Mitarbeiterakte, Schluss mit Papier-Chaos und Excel-Listen
Verträge, Dokumente und Stammdaten deines Teams an einem Ort. Strukturiert in klaren Bereichen, mit Dashboard-Übersicht zu anstehenden Fristen und Jubiläen. Kein Papier, keine Sucherei mehr.
Keine Kreditkarte erforderlich · Monatlich kündbar
- In wenigen Minuten eingerichtet, keine IT-Kenntnisse nötig
- Anstehende Fristen und Jubiläen im Dashboard im Blick
- DSGVO-konform, gehostet in Deutschland
Lena H.
Tobias K.
Aylin D.
Mehmet Y.
Sophie B.
Mara W.Urlaub, 3 TageAylin Demir · 28.–30.10.Fortbildung, 1 TagTobias Krüger · 22.10.
Urlaub, 3 TageNadia Schulz · 22.–24.12.Prüfen
MonatsabschlussSeptember · Lohnbüro KrämerFertig- Made in GermanyEntwickelt und gehostet in Deutschland
- Zertifiziertes RechenzentrumISO 27001, Standort Deutschland
- Web, App und TerminalBrowser, iPhone, Android, Mac, Windows
- DSGVO-konformServer in Nürnberg und Falkenstein
Von Papier-Chaos zu digitaler Ordnung
Personalordner, Excel-Listen und verstreute Dokumente kosten Zeit und bergen Risiken. Die digitale Mitarbeiterakte macht damit Schluss.
- Problem
Verstreute Mitarbeiterinformationen
Verträge im Ordner, Dokumente per E-Mail, Notizen in Excel, du verschwendest täglich Zeit mit der Suche nach Personalunterlagen.
- Problem
Datenschutz-Risiken bei Papierdokumenten
Physische Personalakten sind schwer zu schützen. Wer hat Zugriff? Wo liegen sensible Daten? Bei der nächsten Prüfung wird das zum Problem.
- Problem
Verpasste Fristen und Jubiläen
Probezeit-Ende, Vertragsänderungen, Jubiläen, ohne automatische Erinnerungen gehen wichtige Termine unter.
Alle Mitarbeiterdaten strukturiert an einem Ort
Stammdaten, Verträge, Arbeitszeitmodelle, Entwicklungsziele und Dokumente, übersichtlich in 5 Bereichen. Mit Zugriffskontrolle und automatischen Erinnerungen.
Alles an einem OrtKeine verstreuten Ordner mehr, alle Mitarbeiterdaten zentral und sofort auffindbar.
Alles zur Person an einem Ort
Modell, Urlaub, Vorgesetzte und offene Fristen stehen oben in der Akte.
Nachweise mit Frist
Lad den fälligen Nachweis hoch: Die Frist ist erfüllt, der Zähler oben geht auf null.
| Person | Abteilung | Modell | seit |
|---|---|---|---|
| Sophie Braun | Empfang | Vollzeit 40h | 2021 |
| Aylin Demir | Labor | Teilzeit 30h | 2022 |
| Tobias Krüger | Empfang | Vollzeit 40h | 2026 |
| Lena Hoffmann | Empfang | Teilzeit 32h | 2019 |
| Mara Wolf | Lager | Vollzeit 40h | 2023 |
Ole JansenEmpfang · Eintritt 2. NovembereingeladenSo funktioniert die digitale Mitarbeiterakte
In wenigen Schritten zur vollständigen Personalverwaltung, von der Anlage bis zur täglichen Nutzung.
Mitarbeiterdaten zentral erfassen
Leg neue Mitarbeiter an und erfasse Stammdaten, Kontaktinformationen, Bankverbindung und Notfallkontakte in strukturierten Formularen.
Alle Informationen strukturiert an einem Ort
Stammdaten-Formular GrunddatenSophie Braun · Personalnummer 1042Eintritt01.03.2021AbteilungEmpfangAnschriftLindenallee 12, HannoverWochenstunden laut Vertrag40Steuer-ID und Bankverbindung sehen nur Personen mit der Rolle HR.
