Zeiterfassung in der Agentur: was trotz Vertrauensarbeitszeit gilt

Die Grenzen in der Agentur

Agenturen haben im Arbeitszeitgesetz keine eigene Ausnahme. Es gelten die allgemeinen Grenzen, und weil Agenturen nicht in der Liste des § 2a SchwarzArbG stehen, folgt die Aufzeichnung aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 und aus § 16 Abs. 2 ArbZG, für Minijobber zusätzlich aus § 17 MiLoG.

Vertrauensarbeitszeit heißt nicht: keine Erfassung

Vertrauensarbeitszeit regelt, wann jemand arbeitet, nicht ob die Zeit festgehalten wird. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit grundsätzlich erfassen, die Pflicht leitet das Gericht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ab. Eine Form ist heute nicht vorgeschrieben, die Erfassung darf auch den Beschäftigten selbst übertragen werden. Der Arbeitgeber bleibt dafür verantwortlich, dass sie stattfindet.

Eine Pflicht zur elektronischen Erfassung gibt es heute nicht. Sie steht in einem Referentenentwurf vom 18. Juni 2026: tägliche Aufzeichnung am selben Tag, Übergangsfristen von zwei Jahren unter 250 und fünf Jahren unter 50 Beschäftigten, Kleinstbetriebe bis zehn Beschäftigte dauerhaft befreit. Bis daraus ein Gesetz wird, ist es ein Entwurf.

Pitch-Woche und Ruhezeit

Die Pitch-Präsentation am Donnerstag um 9 Uhr und die letzte Korrekturschleife am Mittwoch bis 1 Uhr nachts vertragen sich nicht: Zwischen zwei Arbeitstagen liegen elf Stunden Ruhezeit, der nächste Arbeitsbeginn wäre 12 Uhr (§ 5 Abs. 1 ArbZG). Und wer über 1 Uhr hinaus arbeitet, leistet Nachtarbeit, weil dann mehr als zwei Stunden zwischen 23 und 6 Uhr liegen (§ 2 Abs. 3 und 4 ArbZG).

Zehn Stunden am Tag sind möglich, solange der Schnitt über sechs Monate oder 24 Wochen bei acht Stunden je Werktag bleibt. Wer die Mehrarbeit der Pitch-Wochen nicht laufend zählt, kann diesen Schnitt später nicht belegen. Nach der Arbeitszeitrechnung des IAB leisteten Beschäftigte 2025 im Durchschnitt 11,6 bezahlte und 15,6 unbezahlte Überstunden je Person und Jahr, über alle Branchen.

Der Sonntag vor der Deadline

An Sonn- und Feiertagen dürfen Arbeitnehmer grundsätzlich nicht beschäftigt werden (§ 9 ArbZG), und Agenturen stehen nicht in der Liste der Ausnahmen des § 10 ArbZG. Das gilt auch im Homeoffice: Bittet die Agentur um eine Korrektur am Sonntag, beschäftigt sie an einem Sonntag. Eine Ausnahme ist nur in außergewöhnlichen Fällen nach § 14 ArbZG oder mit einer Bewilligung der Aufsichtsbehörde möglich, ein Kundentermin am Montag ist keiner.

Freelancer und Kundenzeit

Viele Agenturen arbeiten mit Freien. Wer feste Zeiten, feste Plätze im Team und Weisungen zu Inhalt und Ablauf hat, ist nach § 7 Abs. 1 SGB IV Beschäftigter, egal was im Vertrag steht. Für diese Person gelten dann auch Arbeitszeitgesetz und Erfassung. Die Statusfeststellung nach § 7a SGB IV klärt das vorher.

Und noch eine Trennung ist wichtig: Abrechenbare Kundenzeit ist nicht dasselbe wie Arbeitszeit. Interne Abstimmungen, Pitch-Vorbereitung und Weiterbildung sind Arbeitszeit, aber keine Kundenzeit. Wer nur die Stunden auf Kundenprojekten erfasst, hat weder die Arbeitszeit vollständig noch einen ehrlichen Blick auf die Marge.

Arbeitszeit und Kundenzeit in einem Schritt

In MetronHR stempeln Teams im Browser, in der Desktop-App für Windows und macOS oder per App. Jede Zeit lässt sich auf Kunde, Projekt und Leistung buchen, minutengenau und ohne Rundung. Interne Zeit bleibt Arbeitszeit, auch wenn sie keinem Kunden zugeordnet ist, und Überstunden laufen auf das Stundenkonto.

Im Professional-Tarif zieht MetronHR gebuchte Zeit direkt vom Kundenkontingent ab, sodass der Stand eines Retainers sichtbar ist, solange der Monat läuft. Am Monatsende stehen die Stunden je Person in der Excel-Monatsübersicht und in der Lohndatei für DATEV.