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Frage 1: Erfüllt die Software die Aufzeichnungspflicht
Die Pflicht besteht seit dem 13. September 2022. An diesem Tag hat das Bundesarbeitsgericht entschieden (Beschluss 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen; abgeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, im Anschluss an das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18).
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Die viel zitierte Novelle des Arbeitszeitgesetzes, die eine elektronische Erfassung vorschreiben soll, liegt dagegen bislang nur als Referentenentwurf vor. Wer mit „Pflicht ab 2026" wirbt, verkauft ein Gesetzesvorhaben als geltendes Recht. Die Pflicht gilt schon, unabhängig davon.
Für die Auswahl heißt das: Eine Software muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festhalten, Korrekturen nachvollziehbar dokumentieren und die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes kennen: höchstens acht Stunden werktäglich, ausnahmsweise zehn (§ 3 ArbZG), Pausen ab sechs Stunden (§ 4 ArbZG), elf Stunden Ruhezeit zwischen zwei Schichten (§ 5 ArbZG).
In einigen Branchen kommt § 17 MiLoG dazu: Beginn, Ende und Dauer müssen spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden. Betroffen sind die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereiche, darunter Bau, Gaststätten, Personenbeförderung, Speditionen, Schausteller, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau und Fleischwirtschaft.
- Projektzeit-Werkzeuge wie awork, Clockify und Toggl Track zählen Stunden auf Aufgaben, prüfen aber keine Höchstarbeitszeit, keine Ruhezeit und keine Pausenpflicht.
- Bei Ordio beginnt die gesetzeskonforme Zeiterfassung erst im Plus-Paket, das Starter-Paket enthält sie nicht.
- Bei Shiftbase liegt der Basis-Rechtscheck im Enterprise-Paket, die vollständige Prüfung auf Verstöße kostet als Add-on 0,50 € je Person und Monat.
Frage 2: Was kostet die Software wirklich
Der Einstiegspreis auf der Startseite ist selten der Preis, den der Betrieb zahlt. Fünf Muster tauchen im Markt immer wieder auf, und alle fünf verschieben die Rechnung nach oben.
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Ein Beispiel mit gleichem Leistungsumfang macht das greifbar: 15 Personen, ein Standort, Zeiterfassung mit Urlaub und Überstunden, dazu ein Dienstplan.
- Modulpreise: Crewmeister berechnet Zeiterfassung, Urlaubsplaner, Schichtplaner und DATEV-Anbindung einzeln. TimeTac und ZEP ebenso.
- Grundgebühren: TimeTac 19,50 € im Monat je Unternehmen, HRworks 60 € bis 300 €, Planday 25 € ab dem Plus-Tarif, clockin 10 € bei unter fünf Nutzern.
- Pflicht-Support: Papershift führt den Basic-Support für 39 € im Monat als Pflichtbestandteil jedes Pakets, mit einem Jahr Laufzeit.
- Einmalige Gebühren: Kenjo ab 400 € für die Einrichtung und 600 € für die DATEV-Anbindung, MEP24 249 € bis 999 € Aktivierung, HRworks 1.550 € bis 4.480 € Setup, Shiftbase 150 € bis 575 € für begleitetes Onboarding.
- Laufzeiten: Der genannte Preis gilt oft nur bei jährlicher oder zweijähriger Zahlung. Bei clockin liegt der Monatspreis 10 % über dem 24-Monats-Preis, bei Ordio 16 % über dem Jahrespreis.
