Zeiterfassungs-Software für KMU: sechs Fragen, 21 Anbieter

Frage 1: Erfüllt die Software die Aufzeichnungspflicht

Die Pflicht besteht seit dem 13. September 2022. An diesem Tag hat das Bundesarbeitsgericht entschieden (Beschluss 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen; abgeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, im Anschluss an das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18).

Die viel zitierte Novelle des Arbeitszeitgesetzes, die eine elektronische Erfassung vorschreiben soll, liegt dagegen bislang nur als Referentenentwurf vor. Wer mit „Pflicht ab 2026" wirbt, verkauft ein Gesetzesvorhaben als geltendes Recht. Die Pflicht gilt schon, unabhängig davon.

Für die Auswahl heißt das: Eine Software muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festhalten, Korrekturen nachvollziehbar dokumentieren und die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes kennen: höchstens acht Stunden werktäglich, ausnahmsweise zehn (§ 3 ArbZG), Pausen ab sechs Stunden (§ 4 ArbZG), elf Stunden Ruhezeit zwischen zwei Schichten (§ 5 ArbZG).

In einigen Branchen kommt § 17 MiLoG dazu: Beginn, Ende und Dauer müssen spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden. Betroffen sind die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereiche, darunter Bau, Gaststätten, Personenbeförderung, Speditionen, Schausteller, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau und Fleischwirtschaft.

• Projektzeit-Werkzeuge wie awork, Clockify und Toggl Track zählen Stunden auf Aufgaben, prüfen aber keine Höchstarbeitszeit, keine Ruhezeit und keine Pausenpflicht.
• Bei Ordio beginnt die gesetzeskonforme Zeiterfassung erst im Plus-Paket, das Starter-Paket enthält sie nicht.
• Bei Shiftbase liegt der Basis-Rechtscheck im Enterprise-Paket, die vollständige Prüfung auf Verstöße kostet als Add-on 0,50 € je Person und Monat.

Frage 2: Was kostet die Software wirklich

Der Einstiegspreis auf der Startseite ist selten der Preis, den der Betrieb zahlt. Fünf Muster tauchen im Markt immer wieder auf, und alle fünf verschieben die Rechnung nach oben.

Ein Beispiel mit gleichem Leistungsumfang macht das greifbar: 15 Personen, ein Standort, Zeiterfassung mit Urlaub und Überstunden, dazu ein Dienstplan.

• Modulpreise: Crewmeister berechnet Zeiterfassung, Urlaubsplaner, Schichtplaner und DATEV-Anbindung einzeln. TimeTac und ZEP ebenso.
• Grundgebühren: TimeTac 19,50 € im Monat je Unternehmen, HRworks 60 € bis 300 €, Planday 25 € ab dem Plus-Tarif, clockin 10 € bei unter fünf Nutzern.
• Pflicht-Support: Papershift führt den Basic-Support für 39 € im Monat als Pflichtbestandteil jedes Pakets, mit einem Jahr Laufzeit.
• Einmalige Gebühren: Kenjo ab 400 € für die Einrichtung und 600 € für die DATEV-Anbindung, MEP24 249 € bis 999 € Aktivierung, HRworks 1.550 € bis 4.480 € Setup, Shiftbase 150 € bis 575 € für begleitetes Onboarding.
• Laufzeiten: Der genannte Preis gilt oft nur bei jährlicher oder zweijähriger Zahlung. Bei clockin liegt der Monatspreis 10 % über dem 24-Monats-Preis, bei Ordio 16 % über dem Jahrespreis.

Frage 3: Wo liegen die Daten, und wer betreibt sie

Serverstandort und Betreiber sind zwei verschiedene Fragen, und im Markt werden sie regelmäßig zu einer verkürzt. Ein Rechenzentrum in Deutschland entzieht die Daten nicht dem US-Recht: Anbieter mit US-Mutterkonzern unterliegen dem CLOUD Act und der Überwachungsbefugnis nach FISA 702, unabhängig davon, wo die Server stehen.

Wie belastbar solche Zusagen sind, hat Microsofts Rechtschef in Frankreich am 10. Juni 2025 vor dem französischen Senat unter Eid beantwortet. Auf die Frage, ob französische Daten niemals ohne Zustimmung an US-Behörden gingen, sagte Anton Carniaux: „Non, je ne peux pas le garantir."

Drei Muster finden sich im Vergleich: Standort Deutschland mit deutschem Betreiber, Standort Deutschland mit US-Betreiber, und gar keine Angabe. Das dritte Muster ist häufiger, als man erwartet.

• Deutschland, deutscher Betreiber: MetronHR (Hetzner Online GmbH, Nürnberg und Falkenstein).
• Deutschland, US-Betreiber: Crewmeister (Amazon Web Services, Frankfurt am Main), awork (Microsoft-Server in Deutschland), Clockodo (Microsoft Azure, Frankfurt und Berlin).
• Deutschland, Betreiber nicht benannt: Timebutler (Rechenzentrum bei Frankfurt), timr (Server in Deutschland, ISO 27001), ZEP (mehrere deutsche Rechenzentren), TimeTac (Hauptserver in Deutschland, weitere in der EU).
• EU ohne Landangabe: Papershift („EU-Hosting"), Factorial („in der EU"), Shiftbase („Europäische Server"), Personio (AWS in der EU).
• Außerhalb Deutschlands oder gar nicht benannt: Planday (Microsoft Azure über die irische Microsoft-Gesellschaft), Sage (SageID über AWS Dublin, Systemverwaltung über Azure Dublin), HRworks (AWS Dublin), Kenjo („ISO-27001-zertifizierte Server", ohne Land), askDANTE („unsere Server, in einem Rechenzentrum"), Clockify (überwiegend USA).

