Marktübersicht

Kostenlose Zeiterfassung 2026: was wirklich gratis ist

Dauerhaft kostenlos, ohne Testfrist, sind im deutschen Markt sechs Anbieter mit sieben Angeboten, und jedes endet an einer Grenze: fünf oder fünfzehn Nutzer, fehlende Funktionen, oder Server, deren Standort der Anbieter nicht benennt. Für einen Betrieb mit Beschäftigten ist das der entscheidende Punkt, denn die Aufzeichnungspflicht hängt nicht am Preis. Wer sie erfüllen muss, prüft die Grenzen unten, bevor der erste Mitarbeitende stempelt. MetronHR hat aus demselben Grund keinen kostenlosen Tarif, sondern 14 Tage mit vollem Funktionsumfang ohne Kreditkarte, danach 5 € je Person und Monat.

Stand:September 2026

Die sechs Angebote, die wirklich nichts kosten

Kostenlos heißt hier: dauerhaft nutzbar, ohne Ablaufdatum, ohne hinterlegte Zahlungsdaten. Eine Testphase zählt nicht, auch keine sechswöchige. Stand aller Angaben ist der 02.09.2026, jeweils von der Preisseite des Anbieters.

  • Shiftbase Free

    Was enthalten ist
    Dienstplanung per Drag-and-drop, Zeiterfassung, App für iOS und Android
    Die Grenze
    höchstens 15 Nutzer
    Wo die Daten liegen
    „Europäische Server", Betreiber nicht benannt

  • askDANTE Starter FREE

    Was enthalten ist
    Arbeitszeiterfassung, Urlaub, Anwesenheitskalender, Arbeitszeitkonten
    Die Grenze
    keine Nutzergrenze genannt, dafür kein Schichtplaner, keine Anträge, keine Reports
    Wo die Daten liegen
    „unsere Server, in einem Rechenzentrum", ohne Land

  • askDANTE Enterprise FREE

    Was enthalten ist
    voller Funktionsumfang inklusive Projektzeit und rollierender Schichtsysteme
    Die Grenze
    genau 5 Nutzer
    Wo die Daten liegen
    wie oben

  • Clockodo Free

    Was enthalten ist
    nahezu alle Funktionen des Pro-Tarifs
    Die Grenze
    ein Nutzer, ohne Abwesenheiten, ohne Team-Funktionen, ohne Bearbeitungssperre, Berichte mit Clockodo-Logo
    Wo die Daten liegen
    Microsoft Azure, Frankfurt und Berlin

  • Clockify Free

    Was enthalten ist
    unbegrenzte Zeiterfassung, Apps für Desktop, Mobil und Browser
    Die Grenze
    höchstens 5 Nutzer
    Wo die Daten liegen
    überwiegend USA, Datenregion erst im Enterprise-Tarif wählbar

  • Toggl Track Free

    Was enthalten ist
    Zeiterfassung im Web, auf dem Rechner und mobil, Berichte, über 100 Integrationen
    Die Grenze
    begrenzte Nutzerzahl
    Wo die Daten liegen
    Anbieter Toggl OÜ, Estland; Rechenzentrum nicht benannt

  • timr Free

    Was enthalten ist
    eine von drei Funktionen: Arbeitszeit, Projektzeit oder Fahrtenbuch
    Die Grenze
    ein Nutzer, eine Funktion
    Wo die Daten liegen
    Server in Deutschland, ISO-27001-zertifizierte Rechenzentren

Angaben von den Preisseiten von shiftbase.com, askdante.com, clockodo.com, clockify.me, toggl.com und timr.com, jeweils abgerufen am 02.09.2026. Timebutler hat entgegen älteren Vergleichsartikeln keinen kostenlosen Tarif mehr; der Starter-Tarif kostet 29,95 € im Monat für bis zu fünf Personen, bei MetronHR sind es für fünf Personen 25 €.

