So planst du den Therapietag in der Physiotherapie

Schritt 1: Den Takt als Tätigkeit anlegen

Behandlungen sind getaktet, üblich sind 20 Minuten, bei manueller Therapie oder Lymphdrainage auch mehr. Lege die Behandlungsarten als eigene Tätigkeiten mit eigener Dauer an, statt einen Einheitstakt über den Tag zu legen.

Damit wird im Plan sichtbar, wie viele Behandlungen an einem Tag tatsächlich möglich sind, und nicht nur, wer anwesend ist.

Schritt 2: Termine nach Dringlichkeit vergeben, nicht nach Eingang

Jede Verordnung bringt ihre eigene Frist mit, und die entscheidet über die Reihenfolge der Terminvergabe. Ein Rezept aus dem Entlassmanagement hat Vorrang vor einem regulären, auch wenn beide am selben Tag hereinkommen. Die drei Fristen stehen auf der Branchenseite mit ihrer Fundstelle.

Setze deshalb beim Anlegen des Termins die Dringlichkeit, nicht nur den Wunschtermin. Wer nach Eingang vergibt, verschiebt regelmäßig genau die Verordnung nach hinten, die die kürzeste Frist hat.

• Dringlichkeit beim Anlegen setzen, nicht später nachtragen.
• Rezepte aus dem Entlassmanagement zuerst terminieren.
• Den Termin so legen, dass ein Ausfall noch innerhalb der Frist nachgeholt werden kann.

Schritt 3: Hausbesuche mit ihrer Wegezeit planen

Ein Nachmittag mit drei Hausbesuchen sieht im Plan kurz aus und dauert tatsächlich oft länger als ein Tag in der Praxis. Der Grund sind die Wege dazwischen, die im Terminbuch nirgends stehen.

Plane sie deshalb als Teil der Tätigkeit ein, mit einer realistischen Dauer je Strecke. Und lass unterwegs in der App stempeln, statt die Zeiten abends aus dem Gedächtnis nachzutragen: was am Abend rekonstruiert wird, ist regelmäßig zu wenig.

Schritt 4: Arbeitszeit und Therapiezeit getrennt führen

Der Plan zählt Takte, das Zeitkonto zählt Minuten. Beides gehört nebeneinander und nicht ineinander: Wer die Takte als Arbeitszeit verbucht, hat am Monatsende weniger Stunden im System, als tatsächlich gearbeitet wurden.

In MetronHR läuft die Zeiterfassung deshalb unabhängig vom Plan. Am Monatsende steht beides da, und die Differenz zwischen geplantem Takt und tatsächlicher Zeit ist die Zahl, die zeigt, ob die Taktung realistisch gesetzt ist.

Schritt 5: Ausfälle und Nachrücker regeln

Sagt jemand ab, entsteht eine Lücke im Takt, die kurzfristig gefüllt werden will. Im Plan wird der freie Platz sichtbar, statt in einem Terminbuch zu verschwinden.

Fällt eine Therapeutin aus, geht die offene Behandlung als Anfrage an die Personen, die sie übernehmen dürfen, statt an die Leitung.