Wie stempeln meine Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit?

Die drei Wege im Vergleich

Alle drei Wege erzeugen denselben Zeiteintrag. Sie lassen sich im selben Betrieb mischen, und niemand muss sich für einen entscheiden.

Die Stoppuhr läuft auf dem Server, nicht im Browser

Der laufende Stand liegt in der Datenbank und nicht im Browserspeicher. Wer am Rechner startet und am Telefon nachsieht, sieht dieselbe laufende Uhr, und ein Verbindungsabbruch oder Gerätewechsel verliert die Messung nicht.

Je Person läuft höchstens eine Messung. Ein zweiter Start wird mit dem Hinweis abgewiesen, dass bereits eine Stoppuhr läuft.

1. 1Messung starten, wahlweise gleich mit Kunde, Projekt und Leistung.
2. 2Bei einer Unterbrechung pausieren und danach fortsetzen. Die Messung endet dabei nicht.
3. 3Angaben während der Messung nachtragen, falls beim Start noch nicht klar war, worauf gebucht wird.
4. 4Stoppen. Daraus entsteht ein regulärer Zeiteintrag, der sich danach wie jeder andere bearbeiten lässt.
5. 5Abbrechen statt stoppen verwirft die Messung ersatzlos, es entsteht kein Eintrag.

• Eine Messung für eine andere Person ist nicht vorgesehen. Stellvertretende Erfassung läuft über den Eintrag von Hand.
• Ist der Betrieb auf „nur App" gestellt, lässt sich im Browser keine Messung starten oder stoppen.

Einen Eintrag von Hand anlegen

Die gebuchte Dauer wird gerechnet und nicht eingegeben. Aus Ende minus Start ergibt sich die Zeit, die Pause wird davon abgezogen, sofern das Arbeitszeitmodell Pausen nicht als Arbeitszeit zählt. Kommt dabei null oder weniger heraus, wird der Eintrag abgewiesen.

Kunde und Leistung stehen vorbelegt. Jeder Betrieb startet mit dem eigenen Unternehmen als internem Kunden und der Systemleistung „Allgemein". Wer nur Kommen und Gehen dokumentieren will, legt weder Kunden noch Leistungen noch Projekte an, sie sind Zusatz und keine Voraussetzung.

1. 1Datum, Startzeit und Endzeit wählen.
2. 2Pause in Minuten angeben, bei Bedarf mit ihrer Lage innerhalb des Eintrags.
3. 3Kunde, Projekt und Leistung nur anfassen, wenn projektbezogen gebucht wird. Sonst bleibt die Vorbelegung stehen.
4. 4Speichern. Das System prüft der Reihe nach Berechtigung, erlaubten Kanal, Sperrfrist, Zugehörigkeit der Stammdaten, Zeitlogik und Überschneidung mit bestehenden Einträgen.

• Zwei Einträge derselben Person dürfen sich nicht überschneiden.
• Ein Eintrag über Mitternacht hinaus wird nicht als ein Eintrag ohne Enddatum geführt.
• Verstöße gegen den Arbeitsschutz werden gemeldet, nicht verhindert. Die Prüfungen aus dem Arbeitszeitmodell erzeugen Hinweise, sie brechen das Speichern nicht ab.
• Unter jedem Tag der Wochenansicht steht eine Zeile mit Tagessumme, Soll, Abweichung und den Hinweisen zu Pausen und Regelverstößen.

Welche Wege erlaubt sind, entscheidet der Betrieb

In den Zeiterfassungseinstellungen steht ein Wert mit drei Möglichkeiten: alle Kanäle, nur App oder nur Web. Die Oberfläche blendet danach die gesperrten Bedienelemente aus, und die Sperre selbst sitzt nicht in der Oberfläche, sondern an beiden Systemgrenzen, im Browser und an der App-Schnittstelle. Eine Prüfung, die nur etwas versteckt, wäre keine.

Die Beschränkung gilt der Selbsterfassung. Trägt jemand stellvertretend für eine andere Person nach, greift sie nicht, und Geschäftsführung und Personalverwaltung sind ausgenommen. Sonst wäre die Korrektur im Browser gesperrt.

Die Einstellung gilt für den ganzen Betrieb, nicht je Person, Abteilung oder Rolle.

Weniger tippen: kopieren, Schnellzugriff, Vorschläge

Wer jeden Tag dasselbe bucht, soll es nicht jeden Tag eingeben. Drei Wege nehmen die Wiederholung ab, dazu kommt ein vierter für alle, die nach Schichtplan arbeiten.

• Kopieren vom Vortag, vom gleichen Wochentag der Vorwoche oder als ganze Vorwoche. Konflikte meldet die Anwendung vorab, statt beim Speichern zu scheitern.
• Zuletzt verwendete Kombinationen aus Kunde, Projekt und Leistung stehen als Schnellzugriff bereit.
• Vorausfüllen aus dem bisherigen Buchungsverhalten, je Person ein- und ausschaltbar.
• Aus geplanten, aber nicht erfassten Schichten entstehen Vorschlagsbuchungen mit den geplanten Zeiten. Bestätigen erzeugt den Eintrag, Verwerfen entfernt den Vorschlag.

Nachträglich korrigieren

Einträge lassen sich ändern, löschen und in zwei Einträge teilen. Im Professional-Tarif wird jede Änderung an einem Zeiteintrag mit Bearbeiter und Zeitpunkt festgehalten, das ist die GoBD-konforme Änderungshistorie.

Zwei Fristen begrenzen das. Die Bearbeitungssperre macht einen Eintrag ab einem bestimmten Alter nur noch über einen Änderungsantrag änderbar, die Abschlusssperre verhindert jede Änderung. Beide wirken auf das Datum des Eintrags und nicht auf den Zeitpunkt der Erfassung: Ein heute nachgetragener Eintrag für vorletzten Monat ist sofort gesperrt.

Ein Änderungsantrag trägt die gewünschten Werte und eine Begründung. Bis zur Entscheidung bleibt der ursprüngliche Eintrag unverändert und zählt unverändert in Saldo und Auswertung. Auch das Löschen lässt sich beantragen.

1. 1Den gesperrten Eintrag öffnen. Statt der Änderung bietet die Oberfläche den Änderungsantrag an.
2. 2Die gewünschten Werte eintragen und begründen, warum sie abweichen.
3. 3Absenden. Die genehmigende Person sieht alt und neu nebeneinander.
4. 4Bei Annahme schreibt das System die beantragten Werte in den Eintrag und benachrichtigt die antragstellende Person.

Wenn die Erfassung ausbleibt

Fehlt die Erfassung für zurückliegende Tage, erinnert das System in Stufen: zuerst als Hinweis in der Anwendung, nach einer weiteren Schwelle per E-Mail, und erst danach als Meldung an die direkte Führungskraft. Frisch eingetretene Personen bleiben in einer Schonfrist zunächst außen vor.

Die Erinnerung erzwingt nichts. Sie sperrt keine Funktion, hält keine Auszahlung zurück und trägt nichts selbst nach. Jede Stufe wird höchstens einmal am Tag versendet, und die Erinnerung lässt sich für den ganzen Betrieb sowie persönlich abbestellen.