- Grunddaten geändertDr. Lindner · gerade eben
Verträge und Dokumente verwalten
Speichere Arbeitsverträge, Zeugnisse und weitere Dokumente in übersichtlichen Ordnern. Teile ausgewählte Dokumente direkt mit dem Mitarbeiter.
Dokumentenverwaltung mit Zugriffskontrolle
Dokumenten-Ordnerstruktur DokumenteSophie BraunDateien in der Akte6Zeugnis_2026.pdfVerträge · heuteneuArbeitsvertrag_Braun.pdfVerträge · 01.03.2021Änderung_Stunden_2024.pdfVerträge · 01.01.2024Hygieneschulung_2025.pdfNachweise · 12.11.2025Erste_Hilfe_2025.pdfNachweise · 04.06.2025Termine im Dashboard im Blick
Das Dashboard zeigt dir anstehende Geburtstage und Jubiläen deines Teams. Bei ablaufendem Resturlaub wirst du zusätzlich aktiv benachrichtigt.
Keine verpassten Termine mehr
Termine-Dashboard FristenTeam Empfang · nächste 90 TageHygieneschulungSophie Braunin 14 TagenProbezeit endetTobias Krüger31.12.Erste-Hilfe-NachweisLena Hoffmanngültig
Was die Mitarbeiterakte alles kann
Alles, was du für eine saubere Personalverwaltung brauchst, ohne Schnickschnack.
- Stammdaten
Vollständige Mitarbeiter-Stammdaten
Persönliche Daten, Kontakt, Sozialversicherung, Bankverbindung
5 strukturierte Bereiche mit Kopier-Funktion für E-Mail, Telefon und IBAN
- Verträge
Detaillierte Vertragsverwaltung
Der aktive Vertrag und die vorherigen, jeder mit eigenem Zeitraum
Arbeitszeit, Gehalt, Urlaub, Überstundenregelung, Kündigungsfristen, alles dokumentiert
- Arbeitszeitmodelle
Flexible Arbeitszeitmodelle
Täglich, wöchentlich oder monatlich, individuell pro Mitarbeiter
Vollständige Historie aller Modellwechsel mit Gültigkeitsdatum
- Entwicklung
Mitarbeiterentwicklung dokumentieren
Ziele, Teilziele und Fortschritt strukturiert festhalten
Kategorien: Karriereziel, technische Entwicklung, soziale Kompetenzen, Methodenkompetenz
- Dokumente
Übersichtliche Dokumentenverwaltung
Verschachtelbare Ordner für perfekte Organisation
Einfacher Datei-Upload, Vorschau, Download und Freigabe an Mitarbeiter
- Zugriffskontrolle
Rollenbasierte Berechtigungen
Geschäftsführung sieht alles, Mitarbeiter nur eigene Daten
Teamleitung sieht unterstellte Mitarbeiter, Buchhaltung nur Zeiterfassung
- Übersicht
Fristen & Jubiläen im Blick
Dashboard-Widget für anstehende Jubiläen und Geburtstage, aktive Benachrichtigung bei Resturlaubsfristen
Anstehende Geburtstage und Jubiläen im Dashboard, 30 Tage Vorwarnung bei ablaufenden Resturlaubsfristen
- Compliance
DSGVO-konforme Datenhaltung
Deutsche Server, Zugriff je Rolle, Änderungshistorie zu den Mitarbeiterdaten
Jede Änderung an geschützten Personendaten wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert
Die Mitarbeiterakte für dein ganzes Team
Ob Geschäftsführung, Teamleitung oder Mitarbeiter, jeder bekommt genau das, was er braucht.
- Geschäftsführer
Vollständige Personalübersicht
- Zeitverschwendung durch Suche nach Verträgen und Personalinformationen in verschiedenen Ordnern und Systemen.
