Inhalt
Schritt 1: Zwei Erfassungen nebeneinander einrichten
Richte die Zeiterfassung für das Zeitkonto und die Projektzeit für die Mandatszuordnung getrennt ein. Gestempelt wird der Arbeitstag, zugeordnet wird die Mandatsarbeit darin.
Die Differenz zwischen beiden ist keine Lücke, sondern die nicht abrechenbare Zeit, und die will man ohnehin kennen. Warum die beiden Größen rechtlich auseinanderfallen, steht auf der Branchenseite für Kanzleien.
Schritt 2: Mandate als Projekte anlegen
Lege je Mandat ein Projekt an, mit den Tätigkeiten, die ihr unterscheidet: Beratung, Schriftsatz, Termin, Recherche. Wo eine Vergütungsvereinbarung ein Stundenkontingent vorsieht, hinterlege es als Budget.
Der Nutzen ist die laufende Sicht: Wie viel vom vereinbarten Kontingent ist verbraucht, und wie verteilt es sich auf die Tätigkeiten. Das steht sonst erst in der Rechnung, also zu spät.
Schritt 3: Rollen nach der Regel „soweit erforderlich" setzen
Gehe die Rollen einmal durch und frage bei jeder: Braucht diese Person die Mandatszuordnung für ihre Arbeit? Wer Termine koordiniert, braucht sie oft nicht, wer abrechnet, schon. In MetronHR entscheidet die Rolle über die Sicht, und die Zuordnung zu einem Mandat ist nicht für alle sichtbar.
Das ist keine Vorsichtsmaßnahme, sondern die Umsetzung dessen, was das Berufsgeheimnis verlangt. Die Herleitung mit den Fundstellen steht auf der Branchenseite für Kanzleien.
Schritt 4: Den ganzen Tag stempeln, nicht nur das Mandat
Der häufigste Einrichtungsfehler in Kanzleien: Erfasst wird nur, was auf ein Mandat geht, und der Rest des Tages bleibt leer. Damit fehlt für einen erheblichen Teil der Arbeitszeit jede Aufzeichnung.
Sage das beim Einführen ausdrücklich an, denn die Gewohnheit aus der Stundenzettel-Zeit geht in die andere Richtung. Interne Besprechungen, Fortbildung und Verwaltung sind Arbeitszeit, auch wenn sie niemand bezahlt bekommt.
Schritt 5: Den Monat abschließen
Am Monatsende steht die Auswertung zweimal bereit: je Person mit Soll, Ist und Saldo für die Lohnbuchhaltung, und je Mandat mit den zugeordneten Stunden für die Rechnung.
Damit sich an den Zahlen danach nichts stillschweigend ändert, lässt sich der Zeitraum sperren. Korrekturen laufen dann als Änderungsantrag, der entschieden und festgehalten wird.
Das ist keine Rechtsberatung, bei einem konkreten Fall im Betrieb fragst du besser jemanden mit Zulassung.
Herausgeberin: AMNAU GmbH
Redaktionell verantwortlich: Ugur Aydogan, Produktentwicklung.
Zuletzt fachlich geprüft: 4. September 2026