Retainer, die nicht am Monatsende überraschen
Feste Stundenpakete je Kunde sind das Geschäftsmodell – und der häufigste Verlustbringer. MetronHR zeigt den Verbrauch je Retainer, während der Monat läuft.
- Stundenpakete je Kunde mit laufendem Verbrauch
- Ungenutzte Stunden automatisch übertragen
- Zeiten je Kunde, Projekt und Aufgabe abrechenbar
Der Retainer ist aufgebraucht, bevor du es merkst
Agenturen verkaufen Stundenpakete, arbeiten aber in Tickets und Slack-Nachrichten. Zwischen verkauftem und geleistetem Aufwand liegt der Deckungsbeitrag – und der wird oft erst nach dem Monat sichtbar.
Verbrauch wird nachgerechnet, nicht verfolgt
Am Monatsende zusammenzählen heißt: Nacharbeit ist längst geleistet und nicht mehr verhandelbar.
Ungenutzte Stunden verfallen still
Ohne Übertrag ist unklar, ob dem Kunden noch Stunden zustehen – das kostet Vertrauen oder Umsatz.
Kleinaufwand landet nirgends
Zwanzig Minuten Korrektur zwischen zwei Terminen werden nicht gebucht und damit nie abgerechnet.
Stundenpakete, die sich selbst fortschreiben
Lege je Kunde ein Kontingent an, wähle den Zeitraum und ob ungenutzte Stunden übertragen werden. Jede Buchung zieht davon ab – du siehst den Stand, solange du noch reagieren kannst.
Verbrauch je Retainer jederzeit sichtbar
Für jeden Kunden ist erkennbar, wie viel des Pakets verbraucht ist und was übertragen wurde.
Vom Retainer zur Rechnung
Drei Schritte, die verkaufte und geleistete Stunden zusammenbringen.
Schritt 1
Stundenpaket je Kunde anlegen
Kunde, Stundenzahl und Zeitraum festlegen – monatlich, quartalsweise oder jährlich. Dazu die Regel, ob ungenutzte Stunden übertragen werden.
Schritt 2
Zeiten buchen, Paket zieht ab
Jede Buchung geht auf Kunde, Projekt und Aufgabe und zieht direkt vom Kontingent ab. Auch die zwanzig Minuten zwischendurch.
Schritt 3
Stand prüfen und abrechnen
Verbrauch je Kunde im Blick, Erneuerung läuft automatisch zum Periodenwechsel. Für die Rechnung exportierst du die Stunden als Excel oder CSV.
Was Agenturen von einer Zeiterfassung brauchen
Retainer, Projektaufwand und Auslastung – ohne Tabellen-Bastelei.
Stundenpakete je Kunde
Kontingente mit Zeitraum, Verbrauchsanzeige und automatischer Erneuerung.
Ungenutzte Stunden können in die nächste Periode übertragen werden.
Kunde, Projekt und Aufgabe je Buchung
Aufwand ist bis zur Aufgabe herunter zuordenbar.
Grundlage für Nachkalkulation und ehrliche Angebote.
Abrechenbar von intern getrennt
Neugeschäft, interne Abstimmung und Kundenarbeit sauber auseinandergehalten.
Interne Zeiten buchst du ohne Kunden – sie zählen zur Arbeitszeit, nicht zum Retainer.
Auslastung je Mitarbeiter
Soll, Ist und Differenz mit Tagesaufstellung.
Zeigt, wer über Plan läuft, bevor Überstunden auflaufen.
Wer arbeitet gerade woran
Anwesenheit und laufende Buchungen des Teams auf einer Seite.
Hilft bei kurzfristiger Umplanung, wenn ein Kunde nachschiebt.
Buchen zwischen zwei Terminen
iOS und Android – auch unterwegs vor dem Kundentermin.
Im Zug oder beim Kunden ohne Netz erfassbar, Übertragung läuft danach.
Kundendaten in Deutschland
Server in Deutschland, verschlüsselt, DSGVO-konform.
