Kunden-Kontingent-Tracker als kostenlose Excel-Vorlage
Stundenpakete pro Kunde im Blick: Verbrauch, Roll-over und Restbestand pro Monat, ideal für Retainer-Modelle bei Agenturen, IT-Dienstleistern und Kanzleien.
- Ohne Anmeldung
- Kein Newsletter
- Frei verwendbar
Was steckt in der Vorlage?
Sofort einsetzbar, mit Formeln, Beispieldaten und einer Legende.
- Pro Kunde ein Block mit monatlichem Stundenkontingent
- Spalten für gebuchte Stunden, verbrauchte Stunden, Restbestand
- Roll-over ungenutzter Stunden in den Folgemonat
- Übersicht aller Kunden auf einem Dashboard-Sheet
- Schwellwert-Warnung farblich, wenn 80 % verbraucht sind
Wann passt die Vorlage?
Ideal als Übergangslösung oder für kleine Teams, mit klaren Grenzen.
- Agenturen mit Monats- oder Quartals-Retainern
- IT-Dienstleister mit Wartungspaketen
- Steuerkanzleien und Berater mit Mandanten-Kontingenten
Retainer pflegen kostet Zeit. Genau diese Zeit verkaufst du.
Bei drei Kunden funktioniert der Excel-Tracker. Ab zehn Kunden mit unterschiedlichen Vertragsmodellen, Roll-over-Regeln und Stundensätzen wird die Pflege zur eigenen Position auf der Rechnung. MetronHR verknüpft die Zeiterfassung deines Teams direkt mit dem Kunden-Kontingent: Verbrauch live, Auto-Renewal monatlich, Rechnung vorbereitet.
| Excel-Vorlage | MetronHR | |
|---|---|---|
| Pflege | Manuelle Pflege | Automatische Berechnungen |
| Freigaben | Keine Workflows | Genehmigungs-Workflow |
| Erinnerungen | Keine Erinnerungen | Erinnerungen |
| Team | Pro Mitarbeiter neu kopieren | Eine zentrale Quelle für das ganze Team |
Häufige Fragen
Antworten zur Nutzung und zu rechtlichen Aspekten.
Steht deine Frage nicht dabei? Schritt für Schritt erklärt ist die Bedienung im Hilfezentrum.
Schreib uns eine NachrichtWas ist ein „Kontingent" oder „Retainer"?
Ein vertraglich vereinbartes Stundenpaket pro Periode (z. B. 20 Stunden pro Monat) zu einem festen Preis. Die Stunden werden über den Monat verbraucht; ungenutzte Stunden werden je nach Vertrag erstattet, übertragen (Roll-over) oder verfallen.
Funktioniert die Vorlage für unterschiedliche Vertragsperioden?
Ja. Die Spalten sind monatsweise organisiert. Für Quartalskontingente trägst du die Vertragsstunden im jeweils ersten Monat des Quartals ein und nutzt das Roll-over-Feld für die Folgemonate.
Wie behalte ich bei vielen Kunden den Überblick?
Das beigelegte Dashboard-Sheet aggregiert alle Kunden in einer Übersicht: aktueller Verbrauch in %, Schwellwert-Markierungen, fällige Erneuerungen. In MetronHR siehst du den Verbrauch je Kontingent live, ohne Excel-Pflege.
Welche Wettbewerber bieten Kontingent-Verwaltung an?
Reine Zeiterfassung wie Clockodo arbeitet mit Projekt-Budgets, nicht mit kundengebundenen Kontingenten mit Roll-over. Klassische HR-Suiten wie HRworks, Personio oder absence.io bilden kundengebundene Stundenpakete mit Roll-over nach unseren Recherchen (Stand 06/2026) nicht ab. MetronHR bildet das Retainer-Modell out of the box ab.
Vorlagen sind ein Start. MetronHR ist die Antwort.
Wenn Excel im Team an Grenzen kommt, übernimmt MetronHR den Prozess. 14 Tage kostenlos testen.
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