Mitarbeiterakte – Schluss mit Papier-Chaos und Excel-Listen
Verträge, Dokumente und Stammdaten deines Teams an einem Ort. Strukturiert in klaren Bereichen, mit automatischen Erinnerungen an Fristen und Jubiläen. Kein Papier, keine Sucherei mehr.
- In 5 Minuten eingerichtet – keine IT-Kenntnisse nötig
- Nie wieder Fristen oder Jubiläen verpassen
- DSGVO-konform, gehostet in Deutschland
Von Papier-Chaos zu digitaler Ordnung
Personalordner, Excel-Listen und verstreute Dokumente kosten Zeit und bergen Risiken. Die digitale Mitarbeiterakte macht damit Schluss.
Problem
Verstreute Mitarbeiterinformationen
Verträge im Ordner, Dokumente per E-Mail, Notizen in Excel – du verschwendest täglich Zeit mit der Suche nach Personalunterlagen.
Problem
Datenschutz-Risiken bei Papierdokumenten
Physische Personalakten sind schwer zu schützen. Wer hat Zugriff? Wo liegen sensible Daten? Bei der nächsten Prüfung wird das zum Problem.
Problem
Verpasste Fristen und Jubiläen
Probezeit-Ende, Vertragsänderungen, Jubiläen – ohne automatische Erinnerungen gehen wichtige Termine unter.
Lösung
Alle Mitarbeiterdaten strukturiert an einem Ort
Stammdaten, Verträge, Arbeitszeitmodelle, Entwicklungsziele und Dokumente – übersichtlich in 5 Bereichen. Mit Zugriffskontrolle und automatischen Erinnerungen.
Ergebnis
Alles an einem Ort
Keine verstreuten Ordner mehr – alle Mitarbeiterdaten zentral und sofort auffindbar.
So funktioniert die digitale Mitarbeiterakte
In wenigen Schritten zur vollständigen Personalverwaltung – von der Anlage bis zur täglichen Nutzung.
Schritt 1
Mitarbeiterdaten zentral erfassen
Leg neue Mitarbeiter an und erfasse Stammdaten, Kontaktinformationen, Bankverbindung und Notfallkontakte in strukturierten Formularen.
Schritt 2
Verträge und Dokumente verwalten
Speichere Arbeitsverträge, Zeugnisse und weitere Dokumente in übersichtlichen Ordnern. Teile ausgewählte Dokumente direkt mit dem Mitarbeiter.
Schritt 3
Automatische Erinnerungen nutzen
Das System erinnert dich automatisch an Probezeit-Ende, Vertragsänderungen, Jubiläen und ablaufende Resturlaubsfristen.
Was die Mitarbeiterakte alles kann
Alles, was du für eine saubere Personalverwaltung brauchst – ohne Schnickschnack.
Stammdaten
Vollständige Mitarbeiter-Stammdaten
Persönliche Daten, Kontakt, Sozialversicherung, Bankverbindung
5 strukturierte Bereiche mit Kopier-Funktion für E-Mail, Telefon und IBAN
Verträge
Detaillierte Vertragsverwaltung
Aktueller Vertrag und vollständige Historie aller Vertragsänderungen
Arbeitszeit, Gehalt, Urlaub, Überstundenregelung, Kündigungsfristen – alles dokumentiert
Arbeitszeitmodelle
Flexible Arbeitszeitmodelle
Täglich, wöchentlich oder monatlich – individuell pro Mitarbeiter
Vollständige Historie aller Modellwechsel mit Gültigkeitsdatum
Entwicklung
Mitarbeiterentwicklung dokumentieren
Ziele, Teilziele und Fortschritt strukturiert festhalten
Kategorien: Karriereziel, technische Entwicklung, soziale Kompetenzen, Methodenkompetenz
Dokumente
Übersichtliche Dokumentenverwaltung
Verschachtelbare Ordner für perfekte Organisation
Einfacher Datei-Upload, Vorschau, Download und Freigabe an Mitarbeiter
Zugriffskontrolle
Rollenbasierte Berechtigungen
Geschäftsführung sieht alles, Mitarbeiter nur eigene Daten
Teamleitung sieht unterstellte Mitarbeiter, Buchhaltung nur Zeiterfassung
Automatisierung
Intelligente Erinnerungen
Automatische Benachrichtigungen für Jubiläen, Geburtstage und Fristen
14 Tage Vorwarnung bei Geburtstagen, 30 Tage bei ablaufenden Resturlaubsfristen
Compliance
DSGVO-konforme Datenhaltung
Deutsche Server, verschlüsselte Speicherung, lückenlose Änderungshistorie
Jede Änderung wird protokolliert für rechtliche Sicherheit
Die Mitarbeiterakte für dein ganzes Team
Ob Geschäftsführung, Teamleitung oder Mitarbeiter – jeder bekommt genau das, was er braucht.
