Zeiterfassung in der Beratung: Reisezeit, Projektwoche beim Kunden und abgegoltene Überstunden

Die Grenzen in der Beratung

Beratungen haben im Arbeitszeitgesetz keine Ausnahme. Was Beratungen von anderen Büros unterscheidet, sind drei Dinge: viel Zeit unterwegs, lange Tage am Kundenstandort und Arbeitsverträge, in denen die Überstunden schon bezahlt sein sollen.

Reisezeit zum Kunden

Bei der Reisezeit gibt es zwei Fragen, und sie haben verschiedene Antworten. Die erste ist die nach dem Arbeitszeitgesetz. Wer selbst fährt, weil der Arbeitgeber das verlangt, oder im Zug die Präsentation für den Kunden fertig macht, arbeitet. Für die reine Mitfahrt hat der Europäische Gerichtshof am 9. Oktober 2025 entschieden: Gibt der Arbeitgeber Verkehrsmittel, Zeiten und Ziel vor und können die Beschäftigten in dieser Zeit nicht frei über sich verfügen, ist auch die Fahrt als Mitfahrer Arbeitszeit (C-110/24). Wer dagegen selbst den Zug wählt und unterwegs liest, was er will, arbeitet in dieser Zeit meist nicht. Arbeitszeit zählt auf die zehn Stunden und vor die Ruhezeit.

Die zweite Frage ist die Bezahlung. Für eine vorübergehende Entsendung ins Ausland hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass die erforderliche Reisezeit wie Arbeit zu vergüten ist (Urteil vom 17. Oktober 2018, 5 AZR 553/17). Sonst richtet sich die Bezahlung nach Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und § 612 BGB. Eine Reise kann also bezahlt werden und trotzdem keine Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes sein. Wer beides getrennt erfasst, kann beide Fragen beantworten.

Die Projektwoche beim Kunden

Montag früh Anreise, vier Tage beim Kunden, Donnerstagabend zurück: In dieser Woche entstehen schnell Tage mit elf oder zwölf Stunden. Das Gesetz erlaubt zehn, und auch das nur, wenn der Schnitt über sechs Monate oder 24 Wochen bei acht Stunden je Werktag bleibt. Die Woche hat dabei sechs Werktage, der Samstag zählt mit. Der Freitag im Büro oder frei ist deshalb kein Zugeständnis, sondern oft der Ausgleich, den der Schnitt braucht.

Nach der Arbeitszeitrechnung des IAB leisteten Beschäftigte 2025 im Durchschnitt 11,6 bezahlte und 15,6 unbezahlte Überstunden je Person und Jahr, über alle Branchen. Was nicht erfasst ist, kann bei einer Prüfung der Aufsichtsbehörde den Schnitt nicht belegen.

Überstunden mit dem Gehalt abgegolten

In vielen Beraterverträgen steht, dass Überstunden mit dem Gehalt abgegolten sind. Eine Klausel, die alle anfallenden Überstunden ohne Obergrenze abgelten soll, ist nach dem Bundesarbeitsgericht intransparent und unwirksam (Urteil vom 1. September 2010, 5 AZR 517/09). Wirksam sein kann eine Klausel mit einer klaren Zahl, etwa zehn Überstunden im Monat.

Bei hohen Gehältern sieht es anders aus: Wer über der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung verdient, kann nach dem Bundesarbeitsgericht in der Regel keine Bezahlung von Überstunden erwarten, wenn der Vertrag dazu schweigt (Urteil vom 22. Februar 2012, 5 AZR 765/10). Das betrifft aber nur das Geld. Die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes und die Erfassungspflicht gelten unabhängig vom Gehalt.

Ausgenommen vom Arbeitszeitgesetz sind leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG). Das sind Personen mit Befugnis zu Einstellung und Entlassung, mit Generalvollmacht oder Prokura oder mit unternehmerischen Aufgaben von erheblichem Gewicht. Ein Titel wie Senior Manager oder Principal macht noch niemanden zum leitenden Angestellten.

Arbeitszeit und Projektmarge in einem Schritt

In MetronHR stempeln Beraterinnen und Berater im Browser, in der Desktop-App für Windows und macOS oder per App, auch unterwegs. Jede Zeit lässt sich auf Kunde, Projekt und Leistung buchen, minutengenau und ohne Rundung. Wer Reisezeit als eigene Leistung anlegt, sieht sie getrennt von der Beratungszeit, und interne Zeit bleibt Arbeitszeit, auch ohne Kunden.

Im Professional-Tarif zeigt MetronHR je Projekt den Stand gegen das Budget: grün bis 80 Prozent, darüber eine Budget-Warnung, über 100 Prozent rot. So ist sichtbar, wann ein Festpreisprojekt kippt, solange es noch läuft. Überstunden laufen auf das Stundenkonto, und am Monatsende stehen die Stunden je Person in der Excel-Monatsübersicht und in der Lohndatei für DATEV.