Stunden sauber an die Lohnbuchhaltung übergeben
Die Lohnbuchhaltung braucht je Person und Monat die bezahlten Stunden, getrennt nach Regelarbeit, Zuschlagsstunden und Abwesenheitsarten, dazu den Stand des Stundenkontos. Übergeben wird das als Excel- oder CSV-Datei mit einer Zeile je Person. Entscheidend ist nicht das Format, sondern dass der Monat abgeschlossen ist.
Stand:September 2026
Was die Lohnbuchhaltung wirklich braucht
Nicht alle Zeiten, sondern die abgeleiteten Werte. Wer eine Liste aller Stempelvorgänge schickt, verlagert die Arbeit nur, und sie wird dort noch einmal von Hand gemacht.
- Bezahlte Regelstunden im Monat, je Person.
- Zuschlagsstunden getrennt nach Nacht, Sonntag und Feiertag, weil sie steuerlich unterschiedlich behandelt werden (§ 3b EStG).
- Abwesenheiten nach Art: Urlaub, Krankheit, unbezahlte Freistellung, Feiertag.
- Überstunden, soweit sie ausgezahlt und nicht ins Konto gestellt werden.
- Der Stand des Stundenkontos zum Monatsende, als Kontrollwert.
Der Monatsabschluss ist der eigentliche Vorgang
Eine Übergabe ist nur so gut wie der Abschluss davor. Fehlt eine Krankmeldung, ist ein Urlaubsantrag noch offen oder hat jemand das Ausstempeln vergessen, dann stimmt die Summe nicht, und der Fehler fällt erst auf der Abrechnung auf.
Deshalb gehört vor den Export eine Prüfung: fehlende Tage, offene Anträge, Einträge ohne Ende, Zeiten außerhalb des Arbeitszeitmodells. Erst danach wird der Monat gesperrt, und erst ein gesperrter Monat ist eine belastbare Grundlage.
Nachträgliche Korrekturen sind der Normalfall, nicht die Ausnahme. Wichtig ist, dass sie nachvollziehbar bleiben: wer wann was geändert hat. Ohne diese Historie ist im Zweifel nicht zu klären, ob die Abrechnung oder die Erfassung falsch war.
Die Regeln zu kennen ist das eine, sie im Alltag einzuhalten das andere. MetronHR prüft Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit automatisch beim Erfassen.
Formate und Wege
In kleinen und mittleren Betrieben läuft die Übergabe fast immer über eine Datei, und das ist kein Rückstand, sondern eine bewusste Entscheidung: Die Datei ist lesbar, prüfbar und archivierbar, und der Steuerberater kann sie ohne Zugang zum System verarbeiten.
| Weg | Wann er passt | Was zu klären ist |
|---|---|---|
| Excel-Datei je Monat | Der Regelfall. Eine Zeile je Person, Spalten je Wert. | Spaltennamen und Reihenfolge einmal mit der Lohnbuchhaltung abstimmen, dann bleiben sie gleich. |
| CSV-Datei | Wenn die Gegenseite automatisch einliest. | Trennzeichen, Zeichensatz und Dezimaltrennzeichen vorher festlegen, sonst wird aus 7,5 Stunden 75. |
| REST-API | Wenn ein System regelmäßig selbst abholen soll. | Ein Zugang mit Leserecht auf Zeiteinträge und Abwesenheiten genügt; mehr sollte er nicht bekommen. |
| Webhook | Wenn die Gegenseite sofort erfahren soll, dass sich etwas geändert hat. | Der Empfänger muss doppelte Zustellungen vertragen, die Kennung der Zustellung bleibt dafür gleich. |
Excel-Datei je Monat
- Wann er passt
- Der Regelfall. Eine Zeile je Person, Spalten je Wert.
- Was zu klären ist
- Spaltennamen und Reihenfolge einmal mit der Lohnbuchhaltung abstimmen, dann bleiben sie gleich.
CSV-Datei
- Wann er passt
- Wenn die Gegenseite automatisch einliest.
- Was zu klären ist
- Trennzeichen, Zeichensatz und Dezimaltrennzeichen vorher festlegen, sonst wird aus 7,5 Stunden 75.
REST-API
- Wann er passt
- Wenn ein System regelmäßig selbst abholen soll.
- Was zu klären ist
- Ein Zugang mit Leserecht auf Zeiteinträge und Abwesenheiten genügt; mehr sollte er nicht bekommen.
Webhook
- Wann er passt
- Wenn die Gegenseite sofort erfahren soll, dass sich etwas geändert hat.
- Was zu klären ist
- Der Empfänger muss doppelte Zustellungen vertragen, die Kennung der Zustellung bleibt dafür gleich.
Stand 15.09.2026. Welche Ressourcen die Schnittstelle führt, steht auf der Seite zur REST-API.
Woran es in der Praxis scheitert
An drei Stellen, und keine davon ist technisch. Erstens an Abwesenheiten, die nur im Kalender stehen und nicht in der Zeiterfassung. Zweitens an Zuschlägen, die pauschal gezahlt statt aus den tatsächlichen Zeiten abgeleitet werden, wodurch die Steuerfreiheit nach § 3b EStG nicht nachweisbar ist. Drittens an Korrekturen, die im Nachhinein in die Datei getippt werden, statt in die Erfassung: Danach stimmen Datei und System nicht mehr überein, und niemand weiß, welche Zahl gilt.
Nachlesen:§ 3b EStG · Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD)
Das ist keine Rechtsberatung, bei einem konkreten Fall im Betrieb fragst du besser jemanden mit Zulassung.
Herausgeberin: AMNAU GmbH
Redaktionell verantwortlich: Ugur Aydogan, Produktentwicklung.
Zuletzt fachlich geprüft: September 2026
Häufige Fragen
Was uns dazu am häufigsten gefragt wird.
Je Person und Monat die bezahlten Stunden, getrennt nach Regelarbeit und Zuschlagsstunden, die Abwesenheiten nach Art und den Stand des Stundenkontos. Eine Liste einzelner Stempelvorgänge ist dafür nicht nötig und macht die Prüfung schwerer.
Meist als Excel- oder CSV-Datei mit einer Zeile je Person. Trennzeichen, Zeichensatz und Dezimaltrennzeichen sollten einmal festgelegt werden. Wer automatisiert übergeben will, nutzt die REST-API mit einem Zugang, der nur lesen darf.
Einmal im Monat nach dem Abschluss, üblicherweise in den ersten Arbeitstagen des Folgemonats. Wichtig ist, dass der Monat vorher gesperrt ist, sonst ändert sich die Grundlage nach der Übergabe.
Sie gehört in die Erfassung und nicht in die Datei. Danach wird der betroffene Monat neu übergeben oder die Differenz im Folgemonat berücksichtigt. Wichtig ist eine Änderungshistorie, aus der hervorgeht, wer wann was geändert hat.
Steht deine Frage nicht dabei? Schritt für Schritt erklärt ist die Bedienung im Hilfezentrum.
Regeln kennen ist das eine. Sie einhalten das andere.
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