So planst du den Therapietag in der Physiotherapie
In der Physiotherapie laufen zwei Uhren: der Behandlungstakt und die Frist, in der eine Verordnung begonnen werden muss. Der Plan muss beide kennen, denn ein Termin zwei Tage zu spät kostet nicht den Termin, sondern die ganze Verordnung.
Stand:September 2026
Schritt 1: Den Takt als Tätigkeit anlegen
Behandlungen sind getaktet, üblich sind 20 Minuten, bei manueller Therapie oder Lymphdrainage auch mehr. Lege die Behandlungsarten als eigene Tätigkeiten mit eigener Dauer an, statt einen Einheitstakt über den Tag zu legen.
Damit wird im Plan sichtbar, wie viele Behandlungen an einem Tag tatsächlich möglich sind, und nicht nur, wer anwesend ist.
Schritt 2: Termine nach Dringlichkeit vergeben, nicht nach Eingang
Jede Verordnung bringt ihre eigene Frist mit, und die entscheidet über die Reihenfolge der Terminvergabe. Ein Rezept aus dem Entlassmanagement hat Vorrang vor einem regulären, auch wenn beide am selben Tag hereinkommen. Die drei Fristen stehen auf der Branchenseite mit ihrer Fundstelle.
Setze deshalb beim Anlegen des Termins die Dringlichkeit, nicht nur den Wunschtermin. Wer nach Eingang vergibt, verschiebt regelmäßig genau die Verordnung nach hinten, die die kürzeste Frist hat.
- Dringlichkeit beim Anlegen setzen, nicht später nachtragen.
- Rezepte aus dem Entlassmanagement zuerst terminieren.
- Den Termin so legen, dass ein Ausfall noch innerhalb der Frist nachgeholt werden kann.
Schritt 3: Hausbesuche mit ihrer Wegezeit planen
Ein Nachmittag mit drei Hausbesuchen sieht im Plan kurz aus und dauert tatsächlich oft länger als ein Tag in der Praxis. Der Grund sind die Wege dazwischen, die im Terminbuch nirgends stehen.
Plane sie deshalb als Teil der Tätigkeit ein, mit einer realistischen Dauer je Strecke. Und lass unterwegs in der App stempeln, statt die Zeiten abends aus dem Gedächtnis nachzutragen: was am Abend rekonstruiert wird, ist regelmäßig zu wenig.
Die Regeln zu kennen ist das eine, sie im Alltag einzuhalten das andere. MetronHR prüft Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit automatisch beim Erfassen.
Schritt 4: Arbeitszeit und Therapiezeit getrennt führen
Der Plan zählt Takte, das Zeitkonto zählt Minuten. Beides gehört nebeneinander und nicht ineinander: Wer die Takte als Arbeitszeit verbucht, hat am Monatsende weniger Stunden im System, als tatsächlich gearbeitet wurden.
In MetronHR läuft die Zeiterfassung deshalb unabhängig vom Plan. Am Monatsende steht beides da, und die Differenz zwischen geplantem Takt und tatsächlicher Zeit ist die Zahl, die zeigt, ob die Taktung realistisch gesetzt ist.
Schritt 5: Ausfälle und Nachrücker regeln
Sagt jemand ab, entsteht eine Lücke im Takt, die kurzfristig gefüllt werden will. Im Plan wird der freie Platz sichtbar, statt in einem Terminbuch zu verschwinden.
Fällt eine Therapeutin aus, geht die offene Behandlung als Anfrage an die Personen, die sie übernehmen dürfen, statt an die Leitung.
Nachlesen:Heilmittel-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (Behandlungsbeginn) · § 187 Abs. 1 BGB (Fristbeginn) · § 3 und § 4 Arbeitszeitgesetz (Höchstarbeitszeit, Pausen)
Das ist keine Rechtsberatung, bei einem konkreten Fall im Betrieb fragst du besser jemanden mit Zulassung.
Herausgeberin: AMNAU GmbH
Redaktionell verantwortlich: Ugur Aydogan, Produktentwicklung.
Zuletzt fachlich geprüft: September 2026
Häufige Fragen
Was uns dazu am häufigsten gefragt wird.
Indem die Dringlichkeit beim Anlegen des Termins gesetzt wird und nicht erst auffällt, wenn die Frist knapp wird. Welche Frist für welche Verordnungsart gilt, steht mit Fundstelle auf der Branchenseite für Physiotherapie.
Unterwegs in der App, mit demselben Stempeln wie in der Praxis. Warum die Wegezeit mitzählt, steht auf der Branchenseite für Physiotherapie. Für die Planung zählt vor allem, dass sie im Tagesplan Platz bekommt, sonst steht der übernächste Termin zu früh.
Die Zuordnung läuft über die Projektzeit, in der Kunde, Tätigkeit und Budget geführt werden. Eine Abrechnung mit den Krankenkassen erzeugt MetronHR nicht, dafür bleibt die Abrechnungssoftware zuständig.
MetronHR plant den Einsatz der Beschäftigten, nicht die Patiententermine. Wer eine Terminverwaltung mit Patientenstammdaten braucht, führt sie weiter. Der Tagesplan zeigt, wer wann für welche Behandlungsart eingeteilt ist.
Steht deine Frage nicht dabei? Schritt für Schritt erklärt ist die Bedienung im Hilfezentrum.
Regeln kennen ist das eine. Sie einhalten das andere.
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