Elektronische Zeiterfassung: was zulässig ist und was passt
Erfasst werden muss seit dem 13. September 2022, elektronisch muss es nicht sein. Das Arbeitszeitgesetz schreibt keine Form vor, eine Liste auf Papier erfüllt die Pflicht. Elektronisch wird dort gewählt, wo Sammeln, Rechnen und Prüfen sonst von Hand passieren.
- Minutengenau, ohne Rundung
- App, Browser und Terminal im selben Betrieb
- Prüfung gegen Höchstarbeitszeit, Ruhezeit und Pause beim Eintragen
Zuletzt geprüft am4. September 2026
Erst die Pflicht, dann die Form
Die beiden Fragen werden häufig vermengt, und daraus entsteht die verbreitete Fehlannahme, elektronische Erfassung sei ab einem bestimmten Datum vorgeschrieben. Sie ist es nicht.
Die Pflicht selbst folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, so ausgelegt vom Bundesarbeitsgericht am 13.09.2022 (1 ABR 22/21). Sie kennt keine Ausnahme nach Betriebsgröße und keine Formvorschrift. Die elektronische Form als Regelfall steht im Referentenentwurf des BMAS vom 18.06.2026, der weder vom Kabinett beschlossen noch im Parlament behandelt wurde.
Wer heute elektronisch erfasst, tut das also aus praktischen Gründen, nicht auf Anordnung. Das ändert nichts daran, dass die Gründe gut sind.
Die Formen und was sie im Alltag bedeuten
Zulässig sind sie alle, solange Beginn, Ende und Dauer vollständig festgehalten werden. Der Unterschied liegt im Aufwand danach und in dem, was sich nachträglich unbemerkt ändern lässt.
Sechs Formen der Erfassung, gemessen an drei Fragen
| Form | Aufwand im Monat | Nachträglich änderbar | Prüft mit |
|---|---|---|---|
| Zettel und Stundenzettel | einsammeln, addieren, abtippen | ja, unbemerkt | nein |
| Excel-Datei je Person | einsammeln, prüfen, zusammenführen | ja, unbemerkt | nein |
| Stechuhr mit Papierkarte | Karten auslesen und übertragen | nur die Übertragung | nein |
| Browser am Arbeitsplatz | keiner, die Auswertung steht bereit | nur dokumentiert | ja |
| App auf dem Telefon | keiner | nur dokumentiert | ja |
| Terminal mit Karte | keiner, das Gerät hängt an der Wand | nur dokumentiert | ja |
Zettel und Stundenzettel
- Aufwand im Monat
- einsammeln, addieren, abtippen
- Nachträglich änderbar
- ja, unbemerkt
- Prüft mit
- nein
Excel-Datei je Person
- Aufwand im Monat
- einsammeln, prüfen, zusammenführen
- Nachträglich änderbar
- ja, unbemerkt
- Prüft mit
- nein
Stechuhr mit Papierkarte
- Aufwand im Monat
- Karten auslesen und übertragen
- Nachträglich änderbar
- nur die Übertragung
- Prüft mit
- nein
Browser am Arbeitsplatz
- Aufwand im Monat
- keiner, die Auswertung steht bereit
- Nachträglich änderbar
- nur dokumentiert
- Prüft mit
- ja
App auf dem Telefon
- Aufwand im Monat
- keiner
- Nachträglich änderbar
- nur dokumentiert
- Prüft mit
- ja
Terminal mit Karte
- Aufwand im Monat
- keiner, das Gerät hängt an der Wand
- Nachträglich änderbar
- nur dokumentiert
- Prüft mit
- ja
Die Spalte „prüft mit" meint die automatische Kontrolle gegen Höchstarbeitszeit, Ruhezeit und Pausenpflicht des Arbeitszeitgesetzes. Bei MetronHR passiert sie beim Eintragen, nicht erst in der Auswertung.
Woran die Wahl in der Praxis hängt
Nicht an der Technik, sondern daran, wo gearbeitet wird. Ein Betrieb mit Rechnern an jedem Platz braucht kein Gerät an der Wand, eine Küche braucht genau das.
Die drei Wege lassen sich mischen, und sie schreiben in dasselbe Zeitkonto. Wer das prüft, bevor er sich entscheidet, spart die zweite Anschaffung.
- Arbeit am Rechner: Browser, ohne Zusatzgerät.
- Wechselnde Einsatzorte: App für iOS und Android, freiwillig auch auf dem privaten Gerät.
- Feste Betriebsstätte ohne Rechner: Terminal mit Karte, ohne persönliches Gerät.
- Gemischte Teams: alle drei nebeneinander, ohne Aufpreis je Weg.
Was elektronisch besser macht, und was nicht
Besser wird das, was heute Handarbeit ist: das Einsammeln, das Zusammenrechnen, das Abtippen für die Lohnbuchhaltung, das Nachhalten von Resturlaub. Dazu die Prüfung, die eine Tabelle nicht leistet, weil sie rechnet, aber nicht warnt.
Nicht besser wird die Datenlage selbst. Wer ungenau stempelt, hat ungenaue Daten, nur schneller. Und die Frage, ob eine Regelung im Betrieb zulässig ist, beantwortet keine Software: bei mitbestimmten Betrieben ist der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu beteiligen, und zwar bevor das System läuft.
Häufige Fragen
Was uns zum Thema „Elektronisch erfassen" am häufigsten gefragt wird.
Nein. Pflicht ist die Erfassung, nicht ihre Form. Das Arbeitszeitgesetz schreibt bislang keine Form vor, handschriftliche Aufzeichnungen sind zulässig. Die elektronische Form als Regelfall steht nur im Referentenentwurf vom 18.06.2026, der noch kein geltendes Recht ist.
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, dazu die Pausen, weil sie abgezogen werden. Eine im Voraus eingetragene Sollzeit ist keine Aufzeichnung: erfasst wird, was tatsächlich gearbeitet wurde. Aufbewahrt wird mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
MetronHR rundet nicht, weder auf Viertelstunden noch beim Stempeln. Was erfasst wird, steht auf die Minute im Zeitkonto. Eine Rundung, die systematisch zu Lasten der Beschäftigten geht, ist arbeitsrechtlich angreifbar, und der Streit darüber ist teurer als der Nutzen.
Wenn es einen Betriebsrat gibt: ja. Die Einführung und die Ausgestaltung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind, unterliegen der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Ohne Betriebsrat entfällt das, die Informationspflicht nach Artikel 13 DSGVO gegenüber den Beschäftigten bleibt.
Im deutschen Markt liegen die Software-Preise etwa zwischen 2 € und 13 € je Person und Monat, oft mit Grundgebühr, Modulaufschlägen oder Mindestlaufzeit. MetronHR kostet 5 € im Team-Tarif und 10 € im Professional-Tarif, je Person und Monat, ohne Setup-Pauschale. Hardware fällt nur an, wenn ein Terminal gewünscht ist.
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