Was „kostenlos" im Kleingedruckten meist heißt

Kostenlose Tarife sind kein Wohltätigkeitsangebot, sondern der Einstieg in ein Abonnement. Das ist legitim, und es macht sie nicht schlechter. Man sollte nur wissen, an welcher Stelle die Grenze gezogen ist, denn genau dort beginnt der bezahlte Tarif.

  • Nutzergrenze: Der häufigste Riegel. Fünf Personen sind schnell erreicht, fünfzehn auch.
  • Funktionsgrenze: Bei askDANTE Starter FREE fehlen Anträge, Schichtplaner und Reports, bei Clockodo Free die Abwesenheiten und alle Team-Funktionen.
  • Sichtbare Marke: Clockodo setzt in Berichte des Free-Tarifs das eigene Logo. Wer die Auswertung an einen Kunden gibt, wirbt mit.
  • Serverstandort: Der kostenlose Tarif nutzt dieselbe Infrastruktur wie der bezahlte. Bei Clockify heißt das Verarbeitung überwiegend in den USA, und die Wahl der Datenregion gibt es erst im Enterprise-Tarif.
  • Support: Kostenlose Tarife kommen meist mit Hilfecenter statt Ansprechpartner. Bei einem Fehler in der Zeitwirtschaft ist das der Punkt, an dem es teuer wird.

Die Gratis-Variante, die jeder Betrieb schon hat: Excel

Eine Tabelle kostet nichts, jeder kann sie bedienen, und sie ist in zehn Minuten eingerichtet. Für Solo-Selbstständige, für sehr kleine Teams und als Übergang bis zur Einführung eines Systems ist sie eine ehrliche Antwort.

Ihre Grenzen liegen woanders: Eine Tabelle lässt sich rückwirkend ändern, ohne dass es jemand sieht. Wer Korrekturen nicht nachvollziehbar dokumentiert, hat im Streit um Überstunden oder bei einer Prüfung nach § 17 MiLoG ein Beweisproblem. Dazu kommt der Aufwand: Bei zehn Personen sind das zehn Dateien im Monat, die jemand einsammeln, prüfen und addieren muss.

Wenn eine Tabelle für den Moment reicht, nimm eine, die die Rechenlogik schon enthält, statt eine leere Datei zu bauen.

Was auch ein kostenloses System können muss

Die Pflicht hängt nicht am Preis. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen; die Pflicht folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, im Anschluss an das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18).

Daraus ergibt sich eine kurze Prüfliste, die auch ein kostenloses Werkzeug bestehen sollte.

  • Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, dazu die Pausen, weil sie abgezogen werden. Eine im Voraus eingetragene Sollzeit ist keine Aufzeichnung: erfasst wird, was tatsächlich gearbeitet wurde. Aufbewahrt wird mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
  • Pausen getrennt ausgewiesen, weil § 4 ArbZG sie ab sechs Stunden verlangt.
  • Nachvollziehbare Korrekturen: Wer wann was geändert hat.
  • Aufbewahrung: In den Branchen nach § 2a SchwarzArbG zwei Jahre, aufgezeichnet spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung (§ 17 MiLoG).
  • Ein Export, den die Lohnbuchhaltung lesen kann.
  • Zugriff nur für Berechtigte, und eine Auskunft, wo die Daten liegen.

Warum MetronHR keinen kostenlosen Tarif hat

MetronHR kostet 5 € je Person und Monat im Team-Tarif und 10 € im Professional. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht.

Der Grund ist einfach: Ein kostenloser Tarif, der die Aufzeichnungspflicht ernst nimmt, kostet uns dasselbe wie ein bezahlter. Server in Deutschland, Backups, Prüfung gegen das Arbeitszeitgesetz, Antwort auf eine E-Mail am nächsten Werktag. Wir würden das über die zahlenden Kunden querfinanzieren oder an anderer Stelle sparen, und beides wollen wir nicht.

Stattdessen gibt es 14 Tage mit vollem Funktionsumfang, ohne Kreditkarte und ohne automatische Verlängerung, dazu die Vorlagen oben, die dauerhaft nichts kosten und kein Konto verlangen.

