag statt still
Kurz gesagt
Abrechenbare Mandantenzeit ist nicht Arbeitszeit. Dazu Zugriff je Rolle, weil § 203 Abs. 4 StGB mitwirkende Personen einbezieht.
Rechtslage
Was in einer Kanzlei über der Zeiterfassung steht
Zwei Dinge unterscheiden die Kanzlei von jedem anderen Dienstleister: Die abrechenbare Mandantenzeit ist nicht die Arbeitszeit, und jede Person mit Zugriff auf Mandantendaten fällt unter die Schweigepflicht, auch die Software dahinter.
- Typische Größe
- 5 bis 30 Beschäftigte
- Preis bei 15 Personen
- 75 € im Team, 150 € im Professional
- Vorlage dazu
- Projektzeiterfassung als Excel, kostenlos
- Schweigepflicht
- § 203 StGB, auch für Mitwirkende
Mitwirkende Personen nach § 203 Abs. 3 und 4 StGB
Fremde Geheimnisse dürfen an mitwirkende Personen offenbart werden, soweit das für ihre Leistung erforderlich ist. Wer diese Personen nicht zur Verschwiegenheit verpflichtet, macht sich nach Absatz 4 strafbar.
Das betrifft nicht nur Angestellte, sondern auch externe Dienstleister bis hin zum Rechenzentrum. Für Anwaltskanzleien konkretisiert § 43e BRAO das: Der Dienstleister ist sorgfältig auszuwählen und in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten, mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen.
Zugriff nur, soweit er für die Tätigkeit erforderlich ist
Die Offenbarung ist nur zulässig, soweit sie für die Tätigkeit der mitwirkenden Person nötig ist. Ein Zugriff über diesen Rahmen hinaus ist es nicht.
Für eine Zeiterfassung heißt das: Rollen und Sichtbarkeiten müssen fein genug sein, damit nicht jede Person jede Mandantszuordnung sieht. In MetronHR entscheidet die Rolle über die Sicht, und die Zuordnung zu einem Mandat ist nicht für alle sichtbar.
Abrechenbare Zeit ist nicht Arbeitszeit
Die dem Mandat zugeordnete Zeit ist die Grundlage der Rechnung. Die Arbeitszeit nach dem Arbeitszeitgesetz umfasst zusätzlich alles, was nicht abrechenbar ist: interne Besprechungen, Fortbildung, Verwaltung, Akquise.
Wer beides gleichsetzt, erfasst regelmäßig zu wenig Arbeitszeit und verfehlt damit die Aufzeichnungspflicht. MetronHR führt beides getrennt: die Arbeitszeit für das Zeitkonto, die Projektzeit für die Zuordnung zum Mandat.
Zwei Zeiten, zwei Zwecke
| Arbeitszeit | Mandantszeit | |
|---|---|---|
| Wofür | Aufzeichnungspflicht, Zeitkonto, Überstunden | Rechnung an das Mandat |
| Grundlage | § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, § 16 ArbZG | Vergütungsvereinbarung oder RVG |
| Enthält | alles, auch Besprechung, Fortbildung, Verwaltung | nur die dem Mandat zugeordnete Leistung |
| In MetronHR | Zeiterfassung mit Soll, Ist und Saldo | Projektzeit mit Kunde, Tätigkeit und Budget |
Wofür
- Arbeitszeit
- Aufzeichnungspflicht, Zeitkonto, Überstunden
- Mandantszeit
- Rechnung an das Mandat
Grundlage
- Arbeitszeit
- § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, § 16 ArbZG
- Mandantszeit
- Vergütungsvereinbarung oder RVG
Enthält
- Arbeitszeit
- alles, auch Besprechung, Fortbildung, Verwaltung
- Mandantszeit
- nur die dem Mandat zugeordnete Leistung
In MetronHR
- Arbeitszeit
- Zeiterfassung mit Soll, Ist und Saldo
- Mandantszeit
- Projektzeit mit Kunde, Tätigkeit und Budget
Nachlesen:§ 203 Abs. 3 und 4 Strafgesetzbuch (mitwirkende Personen) · § 43e Bundesrechtsanwaltsordnung (Inanspruchnahme von Dienstleistungen) · § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, § 16 Arbeitszeitgesetz
Stand: September 2026. Das ist keine Rechtsberatung, bei einem konkreten Fall im Betrieb fragst du besser jemanden mit Zulassung.
