So planst du den Behandlungstakt in der Zahnarztpraxis

Schritt 1: Behandlungseinheiten als Ressourcen abbilden

In einer Zahnarztpraxis ist der Engpass selten die Person allein, sondern das Paar aus Stuhl und Person. Bilde deshalb zuerst ab, wie viele Behandlungseinheiten es gibt, und lege den Takt fest, in dem geplant wird: üblich sind 20 Minuten.

Der Takt ist eine Planungsgröße, keine Arbeitszeitgröße. Die Arbeitszeit läuft daneben und umfasst auch, was zwischen den Behandlungen passiert.

Schritt 2: Aus dem Delegationsrahmen Besetzungsregeln machen

Übertrage euren Delegationsrahmen einmal in Besetzungsregeln: Welche Tätigkeit setzt welche Fortbildung voraus. Danach hängt die Prophylaxe an der Qualifikation und nicht am freien Stuhl.

Wer stattdessen nach Anwesenheit plant, verplant Termine, die am Tag selbst niemand übernehmen darf. Welche Leistungen überhaupt delegierbar sind und woraus sich das ergibt, steht auf der Branchenseite für Zahnarztpraxen.

• Qualifikation je Person hinterlegen, nicht je Stelle.
• Prophylaxe, Röntgen und Assistenz als eigene Tätigkeiten führen.
• Mehrere Qualifikationen je Tätigkeit sind möglich, wenn mehrere Wege zulässig sind.

Schritt 3: Die Aufsicht als eigene Tätigkeit führen

Delegierte Leistungen brauchen jemanden im Haus, der sie anordnet und überwacht. Im Plan wird daraus eine zweite Bedingung neben der Qualifikation, und die geht unter, wenn die Anwesenheit der Behandelnden nur als Arbeitszeit geführt wird.

Trage sie deshalb als eigene Tätigkeit ein. Dann fällt beim Planen auf, wenn Prophylaxe in einem Zeitfenster liegt, in dem niemand aufsichtführend da ist, statt am Vormittag selbst.

Schritt 4: Ausfälle über den Pool statt über die Leitung

Fällt jemand aus, geht die offene Tätigkeit als Anfrage an alle Personen mit der passenden Qualifikation. Wer zusagt, ist eingeteilt, und der Plan aktualisiert sich.

Das ist der Unterschied zu einem Plan in einer Tabelle: Dort muss jemand wissen, wer einspringen könnte, und ihn anrufen.

Schritt 5: Arbeitszeit getrennt vom Takt erfassen

Erfasst wird die Arbeitszeit, minutengenau und ohne Rundung. Der Behandlungstakt läuft daneben als Planung. Wer beides gleichsetzt, erfasst zu wenig Arbeitszeit: Sterilisation, Vorbereitung, Dokumentation und Bestellungen fallen sonst heraus.

Am Monatsende steht die Auswertung je Person mit Soll, Ist und Saldo bereit, dazu die Abweichung zwischen Plan und tatsächlicher Zeit.