Retainer, die nicht am Monatsende überraschen
Feste Stundenpakete je Kunde sind das Geschäftsmodell, und der häufigste Verlustbringer. MetronHR zeigt den Verbrauch je Retainer, während der Monat läuft.
Keine Kreditkarte erforderlich · Monatlich kündbar
- Stundenpakete je Kunde mit laufendem Verbrauch
- Ungenutzte Stunden automatisch übertragen
- Zeiten je Kunde, Projekt und Aufgabe abrechenbar
Kurz gesagtAgenturen müssen wie jeder Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit erfassen, das folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG und dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022. Wirtschaftlich zählt dazu der Verbrauch der Retainer. MetronHR bucht jede Zeit auf Kunde, Projekt und Aufgabe, zieht sie im Professional-Tarif direkt vom Kundenkontingent ab und zeigt den Stand, solange der Monat läuft.
- Made in GermanyEntwickelt und gehostet in Deutschland
- Zertifiziertes RechenzentrumISO 27001, Standort Deutschland
- Web, App und TerminalBrowser, iPhone, Android, Mac, Windows
- DSGVO-konformServer in Nürnberg und Falkenstein
Pflichten im Überblick
Die wichtigsten Pflichten und wie sie im Alltag erfüllt werden
| Pflicht | Fundstelle | Mit Zettel oder Excel | Mit MetronHR |
|---|---|---|---|
| Gesamte Arbeitszeit erfassen | § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, BAG 1 ABR 22/21 | nur abrechenbare Stunden landen in der Tabelle | jede Zeit gebucht, auch die zwanzig Minuten zwischendurch |
| Arbeitszeit über 8 Std. aufzeichnen, 2 Jahre aufbewahren | § 16 Abs. 2 ArbZG | Ordner im Büro | gespeichert, solange das Konto besteht |
| Auftragsverarbeitung nachweisen | Art. 28 DSGVO | Nachweise je Werkzeug selbst zusammensuchen | AVV, Server in Deutschland, Trust Center |
Gesamte Arbeitszeit erfassen
- Fundstelle
- § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, BAG 1 ABR 22/21
- Mit Zettel oder Excel
- nur abrechenbare Stunden landen in der Tabelle
- Mit MetronHR
- jede Zeit gebucht, auch die zwanzig Minuten zwischendurch
Arbeitszeit über 8 Std. aufzeichnen, 2 Jahre aufbewahren
- Fundstelle
- § 16 Abs. 2 ArbZG
- Mit Zettel oder Excel
- Ordner im Büro
- Mit MetronHR
- gespeichert, solange das Konto besteht
Auftragsverarbeitung nachweisen
- Fundstelle
- Art. 28 DSGVO
- Mit Zettel oder Excel
- Nachweise je Werkzeug selbst zusammensuchen
- Mit MetronHR
- AVV, Server in Deutschland, Trust Center
Ausführlich mit Beispielen: Zeiterfassung in der Agentur: was trotz Vertrauensarbeitszeit gilt
Stand: November 2026. Das ist keine Rechtsberatung, bei einem konkreten Fall im Betrieb fragst du besser jemanden mit Zulassung.
Der Retainer ist aufgebraucht, bevor du es merkst
Agenturen verkaufen Stundenpakete, arbeiten aber in Tickets und Slack-Nachrichten. Zwischen verkauftem und geleistetem Aufwand liegt der Deckungsbeitrag, und der wird oft erst nach dem Monat sichtbar.
- Problem
Verbrauch wird nachgerechnet, nicht verfolgt
Am Monatsende zusammenzählen heißt: Nacharbeit ist längst geleistet und nicht mehr verhandelbar.
- Problem
Ungenutzte Stunden verfallen still
Ohne Übertrag ist unklar, ob dem Kunden noch Stunden zustehen, das kostet Vertrauen oder Umsatz.
- Problem
Kleinaufwand landet nirgends
Zwanzig Minuten Korrektur zwischen zwei Terminen werden nicht gebucht und damit nie abgerechnet.
Stundenpakete, die sich selbst fortschreiben
Lege je Kunde ein Kontingent an, wähle den Zeitraum und ob ungenutzte Stunden übertragen werden. Jede Buchung zieht davon ab, du siehst den Stand, solange du noch reagieren kannst.