Zwei Zeitbegriffe, eine Erfassung
In der Kanzlei zählt beides: die Zeit, die dem Mandat zugerechnet wird, und die Arbeitszeit, die das Arbeitszeitgesetz erfasst. Wer nur eine von beiden führt, hat am Monatsende eine Lücke.
Abrechenbar ist nicht gleich gearbeitet
Fortbildung, interne Besprechungen und Fristenkontrolle sind Arbeitszeit, aber keinem Mandat zurechenbar.
Verschwiegenheit betrifft auch das Team
Nach § 203 Abs. 4 StGB müssen Berufsträger sicherstellen, dass mitwirkende Personen zur Geheimhaltung verpflichtet sind.
Korrekturen bleiben unsichtbar
Wird eine Zeit nachträglich geändert, ist ohne Protokoll nicht mehr erkennbar, was ursprünglich gebucht war.
Mandat, Arbeitszeit und Zugriff an einem Ort
Jedes Mandat ist ein Kunde, jede Tätigkeit eine Leistung darunter. Die Arbeitszeit läuft parallel gegen das Arbeitszeitgesetz, und über Rollen legst du fest, wer welche Mandate sieht.
Mandat und Arbeitszeit getrennt belegbar
Für jede Buchung ist nachvollziehbar, auf welches Mandat sie ging und wer sie wann geändert hat.
Von der Buchung bis zur Mandatsabrechnung
Drei Schritte, die abrechenbare Zeit und Arbeitszeit auseinanderhalten.
Schritt 1
Zeit auf das Mandat buchen
Mandat auswählen, Tätigkeit wählen, Zeit eintragen, am Rechner oder unterwegs. Jede Buchung wird beim Speichern gegen die Arbeitszeitregeln geprüft.
Schritt 2
Zugriff je Rolle festlegen
Über Rollen und Abteilungen steuerst du, wer welche Mandate und Dokumente sieht. Mitarbeiter sehen ihre eigenen Zeiten, Berufsträger den Mandatsbestand.
Schritt 3
Salden und Mandatsstunden auswerten
Überstundensaldo je Mitarbeiter, Stunden je Mandat und Zeitraum, als Excel oder CSV für die Rechnungsstellung und das Lohnbüro.
Was Kanzleien von einer Zeiterfassung brauchen
Mandantenbezug, Verschwiegenheit und ein sauberes Stundenkonto, ohne IT-Abteilung.
Zeiten je Mandat und Tätigkeit
Jede Buchung geht auf ein Mandat, optional zusätzlich auf eine Leistung.
Beratung, Schriftsatz oder Fristenkontrolle getrennt auswertbar.
Zugriff je Rolle und Abteilung
Du legst fest, wer welche Mandate und Dokumente sieht.
Unterstützt die Pflicht aus § 203 Abs. 4 StGB, mitwirkende Personen zu binden.
Änderungen als Antrag, nicht still
Nachträgliche Korrekturen an gesperrten Zeiten laufen als Änderungsantrag.
Wer beantragt und wer genehmigt hat, bleibt nachvollziehbar.
Arbeitszeit parallel zum Mandat
Pausen, Höchstarbeitszeit und Ruhezeit werden mitgeprüft.
Voreingestellt sind 10 Stunden am Tag und 11 Stunden Ruhezeit.
Stunden je Mandat und Monat
Grundlage für die Rechnung, ohne Nachrechnen.
Download als Excel oder CSV, gefiltert nach Mandat und Zeitraum.
Kanzleileitung trägt für andere ein
Wer eine Abteilung führt, kann Zeiten für sein Team erfassen.
Für Kollegen, die ihre Zeiten diktieren statt selbst zu buchen.
Erfassung unterwegs
iOS und Android, Zeiten nach dem Gerichtstermin direkt buchen.
Auch im Gerichtsgebäude ohne Netz erfassbar, Übertragung folgt danach.
Ohne Installation auf Kanzleirechnern
Läuft im Browser und als App, ohne Installation auf Kanzleirechnern.
Referendare und Aushilfen per E-Mail einladen und wieder deaktivieren.
Für Kanzleileitung, Berufsträger und Sekretariat
Vier Rollen, vier Gründe, von der Mandatsrechnung bis zur Lohnabrechnung.
