Wie richte ich MetronHR ein?
Die Einrichtung läuft in drei Stufen. Der Erstlauf nach der Registrierung legt das Unternehmen mit Branche, Bundesland und Größe an. Der Einrichtungsassistent setzt danach die Regeln für Urlaub, Überstunden, Krankmeldung und Erfassungssperre. Zuletzt lädst du deine Mitarbeitenden per E-Mail ein und weist ihnen ein Arbeitszeitmodell zu.
Stand: September 2026
Schritt 1: Das Unternehmen anlegen
Der Erstlauf startet unmittelbar nach der Registrierung und fragt die Angaben ab, an denen später gerechnet wird. Wer ihn abbricht, verliert nichts: Der Stand wird gespeichert und beim nächsten Anmelden fortgesetzt, ein abgeschlossener Lauf wird übersprungen.
Die Person, die registriert, wird dabei zur Geschäftsführung des neuen Unternehmens und ist damit die einzige Rolle, die anschließend den Einrichtungsassistenten und die Unternehmenseinstellungen öffnen kann.
- Registrieren und die E-Mail-Adresse bestätigen.
- Unternehmensdaten eingeben: Name, Branche, Bundesland und Größenklasse.
- Angeben, woher du von MetronHR weißt. Das ist die einzige Angabe ohne Wirkung auf die Berechnung.
- Den Erstlauf abschließen. Das Unternehmen ist damit angelegt und die Anwendung offen.
Schritt 2: Die Regeln im Einrichtungsassistenten setzen
Nach dem Erstlauf steht ein zweiter, thematischer Assistent bereit. Er fragt vorab ab, welche Schritte für deinen Betrieb überhaupt zutreffen, und geht dann die Regeln durch, die sonst über mehrere Einstellungsseiten verteilt liegen.
Der Assistent ist kein Pflichtweg. Alles darin lässt sich auch später einzeln über die Einstellungsseiten setzen, er ordnet nur an, was sonst verstreut liegt. Überspringen wird als eigener Zustand geführt und nicht als Erledigung, die Fortschrittsanzeige unterscheidet erledigt, offen und übersprungen.
Der Stand hängt am Unternehmen, nicht an der Sitzung. Ein Gerätewechsel setzt fort, statt von vorn zu beginnen.
- Bundesland für den Feiertagskalender
- Urlaubsregeln, einschließlich der Übertragsregel ins Folgejahr
- Umgang mit Überstunden
- Krankmeldung und ab wann ein Attest verlangt wird
- Sperrfristen für die Zeiterfassung
- Sichtbarkeit der Abwesenheiten im gemeinsamen Kalender
Schritt 3: Bundesland und Feiertage
Ist kein Bundesland gesetzt, rechnet das System ohne Feiertage. Das bleibt nicht unbemerkt, die Oberfläche weist dann einen eigenen Hinweisbalken aus, aber es ist der eine Schritt, den du nicht auslassen solltest.
Feiertage wirken an vier Stellen: in der Sollzeit des Zeitkontos, in der Arbeitstagsberechnung jeder Abwesenheit, in den Kalenderansichten und in der Schichtplanung. Ein Feiertag ist dabei kein arbeitsfreier Tag je Person. Wer an einem Feiertag arbeitet, erfasst normal, die Wirkung liegt allein im Soll.
Drei Ebenen bestimmen, welche Feiertage für wen gelten. Sie greifen in dieser Rangfolge.
| Ebene | Was sie festlegt | Wann du sie brauchst |
|---|---|---|
| Bundesland des Unternehmens | Welcher gesetzliche Kalender überhaupt gilt. | Immer. Ohne diese Angabe wird ohne Feiertage gerechnet. |
| An- und Abwahl je Feiertag | Ob ein einzelner Tag im Betrieb als arbeitsfrei behandelt wird. | Wenn ein gesetzlicher Feiertag bei euch gearbeitet wird oder umgekehrt. |
| Abweichendes Bundesland je Person | Einen eigenen Kalender für einzelne Beschäftigte. | Bei Standorten über Landesgrenzen hinweg. |
Bundesland des Unternehmens
- Was sie festlegt
- Welcher gesetzliche Kalender überhaupt gilt.