Nachlesen:Preisseiten von Shiftbase, askDANTE, Clockodo, Clockify, Toggl Track, timr und Timebutler, abgerufen am 02.09.2026 · BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21 · EuGH, Urteil vom 14.05.2019, C-55/18 · § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, § 5 Abs. 3 Nr. 4 und 6 ArbSchG

Angaben zu Mitbewerbern stammen von deren öffentlich zugänglichen Seiten und können sich ändern. Das ist keine Rechtsberatung, bei einem konkreten Fall im Betrieb fragst du besser jemanden mit Zulassung.

Häufige Fragen

Was uns dazu am häufigsten gefragt wird.

Für ein kleines Team ja, mit Grenzen: Shiftbase Free deckt Dienstplan und Zeiterfassung bis 15 Personen ab, askDANTE Enterprise FREE den vollen Umfang für genau fünf, Clockify Free die Zeiterfassung für fünf. Alles darüber kostet. Vor dem Start solltest du zwei Dinge prüfen, die auf keiner Preisseite stehen: wo die Daten liegen und ob Korrekturen nachvollziehbar dokumentiert werden. Beides ist für die Aufzeichnungspflicht entscheidend, und beides beantwortet MetronHR mit Servern in Nürnberg und Falkenstein und einer Änderungshistorie der Zeiteinträge, die im Professional-Tarif einsehbar ist.

Nein, jedenfalls nicht mehr. Diese Angabe kursiert in älteren Vergleichsartikeln. Auf der Preisseite von Timebutler steht am 02.09.2026 der Starter-Tarif mit 29,95 € im Monat für bis zu fünf Personen, kostenlos ist dort nur die Testphase. Für fünf Personen kostet MetronHR im Team-Tarif 25 € im Monat und ist monatlich kündbar.

Grundsätzlich ja. Das Bundesarbeitsgericht verlangt ein System zur Erfassung, ohne die Form vorzuschreiben. Praktisch hat eine Tabelle zwei Schwächen: Sie lässt sich rückwirkend ändern, ohne Spur, und sie skaliert nicht. Wer in einer Branche nach § 2a SchwarzArbG arbeitet, muss die Aufzeichnungen zwei Jahre aufbewahren und spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung erstellen (§ 17 MiLoG); das lässt sich mit Dateien im Ordner nur schwer nachweisen.

Meistens keiner, den man verstecken müsste. Die Grenze ist offen genannt: Nutzerzahl, Funktionsumfang oder beides. Worauf man achten sollte, steht seltener auf der Preisseite: der Serverstandort (bei Clockify überwiegend USA), das Anbieterlogo in Berichten (bei Clockodo) und der Support, der im kostenlosen Tarif meist aus einem Hilfecenter besteht.

Innerhalb desselben Anbieters fast immer per Upgrade. Zu einem anderen Anbieter brauchst du einen Export. Alle genannten Anbieter bieten CSV- oder Excel-Exporte, mehrere zusätzlich eine API. Was sich nicht überführen lässt, sind Stammdaten, die es im kostenlosen Tarif gar nicht gab, etwa eine Personalakte.

Weil ein kostenloser Tarif, der die Aufzeichnungspflicht ernst nimmt, dieselben laufenden Kosten verursacht wie ein bezahlter: Server in Deutschland, Backups, Prüfung gegen das Arbeitszeitgesetz, Support. Wir würden ihn über zahlende Kunden querfinanzieren oder anderswo sparen. Stattdessen gibt es 14 Tage voller Funktionsumfang ohne Kreditkarte und dauerhaft kostenlose Vorlagen ohne Konto.

Steht deine Frage nicht dabei? Schritt für Schritt erklärt ist die Bedienung im Hilfezentrum.

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14 Tage voller Funktionsumfang, ohne Kreditkarte und ohne automatische Verlängerung.

In 5 Minuten einsatzbereit