15 Personen, ein Standort, Zeiterfassung mit Urlaub, Überstunden und Dienstplan
| Anbieter | Tarif und Zusätze | Im Monat |
|---|---|---|
| MetronHR | Professional 10 € je Person, alles enthalten | 150 € |
| Crewmeister | Easy ab 2 € plus Schichtplaner ab 2 €, je Person | ab 60 € |
| clockin | Pro 6,29 € je Person plus Schichtplan-Add-on 27 € | 121,35 € |
| Papershift | Premium 6 € je Person plus Pflicht-Support 39 € | 129 € |
| Shiftbase | Premium 72 € inklusive 12 Personen, plus 3 mal 5 € | 87 € |
| Ordio | Plus 129 € je Standort, Zeiterfassung enthalten | 129 € |
| Planday | Plus 4,99 € je Person plus 25 € Abogebühr | 99,85 € |
| Timebutler | Team 59,95 € als Festpreis bis 35 Personen | 59,95 € |
Alle Preise von den Preisseiten der Anbieter, abgerufen am 02.09.2026, jeweils netto und zu den dort genannten Laufzeitbedingungen. Crewmeister nennt „ab"-Preise, die sich auf 50 Mitarbeitende beziehen, bei 15 Personen liegt der Preis höher. Die Beträge sind nicht deckungsgleich im Funktionsumfang: Personalakte, Onboarding-Workflows und Projektzeit sind nur bei MetronHR im genannten Preis enthalten.
MetronHR
- Tarif und Zusätze
- Professional 10 € je Person, alles enthalten
- Im Monat
- 150 €
Crewmeister
- Tarif und Zusätze
- Easy ab 2 € plus Schichtplaner ab 2 €, je Person
- Im Monat
- ab 60 €
clockin
- Tarif und Zusätze
- Pro 6,29 € je Person plus Schichtplan-Add-on 27 €
- Im Monat
- 121,35 €
Papershift
- Tarif und Zusätze
- Premium 6 € je Person plus Pflicht-Support 39 €
- Im Monat
- 129 €
Shiftbase
- Tarif und Zusätze
- Premium 72 € inklusive 12 Personen, plus 3 mal 5 €
- Im Monat
- 87 €
Ordio
- Tarif und Zusätze
- Plus 129 € je Standort, Zeiterfassung enthalten
- Im Monat
- 129 €
Planday
- Tarif und Zusätze
- Plus 4,99 € je Person plus 25 € Abogebühr
- Im Monat
- 99,85 €
Timebutler
- Tarif und Zusätze
- Team 59,95 € als Festpreis bis 35 Personen
- Im Monat
- 59,95 €
Alle Preise von den Preisseiten der Anbieter, abgerufen am 02.09.2026, jeweils netto und zu den dort genannten Laufzeitbedingungen. Crewmeister nennt „ab"-Preise, die sich auf 50 Mitarbeitende beziehen, bei 15 Personen liegt der Preis höher. Die Beträge sind nicht deckungsgleich im Funktionsumfang: Personalakte, Onboarding-Workflows und Projektzeit sind nur bei MetronHR im genannten Preis enthalten.
Frage 3: Wo liegen die Daten, und wer betreibt sie
Serverstandort und Betreiber sind zwei verschiedene Fragen, und im Markt werden sie regelmäßig zu einer verkürzt. Ein Rechenzentrum in Deutschland entzieht die Daten nicht dem US-Recht: Anbieter mit US-Mutterkonzern unterliegen dem CLOUD Act und der Überwachungsbefugnis nach FISA 702, unabhängig davon, wo die Server stehen.
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Wie belastbar solche Zusagen sind, hat Microsofts Rechtschef in Frankreich am 10. Juni 2025 vor dem französischen Senat unter Eid beantwortet. Auf die Frage, ob französische Daten niemals ohne Zustimmung an US-Behörden gingen, sagte Anton Carniaux: „Non, je ne peux pas le garantir."
Drei Muster finden sich im Vergleich: Standort Deutschland mit deutschem Betreiber, Standort Deutschland mit US-Betreiber, und gar keine Angabe. Das dritte Muster ist häufiger, als man erwartet.
- Deutschland, deutscher Betreiber: MetronHR (Hetzner Online GmbH, Nürnberg und Falkenstein).
- Deutschland, US-Betreiber: Crewmeister (Amazon Web Services, Frankfurt am Main), awork (Microsoft-Server in Deutschland), Clockodo (Microsoft Azure, Frankfurt und Berlin).
- Deutschland, Betreiber nicht benannt: Timebutler (Rechenzentrum bei Frankfurt), timr (Server in Deutschland, ISO 27001), ZEP (mehrere deutsche Rechenzentren), TimeTac (Hauptserver in Deutschland, weitere in der EU).
