Die Aufzeichnungspflicht erfüllen, ohne Panik und ohne Frist
Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit seit dem 13. September 2022 erfassen, das folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz. Eine Form schreibt das Gesetz bisher nicht vor, Papier ist zulässig. Die viel zitierte Pflicht zur elektronischen Erfassung steht nur in einem Referentenentwurf.
- Beginn, Ende und Dauer je Tag, minutengenau erfasst
- Prüfung gegen Höchstarbeitszeit, Ruhezeit und Pausenpflicht
- Auswertung als Excel oder CSV, jederzeit
Zuletzt geprüft am 4. September 2026
Lena H.
Tobias K.
Aylin D.
Mehmet Y.
Sophie B.
Mara W.Urlaub, 3 TageAylin Demir · 28.–30.10.Fortbildung, 1 TagTobias Krüger · 22.10.
Urlaub, 3 TageNadia Schulz · 22.–24.12.Prüfen
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Was heute gilt, und was nur ein Entwurf ist
Die Pflicht selbst ist geltendes Recht. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 entschieden (1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen und nutzen müssen, hergeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz im Licht der europäischen Arbeitszeitrichtlinie.
Eine Formvorschrift gibt es dazu nicht. Eine Liste auf Papier erfüllt die Pflicht, solange Beginn, Ende und Dauer vollständig und lesbar festgehalten sind. Wer etwas anderes behauptet, verwechselt die Pflicht mit dem Entwurf.
Der Referentenentwurf des BMAS vom 18.06.2026 sähe die elektronische Form als Regelfall vor. Er ist weder vom Kabinett beschlossen noch im Parlament behandelt worden, und seine Übergangsfristen sind lang.
Was der Entwurf vorsieht, wenn er käme
| Betriebsgröße | Übergangsfrist im Entwurf |
|---|---|
| bis 10 Beschäftigte | dauerhaft ausgenommen |
| bis 50 Beschäftigte | bis zu 5 Jahre |
| bis 250 Beschäftigte | 2 Jahre |
| ab 250 Beschäftigte | 1 Jahr, wie für alle |
Referentenentwurf des BMAS vom 18.06.2026, abgerufen am 03.09.2026. Ein Entwurf ist kein geltendes Recht, und die Fristen liefen erst ab Inkrafttreten.
bis 10 Beschäftigte
- Übergangsfrist im Entwurf
- dauerhaft ausgenommen
bis 50 Beschäftigte
- Übergangsfrist im Entwurf
- bis zu 5 Jahre
bis 250 Beschäftigte
- Übergangsfrist im Entwurf
- 2 Jahre
ab 250 Beschäftigte
- Übergangsfrist im Entwurf
- 1 Jahr, wie für alle
Referentenentwurf des BMAS vom 18.06.2026, abgerufen am 03.09.2026. Ein Entwurf ist kein geltendes Recht, und die Fristen liefen erst ab Inkrafttreten.
Was eine Aufzeichnung enthalten muss
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Für geringfügig Beschäftigte und für die Wirtschaftsbereiche des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz kommt § 17 Mindestlohngesetz dazu: aufgezeichnet wird spätestens am siebten Kalendertag nach dem Tag der Arbeitsleistung, aufbewahrt mindestens zwei Jahre.
Eine Sollzeit im Voraus einzutragen ist keine Aufzeichnung. Erfasst wird, was tatsächlich gearbeitet wurde.
- Beginn und Ende je Arbeitstag, nicht nur die Summe.
- Die Pausen, weil sie von der Arbeitszeit abgezogen werden.
- Korrekturen so, dass nachvollziehbar bleibt, wer sie vorgenommen hat.
- Aufbewahrung nach § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre.
Wo MetronHR dabei hilft, und wo nicht
MetronHR erfasst Beginn, Ende und Pause auf die Minute, ohne Rundung, per App, im Browser oder mit Karte am Terminal. Beim Eintragen wird gegen die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes geprüft: Höchstarbeitszeit am Tag und in der Woche, elf Stunden Ruhezeit, Pausenpflicht nach § 4 ArbZG. Verstöße werden markiert, nicht verhindert.
Was MetronHR nicht tut: Rechtsberatung. Ob eine Regelung in deinem Betrieb zulässig ist, entscheidet nicht die Software, und für die Ausgestaltung ist bei mitbestimmten Betrieben der Betriebsrat zu beteiligen, § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.
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Häufige Fragen
Was uns zum Thema „Pflicht erfüllen" am häufigsten gefragt wird.
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Schreib uns eine NachrichtMuss ich elektronisch erfassen?
Nach geltendem Recht nein. Eine Formvorschrift gibt es nicht, Papier ist zulässig. Die elektronische Form steht im Referentenentwurf zur Novelle des Arbeitszeitgesetzes, der bislang weder vom Kabinett beschlossen noch im Parlament behandelt wurde.
Gilt die Pflicht auch für kleine Betriebe?
Ja. Die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz kennt keine Ausnahme nach Betriebsgröße. Die dauerhafte Ausnahme für Betriebe bis zehn Beschäftigte steht nur im Entwurf, und sie beträfe die elektronische Form, nicht die Erfassung selbst.
Drohen Bußgelder?
Für die fehlende Erfassung gibt es im Arbeitsschutzgesetz derzeit keinen eigenen Bußgeldtatbestand. Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz selbst, etwa gegen Höchstarbeitszeit oder Ruhezeit, sind dagegen schon heute mit bis zu 30.000 € bußgeldbewehrt (§ 22 ArbZG). Für die Bereiche des § 2a SchwarzArbG prüft zusätzlich der Zoll.
Kehrt die Pflicht die Beweislast im Überstundenprozess um?
Nein. Das Bundesarbeitsgericht hat das ausdrücklich verneint (Urteil vom 04.05.2022, 5 AZR 359/21). Wer Überstunden vergütet haben will, muss weiterhin darlegen und beweisen, dass er sie geleistet hat und dass der Arbeitgeber sie veranlasst oder gebilligt hat. Eine saubere Aufzeichnung hilft dabei beiden Seiten.
Bleibt Vertrauensarbeitszeit möglich?
Ja. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass die Lage der Arbeitszeit nicht vorgegeben wird. Erfasst werden muss sie trotzdem, und das gilt schon heute. Der Referentenentwurf sieht ausdrücklich vor, dass sie möglich bleibt.
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