So trennst du Mandantenzeit und Arbeitszeit in der Kanzlei
Die abrechenbare Zeit am Mandat und die Arbeitszeit nach dem Arbeitszeitgesetz sind zwei verschiedene Größen. Wer sie gleichsetzt, erfasst zu wenig Arbeitszeit und verfehlt die Aufzeichnungspflicht. Beide werden deshalb getrennt geführt, in einem System.
Stand:September 2026
Schritt 1: Zwei Erfassungen nebeneinander einrichten
Richte die Zeiterfassung für das Zeitkonto und die Projektzeit für die Mandatszuordnung getrennt ein. Gestempelt wird der Arbeitstag, zugeordnet wird die Mandatsarbeit darin.
Die Differenz zwischen beiden ist keine Lücke, sondern die nicht abrechenbare Zeit, und die will man ohnehin kennen. Warum die beiden Größen rechtlich auseinanderfallen, steht auf der Branchenseite für Kanzleien.
Schritt 2: Mandate als Projekte anlegen
Lege je Mandat ein Projekt an, mit den Tätigkeiten, die ihr unterscheidet: Beratung, Schriftsatz, Termin, Recherche. Wo eine Vergütungsvereinbarung ein Stundenkontingent vorsieht, hinterlege es als Budget.
Der Nutzen ist die laufende Sicht: Wie viel vom vereinbarten Kontingent ist verbraucht, und wie verteilt es sich auf die Tätigkeiten. Das steht sonst erst in der Rechnung, also zu spät.
Schritt 3: Rollen nach der Regel „soweit erforderlich" setzen
Gehe die Rollen einmal durch und frage bei jeder: Braucht diese Person die Mandatszuordnung für ihre Arbeit? Wer Termine koordiniert, braucht sie oft nicht, wer abrechnet, schon. In MetronHR entscheidet die Rolle über die Sicht, und die Zuordnung zu einem Mandat ist nicht für alle sichtbar.
Das ist keine Vorsichtsmaßnahme, sondern die Umsetzung dessen, was das Berufsgeheimnis verlangt. Die Herleitung mit den Fundstellen steht auf der Branchenseite für Kanzleien.
Die Regeln zu kennen ist das eine, sie im Alltag einzuhalten das andere. MetronHR prüft Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit automatisch beim Erfassen.
Schritt 4: Den ganzen Tag stempeln, nicht nur das Mandat
Der häufigste Einrichtungsfehler in Kanzleien: Erfasst wird nur, was auf ein Mandat geht, und der Rest des Tages bleibt leer. Damit fehlt für einen erheblichen Teil der Arbeitszeit jede Aufzeichnung.
Sage das beim Einführen ausdrücklich an, denn die Gewohnheit aus der Stundenzettel-Zeit geht in die andere Richtung. Interne Besprechungen, Fortbildung und Verwaltung sind Arbeitszeit, auch wenn sie niemand bezahlt bekommt.
Schritt 5: Den Monat abschließen
Am Monatsende steht die Auswertung zweimal bereit: je Person mit Soll, Ist und Saldo für die Lohnbuchhaltung, und je Mandat mit den zugeordneten Stunden für die Rechnung.
Damit sich an den Zahlen danach nichts stillschweigend ändert, lässt sich der Zeitraum sperren. Korrekturen laufen dann als Änderungsantrag, der entschieden und festgehalten wird.
Nachlesen:§ 203 Abs. 3 und 4 Strafgesetzbuch (mitwirkende Personen) · § 43e Bundesrechtsanwaltsordnung (Inanspruchnahme von Dienstleistungen) · § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, § 16 Arbeitszeitgesetz
Das ist keine Rechtsberatung, bei einem konkreten Fall im Betrieb fragst du besser jemanden mit Zulassung.
Herausgeberin: AMNAU GmbH
Redaktionell verantwortlich: Ugur Aydogan, Produktentwicklung.
Zuletzt fachlich geprüft: September 2026
Häufige Fragen
Was uns dazu am häufigsten gefragt wird.
Ja. Die Aufzeichnungspflicht bezieht sich auf den Arbeitstag, nicht auf den abrechenbaren Teil davon. Wer nur Mandatsarbeit erfasst, hat für den Rest keine Aufzeichnung. Die rechtliche Herleitung steht auf der Branchenseite für Kanzleien.
Den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Liste der technischen und organisatorischen Maßnahmen, beide liegen im Trust Center. Dazu die Verpflichtung zur Verschwiegenheit in Textform, die das anwaltliche Berufsrecht für Dienstleister verlangt.
Ja, als Budget am Projekt. Verbrauch und Rest sind laufend sichtbar, nicht erst in der Rechnung. Kundengebundene Stundenpakete mit Auffüllung und Übertrag gibt es zusätzlich als eigene Funktion.
Nein, das hängt an der Rolle. Die Sichtbarkeit von Mandatszuordnungen lässt sich beschränken, und genau das verlangt der Grundsatz „soweit erforderlich" aus § 203 Abs. 3 StGB. Die Arbeitszeit selbst sieht jede Person für sich, Teamleitungen für ihre direkten Mitarbeitenden.
Steht deine Frage nicht dabei? Schritt für Schritt erklärt ist die Bedienung im Hilfezentrum.
Regeln kennen ist das eine. Sie einhalten das andere.
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