- EU ohne Landangabe: Papershift („EU-Hosting"), Factorial („in der EU"), Shiftbase („Europäische Server"), Personio (AWS in der EU).
- Außerhalb Deutschlands oder gar nicht benannt: Planday (Microsoft Azure über die irische Microsoft-Gesellschaft), Sage (SageID über AWS Dublin, Systemverwaltung über Azure Dublin), HRworks (AWS Dublin), Kenjo („ISO-27001-zertifizierte Server", ohne Land), askDANTE („unsere Server, in einem Rechenzentrum"), Clockify (überwiegend USA).
Frage 4: Kommt der Monatsabschluss fertig heraus
Wird der Lohn außer Haus gerechnet, entscheidet nicht, ob eine Software Dateien ausgeben kann. Das können alle. Es entscheidet, in welchem Zustand die Zahlen in der Kanzlei ankommen. Rohe Stempelzeiten muss dort jemand zu Sollstunden, Saldo und Zuschlagslage verrechnen, und diese Arbeit wird nach Aufwand abgerechnet.
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Zwei Fragen führen im Gespräch mit der Kanzlei deshalb weiter als jede Formatfrage: Sind Nacht-, Sonn- und Feiertagsstunden nach § 3b EStG getrennt ausgewiesen? Und steht der Monat fest, bevor die Datei das Haus verlässt? Ohne das Erste rechnet die Kanzlei nach, ohne das Zweite prüft sie zweimal.
MetronHR liefert eine Lohndatei für DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt mit den Werten, die der Betrieb wählt: gearbeitete Stunden, Überstunden, Zuschlagsstunden getrennt nach Nacht, Sonntag und Feiertag, dazu Urlaubs- und Krankheitstage, jeweils unter den Lohnarten der Kanzlei. Ohne DATEV geht dieselbe Auswertung als Excel oder CSV hinaus, mit Sollstunden und Saldo. Der Zeitraum lässt sich vorher festschreiben; Korrekturen danach laufen als Änderungsantrag, der entschieden und festgehalten wird.
- Die Lohnübergabe liegt nicht überall im Grundpreis: bei Crewmeister ist die DATEV-Anbindung ein Zusatzmodul ab 0,60 € je Nutzer und Monat, bei TimeTac kosten die zwei DATEV-Datenservices 0,99 € und 0,49 € je Person und Monat, bei Kenjo kostet die Umsetzung 600 € einmalig, und bei Ordio gehört der Export erst zum Pro-Paket (169 € je Standort und Monat).
- Sage rechnet den Lohn selbst ab, statt ihn zu übergeben; das Modul Personalabrechnung kostet ab 39 € im Monat.
- Bei MetronHR gehören der DATEV-Lohnexport und die Monatsübersicht in beide Tarife, Team und Professional, ohne Aufpreis. Die Änderungshistorie der Zeiteinträge liegt im Professional.
Frage 5: App, Terminal und die Leute ohne Schreibtisch
In Handwerk, Pflege, Gastronomie und Handel arbeitet die Mehrheit nicht am Rechner. Dann entscheidet, wie gestempelt wird: mit einer App auf dem eigenen Telefon, an einem Tablet an der Wand oder an fest verbauter Hardware mit Ausweis.
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Eine mobile Website ist etwas anderes als eine App. Timebutler etwa ist für Smartphone und Tablet optimiert, nennt aber keine native App im App Store oder bei Google Play, und genau das taucht in OMR-Bewertungen als Kritik auf. Für Teams am Schreibtisch spielt es keine Rolle, für Außendienst und Baustelle schon.
Beim Terminal unterscheiden sich die Kostenmodelle: TimeTac verkauft eigene Hardware ab 29,90 € im Monat, askDANTE ebenfalls. MetronHR, Crewmeister, clockin, Shiftbase und Ordio nutzen ein vorhandenes Android-Tablet.
Frage 6: Reicht Zeit allein
Die Zeiterfassung ist der Anlass, aber selten der ganze Bedarf. Sobald ein Betrieb einstellt, kommen Verträge, Urlaubsansprüche, Dokumente mit Ablauffristen und der Eintrittsprozess dazu. Wer diese Themen daneben in Ordnern und Tabellen führt, pflegt Stammdaten doppelt.