Weiß, welches Mandat sich trägt
Am Quartalsende ist unklar, wie viele Stunden in welches Mandat gelaufen sind.
Stunden je Mandat und Tätigkeit, Grundlage für Rechnung und Kalkulation.
Bucht direkt nach dem Termin
Zeiten werden abends aus dem Gedächtnis rekonstruiert.
Mandat auswählen, Zeit eintragen, am Rechner oder am Handy.
Behält Arbeitszeit und Fristen im Blick
Überstunden fallen erst auf, wenn jemand ausfällt.
Salden je Mitarbeiter, Abwesenheiten und Vertretungen an einem Ort.
Bekommt Salden, die zur Lohnabrechnung passen
Handnotizen, die vor der Lohnabrechnung erst geklärt werden müssen.
Eine Datei je Monat mit Stunden, Salden und Abwesenheiten, ohne Rückfragen.
Verschwiegenheit gilt auch für die Software
Nach § 203 Abs. 4 StGB müssen Berufsträger sicherstellen, dass mitwirkende Personen zur Geheimhaltung verpflichtet sind. Dazu gehört, dass nicht jeder im Team jedes Mandat sieht.
- Rollen und Abteilungen steuern, wer welche Mandate und Dokumente einsehen kann
- Server in Deutschland, verschlüsselt übertragen und gespeichert, DSGVO-konform
- Keine Übertragung in Drittländer, kein Zugriff nach US-Recht
- Jede Änderung an einem Zeiteintrag wird protokolliert, Audit-Trail im Professional-Tarif
Trust Center
Zugriff je Rolle steuerbar
Häufige Fragen aus Kanzleien
Mandantenzeit, Verschwiegenheit und Arbeitszeit, kurz beantwortet.
Ja. Jede Buchung geht auf ein Mandat und optional auf eine Tätigkeit. Zeiten ohne Mandatsbezug, Fortbildung, interne Besprechungen, buchst du ohne Kunden. Im Bericht siehst du beide Sichten: Stunden je Mandat und Arbeitszeit je Mitarbeiter.
Nein. Über Rollen und Abteilungen legst du fest, wer welche Mandate und Dokumente sieht. Mitarbeiter sehen standardmäßig ihre eigenen Zeiten. Das unterstützt die Pflicht aus § 203 Abs. 4 StGB, mitwirkende Personen zur Geheimhaltung zu verpflichten.
Bereits gesperrte Zeiten lassen sich nicht still überschreiben. Der Mitarbeiter stellt einen Änderungsantrag, die Führungskraft entscheidet darüber. Wer was beantragt und genehmigt hat, bleibt nachvollziehbar.
Ja. Pausenregel, Höchstarbeitszeit und Ruhezeit werden bei jeder Buchung geprüft. Werktäglich sind acht Stunden zulässig, bis zehn Stunden nur, wenn im Durchschnitt über 24 Wochen acht Stunden gehalten werden (§ 3 ArbZG).
Zeitraum und Mandat filtern, Bericht als Excel oder CSV herunterladen. Die Datei enthält Stunden je Mandat, Tätigkeit und Mitarbeiter, als Grundlage für die Rechnungsstellung.
Zeiterfassung mit Mandatszuordnung, Abwesenheiten, Überstunden, ArbZG-Prüfung und Excel-/CSV-Export sind im Team-Tarif für 5 € pro Nutzer und Monat enthalten. Digitale Mitarbeiterakte, Audit-Trail und erweiterte Analytics gehören zum Professional-Tarif für 10 €.
Ja, über Abteilungen. Jede Abteilung kann eigene Führungskräfte haben, die nur die Zeiten ihres Bereichs sehen und freigeben. Die Kanzleileitung behält den Gesamtblick.
Ja, im App Store und bei Google Play. Zeiten buchen, Stunden einsehen und Urlaub beantragen, auch ohne Empfang, die Buchung wird später übertragen.
Steht deine Frage nicht dabei? Schritt für Schritt erklärt ist die Bedienung im Hilfezentrum.
Mandantenzeit und Arbeitszeit sauber trennen?
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Fragen zur Trennung von Mandat und Arbeitszeit? Schreib uns, Antwort in 24 Stunden, im Professional-Tarif in 8 Stunden.
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