- Wann du sie brauchst
- Immer. Ohne diese Angabe wird ohne Feiertage gerechnet.
An- und Abwahl je Feiertag
- Was sie festlegt
- Ob ein einzelner Tag im Betrieb als arbeitsfrei behandelt wird.
- Wann du sie brauchst
- Wenn ein gesetzlicher Feiertag bei euch gearbeitet wird oder umgekehrt.
Abweichendes Bundesland je Person
- Was sie festlegt
- Einen eigenen Kalender für einzelne Beschäftigte.
- Wann du sie brauchst
- Bei Standorten über Landesgrenzen hinweg.
Die Schritte hier beschreiben ein laufendes System. Wer noch keines hat, richtet es in der Testphase ein und behält alles, was dabei entsteht.
Schritt 4: Das Arbeitszeitmodell festlegen
Das Arbeitszeitmodell ist die Angabe mit der größten Reichweite in der ganzen Einrichtung. An ihm hängt nicht nur die Sollzeit, sondern auch die Arbeitstagsberechnung jeder Abwesenheit, die Mindeststundenzahl für einen halben Tag, der Pausenabzug bei der Zeiterfassung und die Umrechnung von Überstunden in freie Tage.
Ein Modell beschreibt das Soll, nicht die Lage. Es legt fest, wie viel gearbeitet wird, nicht wann. Kernzeiten und Schichtfolgen sind darin nicht abbildbar, die Lage regelt die Schichtplanung.
Ein Modell gilt als Standard für neu angelegte Personen, abweichende Zuweisungen erfolgen je Person und mit Gültigkeitsbeginn. Wechsel werden datiert geführt, eine rückwirkende Auswertung nutzt damit das Modell, das im damaligen Zeitraum galt. Nicht mehr benötigte Modelle werden archiviert und nicht gelöscht, damit alte Auswertungen stimmen bleiben.
Drei Strukturen stehen zur Wahl. Die Wochenstunden berechnet das System daraus.
| Struktur | So wird das Soll festgelegt | Passt, wenn |
|---|---|---|
| Tagesstruktur | Sollstunden je Wochentag, einzeln gesetzt. | die Wochentage unterschiedlich lang sind, etwa ein kurzer Freitag. |
| Wochenstruktur | Eine Gesamtsumme je Woche. | die Wochenstunden feststehen, ihre Verteilung aber nicht. |
| Monatsstruktur | Eine Gesamtsumme je Monat. | in Monatsstunden gedacht und abgerechnet wird. |
Tagesstruktur
- So wird das Soll festgelegt
- Sollstunden je Wochentag, einzeln gesetzt.
- Passt, wenn
- die Wochentage unterschiedlich lang sind, etwa ein kurzer Freitag.
Wochenstruktur
- So wird das Soll festgelegt
- Eine Gesamtsumme je Woche.
- Passt, wenn
- die Wochenstunden feststehen, ihre Verteilung aber nicht.
Monatsstruktur
- So wird das Soll festgelegt
- Eine Gesamtsumme je Monat.
- Passt, wenn
- in Monatsstunden gedacht und abgerechnet wird.
Schritt 5: Mitarbeitende einladen
Eingeladen wird per E-Mail, einzeln oder als Sammelvorgang mit mehreren Adressen auf einmal. Eine Einladung ohne E-Mail-Adresse gibt es nicht.
Wichtig für das Verständnis der Liste: Die Einladung legt noch kein Konto an. Sie erzeugt einen Eintrag mit einem Token, die Person entsteht erst, wenn sie die Einladung annimmt. Hat jemand bereits ein Konto, etwa aus einem anderen Unternehmen, wird die Mitgliedschaft ergänzt, statt ein zweites Konto anzulegen. Wer seinen Link nicht mehr findet, kann ihn selbst erneut anfordern, ohne dass die Verwaltung etwas tun muss.
