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Was die Lohnbuchhaltung wirklich braucht
Nicht alle Zeiten, sondern die abgeleiteten Werte. Wer eine Liste aller Stempelvorgänge schickt, verlagert die Arbeit nur, und sie wird dort noch einmal von Hand gemacht.
- Bezahlte Regelstunden im Monat, je Person.
- Zuschlagsstunden getrennt nach Nacht, Sonntag und Feiertag, weil sie steuerlich unterschiedlich behandelt werden (§ 3b EStG).
- Abwesenheiten nach Art: Urlaub, Krankheit, unbezahlte Freistellung, Feiertag.
- Überstunden, soweit sie ausgezahlt und nicht ins Konto gestellt werden.
- Der Stand des Stundenkontos zum Monatsende, als Kontrollwert.
Der Monatsabschluss ist der eigentliche Vorgang
Eine Übergabe ist nur so gut wie der Abschluss davor. Fehlt eine Krankmeldung, ist ein Urlaubsantrag noch offen oder hat jemand das Ausstempeln vergessen, dann stimmt die Summe nicht, und der Fehler fällt erst auf der Abrechnung auf.
Deshalb gehört vor den Export eine Prüfung: fehlende Tage, offene Anträge, Einträge ohne Ende, Zeiten außerhalb des Arbeitszeitmodells. Erst danach wird der Monat gesperrt, und erst ein gesperrter Monat ist eine belastbare Grundlage.
Nachträgliche Korrekturen sind der Normalfall, nicht die Ausnahme. Wichtig ist, dass sie nachvollziehbar bleiben: wer wann was geändert hat. Ohne diese Historie ist im Zweifel nicht zu klären, ob die Abrechnung oder die Erfassung falsch war.
Formate und Wege
In kleinen und mittleren Betrieben läuft die Übergabe fast immer über eine Datei, und das ist kein Rückstand, sondern eine bewusste Entscheidung: Die Datei ist lesbar, prüfbar und archivierbar, und der Steuerberater kann sie ohne Zugang zum System verarbeiten.
| Weg | Wann er passt | Was zu klären ist |
|---|---|---|
| DATEV-Lohndatei je Monat | Wenn die Kanzlei mit DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt abrechnet. Sie spielt die Datei ein, statt abzutippen. | Beraternummer, Mandantennummer, Lohnarten und die DATEV-Personalnummern einmal von der Kanzlei geben lassen. In MetronHR ist der DATEV-Lohnexport in beiden Tarifen enthalten. |
| Excel-Datei je Monat | Der Regelfall ohne DATEV. Eine Zeile je Person, Spalten je Wert. | Spaltennamen und Reihenfolge einmal mit der Lohnbuchhaltung abstimmen, dann bleiben sie gleich. |
| CSV-Datei | Wenn die Gegenseite automatisch einliest. | Trennzeichen, Zeichensatz und Dezimaltrennzeichen vorher festlegen, sonst wird aus 7,5 Stunden 75. |
| REST-API | Wenn ein System regelmäßig selbst abholen soll. | Ein Zugang mit Leserecht auf Zeiteinträge und Abwesenheiten genügt; mehr sollte er nicht bekommen. |
| Webhook | Wenn die Gegenseite sofort erfahren soll, dass sich etwas geändert hat. | Der Empfänger muss doppelte Zustellungen vertragen, die Kennung der Zustellung bleibt dafür gleich. |
DATEV-Lohndatei je Monat
- Wann er passt
- Wenn die Kanzlei mit DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt abrechnet. Sie spielt die Datei ein, statt abzutippen.
- Was zu klären ist
- Beraternummer, Mandantennummer, Lohnarten und die DATEV-Personalnummern einmal von der Kanzlei geben lassen. In MetronHR ist der DATEV-Lohnexport in beiden Tarifen enthalten.
Excel-Datei je Monat
- Wann er passt
- Der Regelfall ohne DATEV. Eine Zeile je Person, Spalten je Wert.
- Was zu klären ist
- Spaltennamen und Reihenfolge einmal mit der Lohnbuchhaltung abstimmen, dann bleiben sie gleich.
CSV-Datei
- Wann er passt
- Wenn die Gegenseite automatisch einliest.
- Was zu klären ist
- Trennzeichen, Zeichensatz und Dezimaltrennzeichen vorher festlegen, sonst wird aus 7,5 Stunden 75.
REST-API
- Wann er passt
- Wenn ein System regelmäßig selbst abholen soll.
- Was zu klären ist
- Ein Zugang mit Leserecht auf Zeiteinträge und Abwesenheiten genügt; mehr sollte er nicht bekommen.
Webhook
- Wann er passt
- Wenn die Gegenseite sofort erfahren soll, dass sich etwas geändert hat.
- Was zu klären ist
- Der Empfänger muss doppelte Zustellungen vertragen, die Kennung der Zustellung bleibt dafür gleich.
Woran es in der Praxis scheitert
An drei Stellen, und keine davon ist technisch. Erstens an Abwesenheiten, die nur im Kalender stehen und nicht in der Zeiterfassung. Zweitens an Zuschlägen, die pauschal gezahlt statt aus den tatsächlichen Zeiten abgeleitet werden, wodurch die Steuerfreiheit nach § 3b EStG nicht nachweisbar ist. Drittens an Korrekturen, die im Nachhinein in die Datei getippt werden, statt in die Erfassung: Danach stimmen Datei und System nicht mehr überein, und niemand weiß, welche Zahl gilt.
Das ist keine Rechtsberatung, bei einem konkreten Fall im Betrieb fragst du besser jemanden mit Zulassung.
Herausgeberin: AMNAU GmbH
Redaktionell verantwortlich: Ugur Aydogan, Produktentwicklung.
Zuletzt fachlich geprüft: 24. Oktober 2026