Behandlungszeit ist getaktet, Personalplanung selten
Einzeltherapie, Gruppentherapie, Manuelle Therapie, Lymphdrainage, Gerätetraining und Hausbesuch: Der Tagesplan bildet den 20-Minuten-Takt ab und zeigt, wer wann am Patienten und wer an der Anmeldung ist.
- Behandlungseinheiten von 20 Minuten als Voreinstellung
- Hausbesuche und Gerätereinigung stehen mit im Plan
- Stundenstand je Therapeut direkt im Blatt
Kurz gesagt
Therapiezeit ist getaktet und Verordnungen laufen ab. Der Tagesplan bildet den 20-Minuten-Takt ab.
Rechtslage
Was in einer Physiotherapiepraxis über der Zeiterfassung steht
Hier läuft neben der Arbeitszeit eine zweite Uhr: die Frist, in der eine Verordnung begonnen werden muss. Wird sie versäumt, verfällt sie, und die Behandlung ist nicht abrechenbar.
- Typische Größe
- 4 bis 12 Beschäftigte
- Preis bei 8 Personen
- 40 € im Team, 80 € im Professional
- Vorlage dazu
- Dienstplan für den Monat, kostenlos
- Behandlungsbeginn
- binnen 28 Tagen, dringlich 14, Entlassung 7
Fristen aus der Heilmittel-Richtlinie
Die Behandlung muss bei einer regulären Verordnung innerhalb von 28 Kalendertagen nach Ausstellung beginnen. Ist ein dringlicher Behandlungsbedarf vermerkt, sind es 14 Tage, bei Verordnungen aus dem Entlassmanagement 7 Tage.
Die Frist beginnt nach § 187 Abs. 1 BGB am Tag nach der Ausstellung. Für den Betrieb ist das eine Planungsfrage: Ein Termin, der zwei Tage zu spät liegt, kostet nicht nur den Termin, sondern die ganze Verordnung. Deshalb muss der Plan die Fristen kennen, nicht nur die freien Zeiten.
Therapiezeit und Arbeitszeit sind zwei Größen
Die getaktete Behandlungszeit ist die Leistung, die abgerechnet wird. Die Arbeitszeit umfasst zusätzlich Dokumentation, Vor- und Nachbereitung, Absprachen und Wegezeiten bei Hausbesuchen.
Wer nur die Takte zählt, erfasst zu wenig Arbeitszeit und produziert damit ein Problem bei der nächsten Prüfung. MetronHR erfasst die Arbeitszeit auf die Minute und bildet den Takt daneben als Tätigkeit im Tagesplan ab.
Hausbesuche sind Arbeitszeit, auch der Weg
Fahrzeiten zwischen zwei Einsatzorten während der Arbeit gehören zur Arbeitszeit und zählen für die Höchstarbeitszeit und die Pausenpflicht mit.
Bei Hausbesuchen entstehen dadurch Tage, die auf dem Papier kurz aussehen und tatsächlich über acht Stunden gehen. Wer in der App unterwegs stempelt, hat die Zeiten dort, wo sie entstehen, statt sie abends aus dem Gedächtnis nachzutragen.
Fristen für den Behandlungsbeginn
| Art der Verordnung | Beginn spätestens | Woraus es folgt |
|---|---|---|
| reguläre Verordnung | 28 Kalendertage nach Ausstellung | Heilmittel-Richtlinie |
| dringlicher Behandlungsbedarf vermerkt | 14 Kalendertage | Heilmittel-Richtlinie |
| aus dem Entlassmanagement | 7 Kalendertage | Heilmittel-Richtlinie |
reguläre Verordnung
- Beginn spätestens
- 28 Kalendertage nach Ausstellung
- Woraus es folgt
- Heilmittel-Richtlinie
dringlicher Behandlungsbedarf vermerkt
- Beginn spätestens
- 14 Kalendertage
- Woraus es folgt
- Heilmittel-Richtlinie
aus dem Entlassmanagement
- Beginn spätestens
- 7 Kalendertage
- Woraus es folgt
- Heilmittel-Richtlinie
Die Fristen gelten seit der Reform der Heilmittel-Richtlinie 2021 und wurden am 04.09.2026 geprüft. Der Ausstellungstag zählt nach § 187 Abs. 1 BGB nicht mit. Maßgeblich ist die jeweils geltende Fassung der Richtlinie und der Rahmenverträge.