- Rolle und Zuordnung für die einzuladende Person wählen.
- Mitarbeiternummer vergeben. Sie muss unter den bestehenden Mitgliedern und unter den offenen Einladungen eindeutig sein, sonst kollidieren zwei Einladungen beim Annehmen.
- Einladung versenden. Das System prüft davor die Berechtigung, die vergebene Rolle, beide Nummernkreise und die freien Lizenzen.
- Die eingeladene Person öffnet den Link, legt ihr Passwort fest und ist damit Mitglied.
- Beschäftigungsbeginn in der Personalakte eintragen, sofern er vom Beitrittstag abweicht.
- In der Testphase entfällt die Lizenzprüfung, die Zahl der Einladungen ist dort nicht begrenzt.
- Beim Sammelvorgang wird gegen die Summe geprüft und nicht je Person nacheinander.
- Ein- und Austritte werden als Beschäftigungszeiträume geführt, je Person ist genau einer offen. Wiedereintritt derselben Person ist vorgesehen.
Was die Einrichtung nicht erledigt
Die Schichtplanung bringt einen eigenen Erstlauf mit, mit Vorlagen für Bereiche, Pools, Schichtdefinitionen und Besetzungsregeln. Sie ist das einzige Modul, das sich abschalten lässt, und sie gehört zum Professional-Tarif.
Der Arbeitsvertrag ist im Produkt ein Datensatz und kein Dokument. Es wird kein Vertrags-PDF erzeugt und keine Unterschrift eingeholt. Ein hinterlegtes Vertragsdokument liegt in der Personalakte und hat mit den Vertragsfeldern keine Verbindung.
Nachgefragt
- Muss ich den Einrichtungsassistenten durchlaufen?
- Nein. Er ist kein Pflichtweg. Jede Einstellung darin lässt sich auch später einzeln über die Einstellungsseiten setzen. Der Assistent ordnet nur an, was sonst über mehrere Seiten verteilt liegt, und merkt sich, wie weit du gekommen bist.
- Wie lange dauert die Einrichtung?
- Das hängt an der Zahl der Mitarbeitenden, nicht an der Software. Unternehmen, Bundesland und Arbeitszeitmodell sind in wenigen Minuten gesetzt. Die Zeit geht in die Einladungen und in die Personalakten, und beides lässt sich als Sammelvorgang erledigen.
- Was passiert, wenn ich kein Bundesland setze?
- Dann wird ohne Feiertage gerechnet, und das verfälscht sowohl die Sollzeit im Zeitkonto als auch die Arbeitstage jeder Abwesenheit. Die Oberfläche weist in diesem Fall einen Hinweisbalken aus, damit es nicht stillschweigend passiert.
- Kann jemand in zwei Unternehmen arbeiten?
- Ja. Gehört ein Konto mehreren Unternehmen an, wird nach dem Anmelden ausgewählt, und der Wechsel ist auch im laufenden Betrieb ohne erneute Anmeldung möglich. Bei genau einer Mitgliedschaft entfällt die Auswahl.
- Was, wenn ich eine Einladung an die falsche Adresse geschickt habe?
- Die Einladung lässt sich löschen, solange sie nicht angenommen ist. Da mit ihr noch kein Konto entstanden ist, bleibt davon nichts zurück, und die Mitarbeiternummer wird wieder frei.
Beschreibt den Stand der Anwendung am September 2026. Was sich im Produkt ändert, steht in den Produkt-Updates.
Herausgeberin: AMNAU GmbH
Redaktionell verantwortlich: Ugur Aydogan, Produktentwicklung.
Zuletzt fachlich geprüft: September 2026
Nachlesen ist das eine. Es selbst einzurichten dauert einen Nachmittag.
MetronHR erfasst Arbeitszeiten am Terminal, in der App und im Browser, führt Urlaub und Überstunden mit und legt den Monat fertig ab. 14 Tage kostenlos testen.
Ohne Kreditkarte, jederzeit kündbar