Zeiterfassung in Service und Wartung: wann die Fahrt zählt und was nach dem Notdienst gilt

Die Grenzen im Außendienst

Service und Wartung haben im Arbeitszeitgesetz keine eigene Ausnahme. Die Grenzen sind dieselben wie im Büro, sie werden nur unterwegs schneller erreicht: Der Tag beginnt im Firmenwagen, endet beim letzten Kunden oder nach einem Notruf, und dazwischen liegt kein Stempelterminal.

Wann die Fahrt Arbeitszeit ist

Viele Betriebe zählen den Tag erst ab dem ersten Kunden. Für Beschäftigte ohne festen oder gewöhnlichen Arbeitsort hat der Europäische Gerichtshof das anders entschieden: Die Fahrten zwischen Wohnort und erstem sowie letztem Kunden des Tages sind Arbeitszeit (Urteil vom 10. September 2015, C-266/14, Tyco). Der Techniker fährt auf Anweisung des Arbeitgebers zu dessen Kunden und kann über diese Zeit nicht frei verfügen. Am 9. Oktober 2025 hat der Gerichtshof bestätigt, dass vom Arbeitgeber vorgegebene Fahrten auch für Mitfahrer Arbeitszeit sind (C-110/24).

Das Urteil betrifft die Arbeitszeit im Sinne des Arbeitsschutzes, also Tagesgrenze und Ruhezeit. Wie die Fahrt bezahlt wird, darf ein Arbeits- oder Tarifvertrag gesondert regeln, das hat der Gerichtshof ausdrücklich offengelassen. Wer morgens um 7 Uhr losfährt und abends um 17:30 Uhr zurück ist, hat nach Abzug von 45 Minuten Pause 9 Stunden 45 Minuten Arbeitszeit, auch wenn der erste Kunde um 8 Uhr kam.

Notdienst, Späteinsatz und der nächste Morgen

Ein Heizungsausfall um 22 Uhr, Einsatz bis 0:30 Uhr, Heimfahrt bis 1:10 Uhr: Die Arbeit endet mit der Ankunft zu Hause, und die elf Stunden Ruhezeit nach § 5 Abs. 1 ArbZG laufen ab dann. Der nächste Arbeitsbeginn liegt frühestens bei 12:10 Uhr. Eine Verkürzung auf zehn Stunden erlaubt § 5 Abs. 2 ArbZG nur in einer Liste von Branchen wie Krankenhäusern, Gaststätten und Verkehrsbetrieben, Service und Wartung gehören nicht dazu.

Rufbereitschaft für den Notdienst ist selbst keine Arbeitszeit, solange der Techniker seinen Aufenthaltsort frei wählen kann. Jeder Einsatz daraus ist es, und nach überwiegender Auffassung in der Fachliteratur unterbricht er die Ruhezeit, die danach neu beginnt. Verlangt der Betrieb eine so kurze Reaktionszeit, dass die Freizeit ganz erheblich eingeschränkt ist, kann die gesamte Bereitschaft Arbeitszeit sein (EuGH, Urteile vom 9. März 2021, C-344/19 und C-580/19).

Wartung am Wochenende

Sonntags dürfen Arbeitnehmer grundsätzlich nicht beschäftigt werden (§ 9 ArbZG). § 10 Abs. 1 Nr. 14 ArbZG erlaubt die Instandhaltung von Betriebseinrichtungen, soweit der regelmäßige Fortgang des eigenen oder eines fremden Betriebs davon abhängt. Das passt zur Wartung einer Produktionsanlage, die nur am Sonntag stillsteht. Für alle Fälle gilt die Bedingung aus dem ersten Satz des Absatzes: nur, wenn die Arbeit nicht an einem Werktag möglich ist. Eine Routinewartung, die genauso am Dienstag ginge, fällt nicht darunter.

Nach einem Sonntagseinsatz steht ein Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen zu, nach einem Feiertag an einem Werktag innerhalb von acht Wochen, und mindestens 15 Sonntage im Jahr bleiben frei (§ 11 ArbZG). Ein Notdienst, der jedes zweite Wochenende rotiert, kommt dieser Grenze schnell nahe.

Was aufgezeichnet werden muss

Service und Wartung stehen nicht in der Liste des § 2a SchwarzArbG. Die Erfassungspflicht folgt deshalb aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022, Arbeitszeit über acht Stunden je Werktag ist nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren, und für Minijobber gilt § 17 MiLoG. Anders kann es aussehen, wenn Techniker Anlagen auf Baustellen einbauen: Dann kann der Betrieb zum Baugewerbe zählen, und es gilt die Sieben-Tage-Frist für alle Beschäftigten.

Eine Pflicht zur elektronischen Erfassung gibt es heute nicht, sie steht in einem Referentenentwurf vom 18. Juni 2026. Der Zettel im Handschuhfach ist also zulässig, er kommt nur oft erst am Monatsende im Büro an, und die Fahrt am Morgen steht selten darauf.

Einsatz, Fahrt und Leistungsnachweis in der App

In MetronHR stempeln Techniker per App, auch ohne Netz: Die App speichert die Buchung und überträgt sie, sobald wieder Empfang da ist. Jede Zeit lässt sich auf Kunde, Projekt und Leistung buchen, minutengenau und ohne Rundung, sodass Fahrt und Arbeit beim Kunden getrennt sichtbar sind. Überstunden laufen auf das Stundenkonto.

Im Professional-Tarif wird aus den gebuchten Zeiten ein Leistungsnachweis als PDF, den erst der Betrieb und dann der Kunde unterschreibt. Der Einsatzplan prüft geplante Einsätze gegen Ruhezeit und Tageshöchstgrenze und führt die Rufbereitschaft tageweise je Bereich. Am Monatsende stehen die Stunden in der Excel-Monatsübersicht und in der Lohndatei für DATEV.