Geschäftsführer
Vollständige Personalübersicht
Zeitverschwendung durch Suche nach Verträgen und Personalinformationen in verschiedenen Ordnern und Systemen.
Alle Mitarbeiterdaten zentral mit wenigen Klicks erreichbar – von Vertragsdetails bis zu Entwicklungszielen.
Teamleitung
Team-Übersicht und Entwicklung
Keine strukturierte Übersicht über Entwicklungsziele und Fortschritte der Teammitglieder.
Zugriff auf Daten deines Teams, Entwicklungsziele verfolgen und Feedback-Termine planen.
Mitarbeiter
Eigene Daten jederzeit einsehen
Ständige Nachfragen wegen Vertragsinformationen, Gehaltsnachweisen oder Urlaubsanspruch.
Jederzeit Zugriff auf eigene Verträge, Dokumente und Urlaubssaldo – ohne jemanden fragen zu müssen.
Steuerberater
Saubere Daten für die Abrechnung
Jeden Monat unvollständige Unterlagen und fehlende Vertragsinformationen vom Mandanten.
Alle relevanten Daten per Excel-Export – Gehaltsinformationen, Arbeitszeitmodelle und Vertragsdetails auf Knopfdruck.
Sicherheit und Datenschutz
Personaldaten gehören zu den sensibelsten Informationen. Deine Daten sind sicher – gehostet in Deutschland und verschlüsselt.
- Verschlüsselte Speicherung auf deutschen Servern
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle – jeder sieht nur, was er sehen darf
- Lückenlose Änderungshistorie für jede Änderung an Mitarbeiterdaten
Trust Center
DSGVO-konform
Kundenerfahrung
"Von 12 auf 45 Mitarbeiter in 18 Monaten gewachsen – MetronHR ist problemlos mitgewachsen. Keine Migration nötig, kein Vendor-Lock-in. Der Support antwortet durchschnittlich in unter 2 Stunden."
Alex Wieland, Head of Human Resources
Häufige Fragen zur Mitarbeiterakte
Alles, was du über die digitale Personalverwaltung wissen musst.
Unbegrenzt. Die Mitarbeiterakte wächst mit deinem Unternehmen – egal ob 5 oder 200 Mitarbeiter. Keine Limits bei Dokumenten oder Vertragshistorien.
Ja. Alle Daten werden verschlüsselt auf deutschen Servern gespeichert. Mit der Zugriffskontrolle legst du fest, wer welche Daten sehen darf. Jede Änderung wird in einer lückenlosen Änderungshistorie protokolliert.
Ja, jeder Mitarbeiter kann seine Verträge einsehen, Dokumente herunterladen und seinen Urlaubssaldo prüfen. Das reduziert Rückfragen enorm. Du bestimmst, welche Dokumente du mit dem Mitarbeiter teilst.
Ähnlich wie auf deinem Computer: Ordner mit beliebiger Verschachtelung, einfacher Datei-Upload und Vorschau direkt im Browser. Du kannst einzelne Ordner oder Dokumente mit dem Mitarbeiter teilen.
Ja. Du wirst 14 Tage vor Geburtstagen und Jubiläen erinnert, 30 Tage vor ablaufenden Resturlaubsfristen. Auch das Probezeit-Ende wird automatisch gemeldet.
Ja. Arbeitszeitmodelle aus der Akte fließen automatisch in die Zeiterfassung ein. Urlaubsansprüche aus dem Vertrag werden im Abwesenheitsmanagement berücksichtigt. Bei Vertragsänderungen aktualisieren sich alle Module automatisch.
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