Nachlesen:Heilmittel-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (Behandlungsbeginn) · § 187 Abs. 1 BGB (Fristbeginn) · § 3 und § 4 Arbeitszeitgesetz (Höchstarbeitszeit, Pausen)
Stand: September 2026. Das ist keine Rechtsberatung, bei einem konkreten Fall im Betrieb fragst du besser jemanden mit Zulassung.
Der Terminkalender ist voll, der Personalplan leer
Die Behandlungstermine stehen fest. Wer daneben die Anmeldung hält, die Geräte reinigt und die Verordnungen prüft, ergibt sich im Tagesverlauf.
Behandlungsfreie Zeit ist unsichtbar
Dokumentation, Verordnungsprüfung und Gerätereinigung kosten Zeit, stehen aber in keinem Plan und damit auch in keiner Stundenrechnung.
Hausbesuche zerreißen den Tag
Fahrzeit und Behandlung außer Haus fallen aus dem Praxisrhythmus, tauchen im Wochenplan aber als normaler Arbeitstag auf.
Teilzeit macht die Stundenfrage schwer
Viele Praxen arbeiten mit unterschiedlichen Teilzeitmodellen. Ob jemand auf seine Stunden kommt, zeigt sich erst nachträglich.
Der Therapietag als ein Blatt
Die Vorlage für Physiotherapie bringt die Gruppen Physiotherapeuten, Masseure, Auszubildende und Anmeldung mit, dazu vierzehn Tätigkeiten von der Einzeltherapie über Lymphdrainage und Gerätetraining bis zu Verordnungsprüfung und Gerätereinigung. Rasterintervall 20 Minuten.
Auch Doku und Reinigung sind geplante Zeit
Was im Plan steht, zählt in die verplante Zeit und in den Vergleich mit dem Soll.
So entsteht der Therapietag
Drei Schritte, danach ist das Blatt gültig.
Schritt 1
Vorlage für die Therapiepraxis laden
Qualifikationsgruppen, vierzehn Tätigkeiten mit Farbe und Kürzel, der 20-Minuten-Takt und eine Besetzungsregel für die Anmeldung sind vorbelegt.
Schritt 2
Behandlungsblöcke setzen
Zeitraum in der Spalte des Therapeuten aufziehen, Tätigkeit wählen. Hausbesuche bekommen einen eigenen Block, sodass Fahrt und Behandlung nicht in der Praxiszeit untergehen.
Schritt 3
Veröffentlichen und verteilen
Der freigegebene Plan liegt im Web, in der App und als PDF vor. Wer einen Block abgeben muss, stellt ihn zur Übernahme, die Leitung gibt frei.
Funktionen für Therapiepraxen
Von der Behandlungseinheit bis zum Stundenkonto.
Takt von 20 Minuten
Das Raster folgt der üblichen Behandlungseinheit.
Von 5 bis 60 Minuten je Rasterzelle wählbar.
Hausbesuch als eigener Block
Zeit außer Haus ist sichtbar geplant.
Erfassbar auch mobil, per App unterwegs.
Teilzeit sauber gerechnet
Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Arbeitszeitmodell.
Das Tages-Soll kommt daraus, die Differenz steht im Plan.
Anmeldung durchgehend besetzt
Die Regel prüft die Öffnungszeit, nicht nur den Morgen.
Lücken werden vor dem Veröffentlichen markiert.
Therapieplan auf dem Handy
Der eigene Tag ist abrufbar, auch von unterwegs zum Hausbesuch.
