Der Tagesplan, den deine Praxis bisher in Excel führt
Die Einsatzplanung plant eine Ebene unter der Schicht: pro Person, pro Tag, farbige Tätigkeitsblöcke im Zeitraster. Sprechstunde, OP, Labor, Empfang. Soll und Verplant stehen direkt darunter, und das Blatt lässt sich ausdrucken und aufhängen.
- Zeitraum aufziehen, Tätigkeit wählen, fertig
- Soll, Verplant und Differenz je Person im selben Blatt
- DSGVO-konform, gehostet in Deutschland
Wer ist da, und was tut er dabei?
Ein Dienstplan sagt, wer arbeitet. Praxen, Apotheken und Therapiebetriebe brauchen zusätzlich, wer in welcher Stunde welche Aufgabe hat. Genau das führen die meisten bis heute in einer Excel-Tabelle mit 30-Minuten-Raster.
Problem
Die Excel kennt nur einer
Das Blatt liegt auf einem Rechner, wird ausgedruckt und an die Wand gehängt. Wer unterwegs ist, sieht es nicht, und jede Änderung erzeugt eine neue Fassung.
Problem
Unterbesetzung fällt erst am Tag selbst auf
Dass zwischen 11 und 12 Uhr niemand am Empfang steht oder die Behandlung ohne Assistenz geplant ist, sieht man in der Tabelle nicht. Man sieht es, wenn das Telefon klingelt.
Problem
Soll und Verplant liegen auseinander
Die Vertragsstunden stehen im einen Dokument, die Tagesplanung im anderen. Ob jemand am Monatsende auf seine Stunden kommt, weiß niemand vor dem Monatsende.
Lösung
Ein Blatt je Tag, in dem alles zusammenläuft
Personen als Spalten, die Zeit von oben nach unten, farbige Tätigkeitsblöcke dazwischen. Das Rasterintervall stellst du auf euren Takt ein, von 5 bis 60 Minuten. Unter dem Raster stehen je Person Soll, Verplant, Gutschrift aus Abwesenheiten und die Differenz daraus.
Ergebnis
Ein Blatt statt drei Dokumente
Tagesplanung, Anwesenheit und Stundenstand sind dieselben Daten in drei Ansichten, nicht drei Tabellen mit drei Wahrheiten.
So entsteht der Tagesplan
Von der Branchenvorlage bis zum ausgehängten Blatt in drei Schritten.
Schritt 1
Branchenvorlage übernehmen
Für Tierarztpraxis, Arztpraxis, Zahnarztpraxis, Apotheke und Physiotherapie bringt MetronHR fertige Vorlagen mit: Tätigkeiten mit Farben, Qualifikationsgruppen, Bereiche, Besetzungsregeln und das passende Rasterintervall.
Branchenvorlage
Besetzungsregel: Tierärzte erfordert TFA
Schritt 2
Tag planen
In der Spalte einer Person ziehst du einen Zeitraum auf, wählst die Tätigkeit und bestätigst. Der Block rastet auf dein Intervall ein. Verschieben, verlängern und kopieren geht genauso, und ein Tagesmuster überträgt einen ganzen Tagesaufbau auf weitere Tage.
Schritt 3
Veröffentlichen, aushängen, mitnehmen
Aus dem Entwurf wird mit einem Klick der gültige Plan. Das Team sieht ihn im Web und in der App, am Vorabend erinnert MetronHR an den nächsten Tag. Für die Wand druckst du das Tagesblatt als PDF, für die Woche ein kompaktes Wochenblatt.
Was die Einsatzplanung kann
Gebaut entlang der Excel, die eine Tierarztpraxis uns gezeigt hat, und entlang dessen, was danach fehlte.
Gutschrift aus Abwesenheit und Feiertag
Soll, Verplant und Differenz im Blatt
Die Stundenfrage wird beim Planen beantwortet, nicht danach
Je Person das Tages-Soll aus dem Arbeitszeitmodell, die verplante Zeit aus den Blöcken, die Gutschrift aus genehmigten Abwesenheiten und Feiertagen und die Differenz daraus. Ohne Recht auf fremde Stunden sieht jeder nur die eigene Zeile.
Tierärzte erfordert TFA (1)
Regel gilt für den ganzen Tag
08:00
09:00
10:00
11:00
12:00
11:00 bis 12:00 ohne TFA, vor dem Veröffentlichen sichtbar
Besetzungsregeln statt Kopfrechnen
Lücken fallen vor dem Veröffentlichen auf
Regeln wie „Tierärzte erfordert TFA (1)“ oder „Empfang mindestens 1 von 08:00 bis 12:00“ prüft MetronHR über den Tag hinweg und markiert die Zeitfenster, in denen die Besetzung nicht reicht.
Block wird zur Abgabe gestellt
Kollegin meldet Interesse in der App
Planung gibt frei, der Plan aktualisiert sich
Abgabe, Interesse, Übernahme
Der Tausch läuft über die App und über deine Freigabe
Mitarbeiter geben einen Block ab oder melden Interesse an einem freien Block. Die Planung entscheidet, danach steht der Plan für alle aktualisiert bereit.
Tätigkeiten
Eigene Tätigkeiten mit Farbe und Kürzel
Das Blatt liest sich auf einen Blick
Tätigkeiten legst du selbst an, mit Farbe, Kürzel und optionaler Bindung an eine Qualifikationsgruppe. Wird Prophylaxe jemandem ohne diese Qualifikation zugeteilt, ist das beim Planen ein Hinweis und beim Veröffentlichen ein offener Punkt.
Raster
Rasterintervall nach eurem Takt
Der Plan folgt dem Behandlungstakt, nicht umgekehrt
5, 10, 15, 20, 30 oder 60 Minuten je Rasterzelle, dazu ein frei gesetztes Tagesfenster. Blöcke rasten beim Ziehen darauf ein.