Relevant, wenn deine Kunden selbst Auftragsverarbeitung prüfen.
Ohne Rollout, ohne Schulung
Läuft im Browser und als App, ohne Rollout durch eine IT.
Freelancer per E-Mail einladen und wieder deaktivieren.
Für Inhaber, Projektsteuerung und Team
Vier Rollen, vier Gründe – vom Retainer bis zur Lohnabrechnung.
Weiß, welcher Kunde sich trägt
Der größte Kunde fühlt sich profitabel an – belegen lässt es sich nicht.
Stunden je Kunde gegen das verkaufte Paket, mit Verbrauch und Übertrag.
Sieht Nachverkauf, bevor es unangenehm wird
Das Paket ist am 20. leer, die Anfragen kommen weiter.
Verbrauch je Retainer im laufenden Monat – Zeit für ein sachliches Gespräch.
Bucht ohne Reibung
Zeiterfassung fühlt sich wie Kontrolle an und wird deshalb vermieden.
Kunde und Aufgabe auswählen, fertig – am Rechner oder am Handy.
Bekommt Stunden ohne Nachfragen
Zeiten aus drei Tools, die vor der Abrechnung erst zusammengeführt werden.
Eine Datei je Monat, aufgeschlüsselt nach Kunde und Mitarbeiter.
Kundendaten, die deine Kunden prüfen dürfen
Agenturen verarbeiten Daten für ihre Auftraggeber – und werden deshalb selbst geprüft. MetronHR läuft in Deutschland und liefert die Nachweise, die dabei gefragt werden.
- Server in Nürnberg und Falkenstein – die Daten deiner Auftraggeber bleiben in Deutschland
- Verschlüsselte Übertragung und Speicherung, DSGVO-konform dokumentiert
- Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive – der Nachweis, den Kunden im Onboarding verlangen
- Rollen steuern den Zugriff: nicht jeder im Team sieht jeden Kunden
Trust Center
AVV und Verzeichnis inklusive
Häufige Fragen aus Agenturen
Retainer, Übertrag und Abrechnung – kurz beantwortet.
Du legst je Kunde ein Stundenkontingent mit Zeitraum an – monatlich, quartalsweise oder jährlich. Jede Buchung zieht davon ab, und zum Periodenwechsel erneuert sich das Paket automatisch. Du siehst den Verbrauch, während der Monat läuft.
Beim Anlegen des Kontingents legst du fest, ob ungenutzte Stunden in die nächste Periode übertragen werden. So ist jederzeit belegbar, wie viel dem Kunden noch zusteht – ohne Nebenrechnung in Excel.
Ja. Buchungen mit Kunden gehen auf dessen Kontingent, interne Zeiten wie Neugeschäft oder Teamabstimmung buchst du ohne Kunden. Beide zählen zur Arbeitszeit, aber nur die Kundenzeiten belasten den Retainer.
Es gibt keine automatische Benachrichtigung. MetronHR zeigt den Verbrauch je Kontingent mit Status – aktiv oder aufgebraucht – in der Übersicht. Der Blick darauf ersetzt die Nachrechnung, aber du wirst nicht per E-Mail geweckt.
Freelancer werden wie Mitarbeiter per E-Mail eingeladen und sehen standardmäßig nur ihre eigenen Zeiten. Über Rollen und Abteilungen steuerst du, welche Kunden und Projekte darüber hinaus sichtbar sind, und deaktivierst den Zugang nach dem Projekt.
Kunden-Kontingente und Projekt-Budgets gehören zum Professional-Tarif für 10 € pro Nutzer und Monat. Zeiterfassung mit Kunden- und Projektzuordnung, Abwesenheiten, Überstunden und Excel-/CSV-Export sind bereits im Team-Tarif für 5 € enthalten.
Retainer-Verbrauch sehen, während der Monat läuft?
MetronHR 14 Tage kostenlos testen – ohne Kreditkarte. Team-Tarif ab 5 € pro Nutzer und Monat.
Fragen zu Kontingenten und Übertrag? Schreib uns – Antwort in 24 Stunden.