Für iOS und Android, inklusive Abgabe eines Blocks.
Auswertung nach Therapieart
Wie viel Zeit ging in Manuelle Therapie, wie viel in Massage?
Der Export nennt je Zeile Datum, Person, Therapieart und Dauer.
Zertifikate in der Personalakte
Fortbildungsnachweise liegen bei den Personaldaten.
Inklusive Hinweis, bevor eine Zertifizierung ausläuft.
Lange Therapietage im Blick
Höchstarbeitszeit und Ruhezeit werden beim Zuweisen geprüft.
Daten verschlüsselt in deutschen Rechenzentren.
Für Leitung, Therapie und Anmeldung
Jede Rolle stellt dem Plan eine andere Frage.
Behandlungszeit und Nebenzeit im Verhältnis
Wie viel Personalzeit tatsächlich am Patienten ankommt, lässt sich nicht beziffern.
Der Plan trennt Therapie, Anmeldung, Doku und Reinigung als eigene Blöcke.
Der eigene Tag steht am Vorabend
Der Ablauf ergibt sich morgens aus dem Terminbuch und aus Zurufen.
Eigene Blöcke mit Uhrzeit und Therapieart, abrufbar in der App.
Auskunft ohne Rückfrage
Wer heute für einen Ausfall einspringt, weiß nur die Leitung.
Der veröffentlichte Plan ist für alle lesbar und immer aktuell.
Stunden ohne Abtippen
Teilzeitstunden und Hausbesuche werden am Monatsende zusammengesucht.
Export mit Stunden als Zahl, getrennt nach Tätigkeit und Person.
Sicher, nachvollziehbar, in Deutschland
Personaldaten der Praxis sind eng geschützt.
- Serverstandort Deutschland, Verarbeitung nach DSGVO
- Stunden und Abwesenheitsgründe nur für berechtigte Rollen
- Wer wann was am Plan geändert hat, bleibt nachlesbar
- Übertragung und Ablage durchgehend verschlüsselt
Was der Tagesplan sonst noch kann
Besetzungsregeln, Tagesmuster, Stundenrechnung, PDF-Druck und Excel-Export auf einer Seite erklärt.
Häufige Fragen aus Therapiepraxen
Kurz beantwortet.
Weil Therapeuten allein am Patienten arbeiten. Eine Regel wie „Behandlung erfordert Assistenz“ blind aus einer anderen Vorlage zu übernehmen, wäre falsch verstandene Konsistenz. Die Vorlage enthält deshalb nur die Regel für die Anmeldung; eigene Regeln kannst du jederzeit anlegen.
Ja, Hausbesuch ist eine eigene Tätigkeit in der Vorlage. Der Block steht mit Uhrzeit im Plan, und die tatsächliche Zeit lässt sich unterwegs mit der App erfassen.
Ja. Jeder Mitarbeiter bekommt sein eigenes Arbeitszeitmodell, und das Tages-Soll im Plan kommt daraus. Die Differenz zwischen Soll und verplanter Zeit steht je Person unter dem Raster.
Nein. Patiententermine bleiben in eurer Terminsoftware, MetronHR plant das Personal und erfasst Arbeitszeit. Eine Schnittstelle zu Praxisverwaltungssystemen gibt es nicht.
Ja, als echtes PDF. Es gibt ein Tagesblatt und ein kompaktes Wochenblatt, das eine ganze Woche auf eine Seite bringt.
Registrieren, Vorlage für Physiotherapie wählen, Team einladen. Danach ist der erste Tag planbar. Es gibt keinen Einrichtungstermin und keine Aktivierungsgebühr.
Steht deine Frage nicht dabei? Schritt für Schritt erklärt ist die Bedienung im Hilfezentrum.
Den Therapietag planbar machen
Teste MetronHR 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.
Fragen? Schreib uns eine Nachricht
Passt dazu
Wo es von hier aus weitergeht, und was dich dort erwartet.