Pflicht erfüllen

Die Aufzeichnungspflicht erfüllen, ohne Panik und ohne Frist

Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit seit dem 13. September 2022 erfassen, das folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz. Eine Form schreibt das Gesetz bisher nicht vor, Papier ist zulässig. Die viel zitierte Pflicht zur elektronischen Erfassung steht nur in einem Referentenentwurf.

  • Beginn, Ende und Dauer je Tag, minutengenau erfasst
  • Prüfung gegen Höchstarbeitszeit, Ruhezeit und Pausenpflicht
  • Auswertung als Excel oder CSV, jederzeit

Zuletzt geprüft am4. September 2026

Was heute gilt, und was nur ein Entwurf ist

Die Pflicht selbst ist geltendes Recht. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 entschieden (1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen und nutzen müssen, hergeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz im Licht der europäischen Arbeitszeitrichtlinie.

Eine Formvorschrift gibt es dazu nicht. Eine Liste auf Papier erfüllt die Pflicht, solange Beginn, Ende und Dauer vollständig und lesbar festgehalten sind. Wer etwas anderes behauptet, verwechselt die Pflicht mit dem Entwurf.

Der Referentenentwurf des BMAS vom 18.06.2026 sähe die elektronische Form als Regelfall vor. Er ist weder vom Kabinett beschlossen noch im Parlament behandelt worden, und seine Übergangsfristen sind lang.

Was der Entwurf vorsieht, wenn er käme

  • bis 10 Beschäftigte

    Übergangsfrist im Entwurf
    dauerhaft ausgenommen

  • bis 50 Beschäftigte

    Übergangsfrist im Entwurf
    bis zu 5 Jahre

  • bis 250 Beschäftigte

    Übergangsfrist im Entwurf
    2 Jahre

  • ab 250 Beschäftigte

    Übergangsfrist im Entwurf
    1 Jahr, wie für alle

Referentenentwurf des BMAS vom 18.06.2026, abgerufen am 03.09.2026. Ein Entwurf ist kein geltendes Recht, und die Fristen liefen erst ab Inkrafttreten.

Was eine Aufzeichnung enthalten muss

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Für geringfügig Beschäftigte und für die Wirtschaftsbereiche des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz kommt § 17 Mindestlohngesetz dazu: aufgezeichnet wird spätestens am siebten Kalendertag nach dem Tag der Arbeitsleistung, aufbewahrt mindestens zwei Jahre.

Eine Sollzeit im Voraus einzutragen ist keine Aufzeichnung. Erfasst wird, was tatsächlich gearbeitet wurde.

  • Beginn und Ende je Arbeitstag, nicht nur die Summe.
  • Die Pausen, weil sie von der Arbeitszeit abgezogen werden.
  • Korrekturen so, dass nachvollziehbar bleibt, wer sie vorgenommen hat.
  • Aufbewahrung nach § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre.

Wo MetronHR dabei hilft, und wo nicht

MetronHR erfasst Beginn, Ende und Pause auf die Minute, ohne Rundung, per App, im Browser oder mit Karte am Terminal. Beim Eintragen wird gegen die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes geprüft: Höchstarbeitszeit am Tag und in der Woche, elf Stunden Ruhezeit, Pausenpflicht nach § 4 ArbZG. Verstöße werden markiert, nicht verhindert.

Was MetronHR nicht tut: Rechtsberatung. Ob eine Regelung in deinem Betrieb zulässig ist, entscheidet nicht die Software, und für die Ausgestaltung ist bei mitbestimmten Betrieben der Betriebsrat zu beteiligen, § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Häufige Fragen

Was uns zum Thema „Pflicht erfüllen" am häufigsten gefragt wird.

Nach geltendem Recht nein. Eine Formvorschrift gibt es nicht, Papier ist zulässig. Die elektronische Form steht im Referentenentwurf zur Novelle des Arbeitszeitgesetzes, der bislang weder vom Kabinett beschlossen noch im Parlament behandelt wurde.

Ja. Die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz kennt keine Ausnahme nach Betriebsgröße. Die dauerhafte Ausnahme für Betriebe bis zehn Beschäftigte steht nur im Entwurf, und sie beträfe die elektronische Form, nicht die Erfassung selbst.

Für die fehlende Erfassung gibt es im Arbeitsschutzgesetz derzeit keinen eigenen Bußgeldtatbestand. Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz selbst, etwa gegen Höchstarbeitszeit oder Ruhezeit, sind dagegen schon heute mit bis zu 30.000 € bußgeldbewehrt (§ 22 ArbZG). Für die Bereiche des § 2a SchwarzArbG prüft zusätzlich der Zoll.

Nein. Das Bundesarbeitsgericht hat das ausdrücklich verneint (Urteil vom 04.05.2022, 5 AZR 359/21). Wer Überstunden vergütet haben will, muss weiterhin darlegen und beweisen, dass er sie geleistet hat und dass der Arbeitgeber sie veranlasst oder gebilligt hat. Eine saubere Aufzeichnung hilft dabei beiden Seiten.

Ja. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass die Lage der Arbeitszeit nicht vorgegeben wird. Erfasst werden muss sie trotzdem, und das gilt schon heute. Der Referentenentwurf sieht ausdrücklich vor, dass sie möglich bleibt.

Steht deine Frage nicht dabei? Schritt für Schritt erklärt ist die Bedienung im Hilfezentrum.

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