Projektmarge sehen, bevor das Budget aufgebraucht ist
In der Beratung entscheidet die Auslastung über den Gewinn. MetronHR trennt abrechenbare von internen Stunden und zeigt je Projekt, wo das Budget steht.
Keine Kreditkarte erforderlich · Monatlich kündbar
- Soll/Ist-Ampel je Projekt: grün, ab 80 Prozent gefährdet, über 100 überschritten
- Abrechenbare Stunden getrennt von internem Aufwand
- Marge je Projekt als Grundlage fürs nächste Angebot
Kurz gesagtBeratungen müssen wie jeder Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit erfassen, auch bei Vertrauensarbeitszeit (BAG, Beschluss vom 13.09.2022). Für die Marge zählt zusätzlich, welche Stunden abrechenbar sind. MetronHR trennt Kundenzeit von interner Zeit und zeigt im Professional-Tarif je Projekt eine Soll/Ist-Ampel: bis 80 Prozent grün, darüber gefährdet, über 100 Prozent überschritten.
- Made in GermanyEntwickelt und gehostet in Deutschland
- Zertifiziertes RechenzentrumISO 27001, Standort Deutschland
- Web, App und TerminalBrowser, iPhone, Android, Mac, Windows
- DSGVO-konformServer in Nürnberg und Falkenstein
Pflichten im Überblick
Die wichtigsten Pflichten und wie sie im Alltag erfüllt werden
| Pflicht | Fundstelle | Mit Zettel oder Excel | Mit MetronHR |
|---|---|---|---|
| Gesamte Arbeitszeit erfassen | § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, BAG 1 ABR 22/21 | nur Kundenstunden werden notiert | Kunden- und interne Zeit getrennt gebucht |
| Arbeitszeit über 8 Std. aufzeichnen, 2 Jahre aufbewahren | § 16 Abs. 2 ArbZG | Ordner im Büro | gespeichert, solange das Konto besteht |
| Auftragsverarbeitung nachweisen | Art. 28 DSGVO | Nachweise je Werkzeug selbst zusammensuchen | AVV, Server in Deutschland, Trust Center |
Gesamte Arbeitszeit erfassen
- Fundstelle
- § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, BAG 1 ABR 22/21
- Mit Zettel oder Excel
- nur Kundenstunden werden notiert
- Mit MetronHR
- Kunden- und interne Zeit getrennt gebucht
Arbeitszeit über 8 Std. aufzeichnen, 2 Jahre aufbewahren
- Fundstelle
- § 16 Abs. 2 ArbZG
- Mit Zettel oder Excel
- Ordner im Büro
- Mit MetronHR
- gespeichert, solange das Konto besteht
Auftragsverarbeitung nachweisen
- Fundstelle
- Art. 28 DSGVO
- Mit Zettel oder Excel
- Nachweise je Werkzeug selbst zusammensuchen
- Mit MetronHR
- AVV, Server in Deutschland, Trust Center
Ausführlich mit Beispielen: Zeiterfassung in der Beratung: Reisezeit, Projektwoche beim Kunden und abgegoltene Überstunden
Stand: November 2026. Das ist keine Rechtsberatung, bei einem konkreten Fall im Betrieb fragst du besser jemanden mit Zulassung.
Das Projekt war profitabel, vermutlich
Beratungsprojekte werden zu Tagessätzen verkauft und in Stunden geleistet. Ob die Kalkulation aufging, zeigt sich oft erst, wenn das nächste Angebot schon draußen ist.
- Problem
Die Marge kommt zu spät
Wenn der Deckungsbeitrag erst nach Projektende feststeht, hilft er für dieses Projekt nicht mehr.
- Problem
Interner Aufwand ist unsichtbar
Angebote, Recherche und Abstimmung sind Arbeitszeit, aber keinem Kunden zurechenbar, und verschwinden aus der Rechnung.
- Problem
Schätzungen bleiben Schätzungen
Ohne belastbare Stunden aus alten Projekten wiederholt jedes Angebot den gleichen Kalkulationsfehler.
Budget, Ist-Stunden und Marge in einer Ansicht
Lege je Projekt Stunden und Stundensatz fest. Jede Buchung zieht ab, die Ampel zeigt den Stand, und der Profitabilitätsbericht macht aus dem Projekt eine Kalkulationsgrundlage.