Abwesenheiten
Urlaub und Krankheit stehen schon im Plan
Niemand wird verplant, der nicht da ist
Genehmigte Abwesenheiten und Feiertage kommen aus demselben System und färben die Spalte der Person ganztägig ein. Sie zählen als Gutschrift in die Stundenrechnung.
Ausdruck
Echtes PDF für Wand und Ablage
Der Aushang sieht aus wie ein Plan, nicht wie eine Webseite
Das Tagesblatt wird als Vektor-PDF erzeugt, in der Ausrichtung, die auch am Bildschirm eingestellt ist. Dazu ein kompaktes Wochenblatt, das eine ganze Woche auf einen Zettel bringt.
Export
Excel-Export zum Weiterrechnen
Stunden kommen als Zahl, nicht als Text
Zwei Blätter: das Plan-Blatt für den Menschen, der es ansieht, und ein Blöcke-Blatt mit einer Zeile je Block für den, der damit rechnet. Stundenwerte sind Zahlen und lassen sich summieren.
Für alle, die den Tag zusammenhalten
Die Planung macht einer, ansehen müssen ihn alle. Beides steht in demselben System.
Praxis- oder Apothekenleitung
Der Tag steht, bevor er anfängt
Der Plan entsteht abends in Excel, und morgens fehlt trotzdem jemand an der Stelle, an der er gebraucht wird.
Tagesmuster anwenden, Blöcke anpassen, Besetzungslücken abarbeiten, veröffentlichen. Die Stundenrechnung läuft nebenher mit.
Empfang und Verwaltung
Auskunft geben, ohne nachzufragen
Wer ist heute in der Sprechstunde, wer im Labor, wer nimmt den Notdienst? Das steht auf einem Ausdruck, der schon nicht mehr stimmt.
Der veröffentlichte Tagesplan ist für alle lesbar, mit Tätigkeit und Uhrzeit, immer im aktuellen Stand.
Mitarbeiter
Der eigene Tag in der Tasche
Wann bin ich morgen dran, und womit? Die Antwort hängt an der Wand in der Praxis.
Eigene Blöcke mit Tätigkeit und Uhrzeit in der App, Erinnerung am Vorabend, Abgabe und Übernahme direkt von dort.
Lohnbuchhaltung und Steuerberater
Zahlen, mit denen sich rechnen lässt
Aus einem gedruckten Plan lässt sich nichts summieren, und abgetippte Stunden sind fehlerhaft.
Excel-Export mit einer Zeile je Block und Stunden als Zahl, dazu die Soll-Ist-Auswertung aus der Zeiterfassung.
Sicherheit und Datenschutz
Tagesplanung heißt Personendaten im Halbstundentakt. Entsprechend eng ist der Zugriff geregelt.
- Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten nach ArbZG werden bei der Planung geprüft
- Abwesenheitsgründe sieht nur, wer die Berechtigung dazu hat, sonst bleibt die Spalte nur als Abwesenheit sichtbar
- Stundenwerte anderer Personen liefert der Server ohne entsprechendes Recht gar nicht erst aus
- Jede Planänderung wird nachvollziehbar dokumentiert
- DSGVO-konform, gehostet auf deutschen Servern
Arbeitet dein Betrieb in Schichten?
Wenn der Tag nicht aus Tätigkeiten besteht, sondern aus Früh-, Spät- und Nachtschicht mit Rotation, ist die Schichtplanung der passende Modus.
Häufige Fragen zur Einsatzplanung
Was Praxen, Apotheken und Therapiebetriebe vor der Einführung wissen wollen.
Die Schichtplanung arbeitet mit benannten Schichten und Rotation: Früh, Spät, Nacht, über Wochen verteilt. Die Einsatzplanung plant eine Ebene darunter, nämlich innerhalb des Tages: welche Person hat von wann bis wann welche Tätigkeit. Du entscheidest je Betrieb, in welchem Modus MetronHR arbeitet.
Für Betriebe, deren Tag sich in Tätigkeiten gliedert statt in Schichten. Mitgeliefert werden Vorlagen für Tierarztpraxis, Arztpraxis, Zahnarztpraxis, Apotheke und Physiotherapie. Jede Vorlage ist vollständig änderbar, und eigene Tätigkeiten, Gruppen und Regeln lassen sich frei anlegen.
Das Rasterintervall stellst du auf 5, 10, 15, 20, 30 oder 60 Minuten. Dazu legst du das Tagesfenster fest, also von wann bis wann das Blatt reicht. Die Vorlagen bringen sinnvolle Voreinstellungen mit, zum Beispiel 30 Minuten für die Arztpraxis und 15 Minuten für die Apotheke.
Ja. Genehmigte Abwesenheiten und Feiertage kommen aus derselben Datenbasis wie die Abwesenheitsverwaltung, färben die Spalte der Person ein und zählen als Gutschrift in die Stundenrechnung. Damit steht die Differenz aus Soll und Verplant auch an Urlaubstagen richtig.
Den veröffentlichten Tagesplan mit allen Kollegen und deren Tätigkeiten, im Web und in der App. Entwürfe bleiben unsichtbar. Stundenwerte sieht ohne besondere Berechtigung jeder nur für sich selbst.
Ja, und das war ein Einführungskriterium. Der Tagesplan wird als echtes PDF erzeugt, nicht als Browser-Ausdruck, und zwar in der Ausrichtung, die du am Bildschirm eingestellt hast. Zusätzlich gibt es ein kompaktes Wochenblatt für eine ganze Woche auf einem Zettel.
Sie ist Teil des Professional-Plans. In der 14-tägigen Testphase kannst du sie unverbindlich ausprobieren.
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