Verbrauch je Retainer jederzeit sichtbarFür jeden Kunden ist erkennbar, wie viel des Pakets verbraucht ist und was übertragen wurde.
Vom Retainer zur Rechnung
Drei Schritte, die verkaufte und geleistete Stunden zusammenbringen.
Stundenpaket je Kunde anlegen
Kunde, Stundenzahl und Zeitraum festlegen, monatlich, quartalsweise oder jährlich. Dazu die Regel, ob ungenutzte Stunden übertragen werden.
Der Retainer ist im System, nicht nur im Vertrag.
Kontingent anlegen Paket in wenigen Feldern
Stunden, Laufzeit und Leistung. Ändere die Stunden, der Schnitt je Monat rechnet mit.
Ab sofort buchbar
Nach dem Anlegen bucht das Team gegen das Paket, der Verbrauch läuft mit.
Kontingent anlegenTierklinik NordStunden20:00hGültig1.11. bis 31.12.LeistungWartungIm Schnitt je Monat10:00hTierklinik Nordneu angelegt0:00hZeiten buchen, Paket zieht ab
Jede Buchung geht auf Kunde, Projekt und Aufgabe und zieht direkt vom Kontingent ab. Auch die zwanzig Minuten zwischendurch.
Der Stand stimmt, ohne dass jemand nachrechnet.
Buchungen fließen ins Kontingent VerbrauchKanzlei Ruhr · Paket 40:00hTag Leistung Person Stunden 02.10. Netzwerk-Umbau Tobias K. 6:00h 09.10. Netzwerk-Umbau Tobias K. 8:30h 14.10. Netzwerk-Umbau Tobias K. 8:00h 16.10. Fernwartung Mara W. 1:00h 21.10. Netzwerk-Umbau Tobias K. 8:00h Summe 31:30h Rest im Paket+8:30hStand prüfen und abrechnen
Verbrauch je Kunde im Blick, Erneuerung läuft automatisch zum Periodenwechsel. Für die Rechnung exportierst du die Stunden als Excel oder CSV.
Nachverkauf wird zum Gespräch, nicht zur Diskussion.
Status je Kunde Praxis Dr. LindnerPaket 20:00h seit 1. SeptemberVerbraucht94 %18:45hÜbrig+1:15hMehr als 80 % verbraucht, Zeit für das nächste Paket.
Angebot neues Paket, 20:00hAufgabe angelegtoffen
Was Agenturen von einer Zeiterfassung brauchen
Retainer, Projektaufwand und Auslastung, ohne Tabellen-Bastelei.
- Projekte
Stundenpakete je Kunde
Kontingente mit Zeitraum, Verbrauchsanzeige und automatischer Erneuerung.
Ungenutzte Stunden können in die nächste Periode übertragen werden.
- Zeit
Kunde, Projekt und Aufgabe je Buchung
Aufwand ist bis zur Aufgabe herunter zuordenbar.
Grundlage für Nachkalkulation und ehrliche Angebote.
- Abrechnung
Abrechenbar von intern getrennt
Neugeschäft, interne Abstimmung und Kundenarbeit sauber auseinandergehalten.
Interne Zeiten buchst du ohne Kunden, sie zählen zur Arbeitszeit, nicht zum Retainer.
- Berichte
Auslastung je Mitarbeiter
Soll, Ist und Differenz mit Tagesaufstellung.
Zeigt, wer über Plan läuft, bevor Überstunden auflaufen.
- Team
Wer arbeitet gerade woran
Anwesenheit und laufende Buchungen des Teams auf einer Seite.
Hilft bei kurzfristiger Umplanung, wenn ein Kunde nachschiebt.
- Apps
Buchen zwischen zwei Terminen
iOS und Android, auch unterwegs vor dem Kundentermin.
Im Zug oder beim Kunden ohne Netz erfassbar, Übertragung läuft danach.
- Sicherheit
Kundendaten in Deutschland
Server in Deutschland, verschlüsselt, DSGVO-konform.
Relevant, wenn deine Kunden selbst Auftragsverarbeitung prüfen.
- Einfachheit
Ohne Rollout, ohne Schulung
Läuft im Browser und als App, ohne Rollout durch eine IT.
Freelancer per E-Mail einladen und wieder deaktivieren.
Für Inhaber, Projektsteuerung und Team
Vier Rollen, vier Gründe, vom Retainer bis zur Lohnabrechnung.