Budgetstand je Projekt jederzeit sichtbarFür jedes Projekt ist erkennbar, wie viel Budget verbraucht ist und welche Marge übrig bleibt.
Vom Angebot zur Nachkalkulation
Drei Schritte, die aus geleisteten Stunden eine Kalkulationsgrundlage machen.
Budget je Projekt festlegen
Projekt, Stundenzahl, Stundensatz und Kunde eintragen, MetronHR rechnet daraus das Gesamtbudget.
Die Kalkulation steht im System, nicht in einer Angebotsdatei.
Budget einrichten Budget und Satz
Stunden und Stundensatz eintragen, gebucht wird danach gegen dieses Budget.
Wert sofort sichtbar
Ändere Stunden oder Satz: Der Auftragswert rechnet mit.
Budget festlegenServer-Umzug · Tierklinik NordBudget120:00hStundensatz95 €AbrechnungStundenbudgetKundeTierklinik NordAuftragswert11.400 €Gebucht wird ab sofort gegen dieses Budget.
Stunden buchen, Ampel mitlaufen lassen
Jede Buchung zieht vom Budget ab. Bis 80 Prozent grün, darüber gefährdet, über 100 Prozent überschritten, sichtbar, solange du noch eingreifen kannst.
Der Stand stimmt ohne Zwischenabfrage beim Team.
Budget läuft mit Netzwerk-UmbauKanzlei Ruhr · Budget 80:00hGebuchtStand jetzt68:15hVerbraucht85 %Rest+11:45hJede Minute auf der Stoppuhr zählt sofort gegen das Budget.
Marge auswerten und weitergeben
Profitabilität je Projekt mit Stunden, Umsatz und Marge, als Excel oder CSV für die Rechnung und das nächste Angebot.
Das nächste Angebot rechnet mit echten Zahlen.
Profitabilität je Projekt ProjektberichtOktober 2026Projekt Budget Ist Rest Praxis-IT 160:00h 124:30h 35:30h Netzwerk-Umbau 80:00h 68:15h 11:45h Kassensystem 40:00h 43:45h −3:45h Server-Umzug 120:00h 35:45h +84:15h
Was Beratungsfirmen von einer Zeiterfassung brauchen
Budgetkontrolle, Auslastung und belastbare Nachkalkulation, ohne Controlling-Abteilung.
- Abrechnung
Projektbudget mit Soll/Ist-Ampel
Stunden und Stundensatz je Projekt, Verbrauch farblich eingeordnet.
Grün bis 80 Prozent, dann gefährdet, über 100 Prozent überschritten.
- Zeit
Nur Kundenzeit belastet das Budget
Kundenzeiten belasten das Budget, interner Aufwand nicht.
Angebote und Abstimmung buchst du ohne Kunden, als Arbeitszeit gezählt.
- Berichte
Profitabilität je Projekt
Stunden, Umsatz und Marge in einer Tabelle.
Download als Excel oder CSV für Rechnung und Nachkalkulation.
- Team
Auslastung je Berater
Geleistete gegen geplante Stunden, aufgeschlüsselt pro Tag.
Macht Überlast sichtbar, bevor sie zum Überstundenberg wird.
- Projekte
Stundenpakete für Rahmenverträge
Kontingente je Kunde mit Verbrauchsanzeige und Übertrag.
Für Retainer und Rahmenverträge neben der Projektabrechnung.
- Apps
Buchen zwischen Terminen
iOS und Android, auch beim Kunden vor Ort.
Beim Mandanten ohne Gastzugang erfassbar, Übertragung folgt automatisch.
- Sicherheit
Mandantendaten in Deutschland
Deutsche Rechenzentren, verschlüsselte Speicherung, DSGVO-konform.
Rollen steuern, wer welche Projekte und Kunden sieht.
- Einfachheit
Startklar ohne Rollout
Läuft im Browser und als App, auch auf Geräten des Kunden nicht nötig.
Externe Berater per E-Mail einladen und wieder deaktivieren.
Für Partner, Projektleitung und Beraterteam
Vier Rollen, vier Gründe, von der Marge bis zur Lohnabrechnung.