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Die Anbieter teilen sich hier klar auf: Reine Zeiterfassung (Clockodo, Crewmeister, TimeTac, timr, awork, Clockify, Toggl Track), Zeit plus Personalakte (MetronHR, clockin, Timebutler, askDANTE mit Zusatzoption, Papershift, Ordio), und vollständige HR-Suiten (Personio, HRworks, Kenjo, Factorial, Sage).
Onboarding als Prozess mit Aufgaben, Verantwortlichen und Fristen bieten nur wenige: Personio, HRworks, Kenjo (ab Growth), Factorial, Shiftbase (Add-on HR Pro) und MetronHR. Kundengebundene Stundenpakete mit Erneuerung und Übertrag bietet im ganzen Vergleich nur MetronHR.
Wann MetronHR die Antwort auf die sechs Fragen ist
Aus den sechs Fragen ergeben sich vier Muster, in denen die Antwort dieselbe ist. Steht ein anderer Bedarf im Vordergrund, führt die letzte Zeile zu den Einzelvergleichen, in denen jede Fremdangabe mit Quelle und Abrufdatum steht.
| Wenn im Betrieb … | dann ist die Antwort |
|---|---|
| Personalarbeit und Zeit zusammenlaufen sollen, in Deutschland gehostet | MetronHR: Zeit, Abwesenheiten, Personalakte und Onboarding in zwei Tarifen, bei der Hetzner Online GmbH in Nürnberg und Falkenstein |
| der Nachweis nicht nur gezählt, sondern gegen das Gesetz geprüft werden soll | MetronHR: Höchstarbeitszeit, Ruhezeit und Pausen werden bei jeder Buchung geprüft, ohne Add-on und ohne höheres Paket |
| ohne Diensthandy gestempelt wird | MetronHR: Terminal mit NFC-Karte auf einem vorhandenen Android-Tablet, ohne Hardwarekauf und ohne Biometrie |
| Kunden feste Stundenpakete haben, die erneuert und übertragen werden | MetronHR: kundengebundene Kontingente mit Erneuerung und Übertrag, im ganzen Vergleich der einzige Anbieter mit dieser Funktion |
| ein anderer Bedarf im Vordergrund steht, etwa Lohnabrechnung im eigenen Haus, Recruiting, Fahrtenbuch oder Umsatzsteuerung im Dienstplan | die Einzelvergleiche unter /alternative, mit Preisen, Serverstandort und Betreiber je Anbieter |
Personalarbeit und Zeit zusammenlaufen sollen, in Deutschland gehostet
- dann ist die Antwort
- MetronHR: Zeit, Abwesenheiten, Personalakte und Onboarding in zwei Tarifen, bei der Hetzner Online GmbH in Nürnberg und Falkenstein
der Nachweis nicht nur gezählt, sondern gegen das Gesetz geprüft werden soll
- dann ist die Antwort
- MetronHR: Höchstarbeitszeit, Ruhezeit und Pausen werden bei jeder Buchung geprüft, ohne Add-on und ohne höheres Paket
ohne Diensthandy gestempelt wird
- dann ist die Antwort
- MetronHR: Terminal mit NFC-Karte auf einem vorhandenen Android-Tablet, ohne Hardwarekauf und ohne Biometrie
Kunden feste Stundenpakete haben, die erneuert und übertragen werden
- dann ist die Antwort
- MetronHR: kundengebundene Kontingente mit Erneuerung und Übertrag, im ganzen Vergleich der einzige Anbieter mit dieser Funktion
ein anderer Bedarf im Vordergrund steht, etwa Lohnabrechnung im eigenen Haus, Recruiting, Fahrtenbuch oder Umsatzsteuerung im Dienstplan
- dann ist die Antwort
- die Einzelvergleiche unter /alternative, mit Preisen, Serverstandort und Betreiber je Anbieter
Angaben zu Mitbewerbern stammen von deren öffentlich zugänglichen Seiten und können sich ändern. Das ist keine Rechtsberatung, bei einem konkreten Fall im Betrieb fragst du besser jemanden mit Zulassung.