- Agenturinhaber
Weiß, welcher Kunde sich trägt
- Der größte Kunde fühlt sich profitabel an, belegen lässt es sich nicht.
- Stunden je Kunde gegen das verkaufte Paket, mit Verbrauch und Übertrag.
- Projektmanager
Sieht Nachverkauf, bevor es unangenehm wird
- Das Paket ist am 20. leer, die Anfragen kommen weiter.
- Verbrauch je Retainer im laufenden Monat, Zeit für ein sachliches Gespräch.
- Kreativteam
Bucht ohne Reibung
- Zeiterfassung fühlt sich wie Kontrolle an und wird deshalb vermieden.
- Kunde und Aufgabe auswählen, fertig, am Rechner oder am Handy.
- Steuerberater
Bekommt Stunden ohne Nachfragen
- Zeiten aus drei Tools, die vor der Abrechnung erst zusammengeführt werden.
- Eine Datei je Monat, aufgeschlüsselt nach Kunde und Mitarbeiter.
Kundendaten, die deine Kunden prüfen dürfen
Agenturen verarbeiten Daten für ihre Auftraggeber, und werden deshalb selbst geprüft. MetronHR läuft in Deutschland und liefert die Nachweise, die dabei gefragt werden.
- Server in Nürnberg und Falkenstein, die Daten deiner Auftraggeber bleiben in Deutschland
- Verschlüsselte Übertragung und Speicherung, DSGVO-konform dokumentiert
- Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive, der Nachweis, den Kunden im Onboarding verlangen
- Rollen steuern den Zugriff: nicht jeder im Team sieht jeden Kunden
Server in Deutschland, betrieben von der AMNAU GmbH in Hannover
Häufige Fragen aus Agenturen
Retainer, Übertrag und Abrechnung, kurz beantwortet.
Steht deine Frage nicht dabei? Schritt für Schritt erklärt ist die Bedienung im Hilfezentrum.
Schreib uns eine NachrichtWie führe ich einen Retainer über mehrere Monate?
Du legst je Kunde ein Stundenkontingent mit Zeitraum an, monatlich, quartalsweise oder jährlich. Jede Buchung zieht davon ab, und zum Periodenwechsel erneuert sich das Paket automatisch. Du siehst den Verbrauch, während der Monat läuft.
Was passiert mit Stunden, die ein Kunde nicht verbraucht?
Beim Anlegen des Kontingents legst du fest, ob ungenutzte Stunden in die nächste Periode übertragen werden. So ist jederzeit belegbar, wie viel dem Kunden noch zusteht, ohne Nebenrechnung in Excel.
Kann ich abrechenbare von internen Stunden trennen?
Ja. Buchungen mit Kunden gehen auf dessen Kontingent, interne Zeiten wie Neugeschäft oder Teamabstimmung buchst du ohne Kunden. Beide zählen zur Arbeitszeit, aber nur die Kundenzeiten belasten den Retainer.
Warnt MetronHR, wenn ein Kontingent knapp wird?
Es gibt keine automatische Benachrichtigung. MetronHR zeigt den Verbrauch je Kontingent mit Status, aktiv oder aufgebraucht, in der Übersicht. Der Blick darauf ersetzt die Nachrechnung, aber du wirst nicht per E-Mail geweckt.
Wie bekommen Freelancer Zugang, ohne alles zu sehen?
Freelancer werden wie Mitarbeiter per E-Mail eingeladen und sehen standardmäßig nur ihre eigenen Zeiten. Über Rollen und Abteilungen steuerst du, welche Kunden und Projekte darüber hinaus sichtbar sind, und deaktivierst den Zugang nach dem Projekt.
In welchem Tarif sind Kontingente enthalten?
Kunden-Kontingente und Projekt-Budgets gehören zum Professional-Tarif für 10 € pro Nutzer und Monat. Zeiterfassung mit Kunden- und Projektzuordnung, Abwesenheiten, Überstunden und Excel-/CSV-Export sind bereits im Team-Tarif für 5 € enthalten.
Retainer-Verbrauch sehen, während der Monat läuft?
MetronHR 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Team-Tarif ab 5 € pro Nutzer und Monat.
- Keine Kreditkarte erforderlich
- Schnell startklar
- Monatlich kündbar
- Voller Zugriff auf alle Funktionen