- Alle Mitarbeiterdaten zentral mit wenigen Klicks erreichbar, von Vertragsdetails bis zu Entwicklungszielen.
- Teamleitung
Team-Übersicht und Entwicklung
- Keine strukturierte Übersicht über Entwicklungsziele und Fortschritte der Teammitglieder.
- Zugriff auf Daten deines Teams, Entwicklungsziele verfolgen und Feedback-Termine planen.
- Mitarbeiter
Eigene Daten jederzeit einsehen
- Ständige Nachfragen wegen Vertragsinformationen, Gehaltsnachweisen oder Urlaubsanspruch.
- Jederzeit Zugriff auf eigene Verträge, Dokumente und Urlaubssaldo, ohne jemanden fragen zu müssen.
- Steuerberater
Saubere Daten für die Abrechnung
- Jeden Monat unvollständige Unterlagen und fehlende Vertragsinformationen vom Mandanten.
- Alle relevanten Daten per Excel-Export, Gehaltsinformationen, Arbeitszeitmodelle und Vertragsdetails auf Knopfdruck.
Sicherheit und Datenschutz
Personaldaten gehören zu den sensibelsten Informationen. Deine Daten sind sicher, gehostet in Deutschland und verschlüsselt.
- Verschlüsselte Speicherung auf deutschen Servern
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle, jeder sieht nur, was er sehen darf
- Änderungshistorie für jede Änderung an geschützten Mitarbeiterdaten
Häufige Fragen zur Mitarbeiterakte
Alles, was du über die digitale Personalverwaltung wissen musst.
Steht deine Frage nicht dabei? Schritt für Schritt erklärt ist die Bedienung im Hilfezentrum.
Schreib uns eine NachrichtWie viele Mitarbeiter kann ich verwalten?
Unbegrenzt. Die Mitarbeiterakte wächst mit deinem Unternehmen, egal ob 5 oder 200 Mitarbeiter. Keine Limits bei Dokumenten oder Vertragshistorien.
Sind die Daten DSGVO-konform gespeichert?
Ja. Alle Daten werden verschlüsselt auf deutschen Servern gespeichert. Mit der Zugriffskontrolle legst du fest, wer welche Daten sehen darf. Jede Änderung an geschützten Personendaten wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert.
Können Mitarbeiter auf ihre eigenen Daten zugreifen?
Ja, jeder Mitarbeiter kann seine Verträge einsehen, Dokumente herunterladen und seinen Urlaubssaldo prüfen. Das reduziert Rückfragen enorm. Du bestimmst, welche Dokumente du mit dem Mitarbeiter teilst.
Wie funktioniert die Dokumentenverwaltung?
Ähnlich wie auf deinem Computer: Ordner mit beliebiger Verschachtelung, einfacher Datei-Upload und Vorschau direkt im Browser. Du kannst einzelne Ordner oder Dokumente mit dem Mitarbeiter teilen.
Wie behalte ich Fristen und Jubiläen im Blick?
Das Dashboard zeigt dir anstehende Geburtstage und Jubiläen deines Teams auf einen Blick. Bei ablaufenden Resturlaubsfristen wirst du zusätzlich 30 Tage vorher aktiv benachrichtigt.
Ist die Mitarbeiterakte mit der Zeiterfassung verknüpft?
Ja. Arbeitszeitmodelle aus der Akte fließen automatisch in die Zeiterfassung ein. Urlaubsansprüche aus dem Vertrag werden im Abwesenheitsmanagement berücksichtigt. Bei Vertragsänderungen aktualisieren sich alle Module automatisch.
Ist die digitale Mitarbeiterakte in jedem Tarif enthalten?
Die digitale Mitarbeiterakte ist Teil des Professional-Plans. Im Test-Zeitraum kannst du sie unverbindlich ausprobieren.
Bereit, das Papier-Chaos zu beenden?
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- Voller Zugriff auf alle Funktionen
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