- Geschäftsführer
Weiß, welches Projekt Geld verdient
- Die Marge steht erst fest, wenn das Projekt gelaufen ist.
- Budgetstand und Profitabilität je Projekt, während gearbeitet wird.
- Projektmanager
Greift ein, bevor das Budget kippt
- Die Budgetüberschreitung fällt beim Rechnungsschreiben auf.
- Soll/Ist-Ampel je Projekt und Auslastung je Berater auf einer Seite.
- Berater
Bucht ohne Reibung
- Stunden werden freitags aus dem Kalender rekonstruiert.
- Kunde, Projekt und Aufgabe auswählen, am Rechner oder am Handy.
- Steuerberater
Bekommt Projektstunden ohne Nacharbeit
- Zeiten aus Kalender und Tabellen, die erst zusammengeführt werden müssen.
- Eine Datei je Monat mit Stunden je Projekt, Salden und Abwesenheiten.
Mandantendaten, die Prüfungen aushalten
Beratungsfirmen arbeiten mit fremden Geschäftszahlen, und werden von ihren Auftraggebern geprüft. MetronHR läuft in Deutschland und liefert die Nachweise, die dabei gefragt werden.
- Server in Nürnberg und Falkenstein, Mandantenzahlen verlassen Deutschland nicht
- Verschlüsselte Übertragung und Speicherung, DSGVO-konform belegbar
- Auftragsverarbeitungsvertrag und Verarbeitungsverzeichnis für Ausschreibungen
- Rollen steuern den Zugriff: nicht jeder Berater sieht jedes Mandat
Server in Deutschland, betrieben von der AMNAU GmbH in Hannover
Häufige Fragen aus der Beratung
Budget, Abrechenbarkeit und Nachkalkulation, kurz beantwortet.
Steht deine Frage nicht dabei? Schritt für Schritt erklärt ist die Bedienung im Hilfezentrum.
Schreib uns eine NachrichtWie sehe ich, ob ein Projekt noch im Budget liegt?
Du legst je Projekt Stunden und Stundensatz fest. Jede Buchung zieht ab, und der Stand wird als Ampel dargestellt: grün, ab 80 Prozent gefährdet, über 100 Prozent überschritten. Der Blick in die Übersicht ersetzt die Zwischenabfrage beim Team.
Werde ich benachrichtigt, wenn ein Budget überschritten wird?
Nein, es gibt keine automatische E-Mail. MetronHR zeigt den Status als Ampel in der Projektübersicht. Wer regelmäßig hineinsieht, erkennt die Gefährdung früh, aber es gibt keinen Alarm, der dich von außen erreicht.
Kann ich abrechenbare von internen Stunden trennen?
Ja. Buchungen mit Kunde und Projekt belasten das Budget, interne Zeiten wie Angebotserstellung oder Teamabstimmung buchst du ohne Kunden. Beide zählen zur Arbeitszeit, nur die Kundenzeiten gehen in die Projektrechnung ein.
Wie hilft mir das bei der nächsten Kalkulation?
Der Profitabilitätsbericht zeigt je Projekt Stunden, Umsatz und Marge. Damit kalkulierst du das nächste Angebot mit echten Zahlen statt mit dem Gefühl vom letzten Mal, exportierbar als Excel oder CSV.
Funktioniert das auch für Rahmenverträge mit festem Stundenpaket?
Ja, dafür gibt es Kunden-Kontingente: Stundenpakete je Kunde mit Zeitraum, Verbrauchsanzeige und automatischer Erneuerung. Ungenutzte Stunden können in die nächste Periode übertragen werden.
In welchem Tarif sind Budgets enthalten?
Projekt-Budgets, Kontingente und erweiterte Analytics gehören zum Professional-Tarif für 10 € pro Nutzer und Monat. Zeiterfassung mit Kunden- und Projektzuordnung, Abwesenheiten, Überstunden und Excel-/CSV-Export sind im Team-Tarif für 5 € enthalten.
Projektmarge sehen, solange du eingreifen kannst?
MetronHR 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Team-Tarif ab 5 € pro Nutzer und Monat.
- Keine Kreditkarte erforderlich
- Schnell startklar
- Monatlich kündbar
- Voller Zugriff auf alle Funktionen