Frage 4: Kommt der Monatsabschluss fertig heraus

Wird der Lohn außer Haus gerechnet, entscheidet nicht, ob eine Software Dateien ausgeben kann. Das können alle. Es entscheidet, in welchem Zustand die Zahlen in der Kanzlei ankommen. Rohe Stempelzeiten muss dort jemand zu Sollstunden, Saldo und Zuschlagslage verrechnen, und diese Arbeit wird nach Aufwand abgerechnet.

Zwei Fragen führen im Gespräch mit der Kanzlei deshalb weiter als jede Formatfrage: Sind Nacht-, Sonn- und Feiertagsstunden nach § 3b EStG getrennt ausgewiesen? Und steht der Monat fest, bevor die Datei das Haus verlässt? Ohne das Erste rechnet die Kanzlei nach, ohne das Zweite prüft sie zweimal.

MetronHR liefert je Person eine Monatsübersicht als Excel oder CSV: Sollstunden aus dem hinterlegten Arbeitszeitmodell, erfasste Stunden, Saldo, Zuschlagsstunden getrennt nach Nacht, Sonntag und Feiertag, dazu Urlaubs- und Krankheitstage. Der Zeitraum lässt sich vorher festschreiben; Korrekturen danach laufen als Änderungsantrag, der entschieden und festgehalten wird.

• Die Lohnübergabe liegt nicht überall im Grundpreis: bei Crewmeister ist die DATEV-Anbindung ein Zusatzmodul ab 0,60 € je Nutzer und Monat, bei Kenjo kostet die Umsetzung 600 € einmalig, bei Ordio gehört der Export erst zum Pro-Paket (169 € je Standort und Monat), bei Papershift erst zum Professional-Paket (9 € je Person), bei ZEP wird die Schnittstelle im Preisrechner zugebucht.
• Sage rechnet den Lohn selbst ab, statt ihn zu übergeben; das Modul Personalabrechnung kostet ab 39 € im Monat.
• Bei MetronHR gehört die Monatsübersicht in beide Tarife, Team und Professional. Die Änderungshistorie der Zeiteinträge liegt im Professional.

Frage 5: App, Terminal und die Leute ohne Schreibtisch

In Handwerk, Pflege, Gastronomie und Handel arbeitet die Mehrheit nicht am Rechner. Dann entscheidet, wie gestempelt wird: mit einer App auf dem eigenen Telefon, an einem Tablet an der Wand oder an fest verbauter Hardware mit Ausweis.

Eine mobile Website ist etwas anderes als eine App. Timebutler etwa ist für Smartphone und Tablet optimiert, nennt aber keine native App im App Store oder bei Google Play, und genau das taucht in OMR-Bewertungen als Kritik auf. Für Teams am Schreibtisch spielt es keine Rolle, für Außendienst und Baustelle schon.

Beim Terminal unterscheiden sich die Kostenmodelle: TimeTac verkauft eigene Hardware ab 29,90 € im Monat, askDANTE ebenfalls. MetronHR, Crewmeister, clockin, Shiftbase und Ordio nutzen ein vorhandenes Android-Tablet.

Frage 6: Reicht Zeit allein

Die Zeiterfassung ist der Anlass, aber selten der ganze Bedarf. Sobald ein Betrieb einstellt, kommen Verträge, Urlaubsansprüche, Dokumente mit Ablauffristen und der Eintrittsprozess dazu. Wer diese Themen daneben in Ordnern und Tabellen führt, pflegt Stammdaten doppelt.

Die Anbieter teilen sich hier klar auf: Reine Zeiterfassung (Clockodo, Crewmeister, TimeTac, timr, awork, Clockify, Toggl Track), Zeit plus Personalakte (clockin, Timebutler, askDANTE mit Zusatzoption, Papershift, Ordio), und vollständige HR-Suiten (Personio, HRworks, Kenjo, Factorial, Sage, MetronHR).

Onboarding als Prozess mit Aufgaben, Verantwortlichen und Fristen bieten nur wenige: Personio, HRworks, Kenjo (ab Growth), Factorial, Shiftbase (Add-on HR Pro) und MetronHR. Kundengebundene Stundenpakete mit Erneuerung und Übertrag bietet im ganzen Vergleich nur MetronHR.

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• Was MetronHR kostet

Wann MetronHR die Antwort auf die sechs Fragen ist

Aus den sechs Fragen ergeben sich vier Muster, in denen die Antwort dieselbe ist. Steht ein anderer Bedarf im Vordergrund, führt die letzte Zeile zu den Einzelvergleichen, in denen jede Fremdangabe mit Quelle und Abrufdatum steht.

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