So planst du den Praxisdienst in einer Arztpraxis

Schritt 1: Tätigkeiten anlegen, nicht Schichten

Ein Schichtplan sagt, wer von wann bis wann da ist. Das reicht in einer Praxis nicht, weil dieselbe Person im Lauf des Vormittags drei verschiedene Dinge tut. Lege deshalb zuerst die Tätigkeiten an, die es bei euch gibt: Sprechstunde, Hausbesuch, Blutentnahme, Impfsprechstunde, Anmeldung, Abrechnung.

Jede Tätigkeit bekommt eine Dauer im Raster, meist 30 Minuten. Damit wird der Tagesplan zu einer Fläche, in der sichtbar ist, wer gerade wofür eingeteilt ist, statt nur, wer anwesend ist.

Schritt 2: Qualifikationen hinterlegen

Delegierbare Leistungen dürfen nur von Personen übernommen werden, die dafür qualifiziert sind. Im Plan heißt das: Eine Tätigkeit bekommt eine Besetzungsregel, die an eine Qualifikation gebunden ist, nicht an eine bestimmte Person.

Der Vorteil zeigt sich beim Ausfall: Wenn jemand krank wird, sucht das System nach Personen mit derselben Qualifikation, statt dass die Praxisleitung im Kopf durchgeht, wer einspringen könnte.

• Eine Tätigkeit kann mehrere Qualifikationen zugleich verlangen.
• Personen können mehrere Qualifikationen tragen.
• Wer eine Qualifikation nicht hat, erscheint bei dieser Tätigkeit gar nicht erst als Vorschlag.

Schritt 3: Den Bereitschaftsdienst eintragen

Der Bereitschaftsdienst außerhalb der Sprechzeiten gehört zum Sicherstellungsauftrag der Kassenärztlichen Vereinigung, und die Einteilung kommt von dort. Trage ihn als eigene Schicht ein, nicht als normale Arbeitszeit.

Der Grund ist die Rechnung danach: Nach einem Dienst gelten elf Stunden Ruhezeit nach § 5 ArbZG. Wer den Dienst nur in einer Liste führt, plant die Sprechstunde am nächsten Morgen zu früh, und der Fehler fällt erst auf, wenn jemand ihn nachrechnet.

Schritt 4: Auszubildende gesondert prüfen

Für Auszubildende unter 18 gelten die engeren Grenzen des Jugendarbeitsschutzgesetzes: höchstens acht Stunden am Tag und 40 in der Woche, längere Pausen, eine Nachtruhe. In einer Praxis mit MFA-Ausbildung betrifft das oft ein bis zwei Personen.

Diese Prüfung läuft in MetronHR automatisch, sobald das Geburtsdatum hinterlegt ist. Sie ist getrennt von der Prüfung nach dem Arbeitszeitgesetz, weil sie strenger ist.

Schritt 5: Veröffentlichen und die Zeiterfassung laufen lassen

Der Plan sagt, was vorgesehen ist. Die Zeiterfassung sagt, was tatsächlich war, und nur die erfüllt die Aufzeichnungspflicht. Beide laufen nebeneinander: Wer kommt, stempelt, und am Monatsende steht die Abweichung zwischen Plan und Ist in der Auswertung.

Gestempelt wird dort, wo gearbeitet wird: am Empfang im Browser, im Behandlungszimmer über ein Terminal mit Karte, beim Hausbesuch in der App.