Wie beantrage und genehmige ich Urlaub?

Einen Antrag stellen

Die Zahl der Abwesenheitstage wird nicht eingegeben, sondern gerechnet: aus dem Arbeitszeitmodell der Person, den Feiertagen ihres zuständigen Bundeslandes und ihrem Beschäftigungszeitraum. Wer in Teilzeit an drei Tagen arbeitet, verbraucht für eine Woche drei Tage und nicht fünf.

Bei Urlaub wird gegen das Konto des Jahres geprüft, in dem der Zeitraum beginnt, nicht gegen das laufende Jahr. Ein im Dezember gestellter Antrag für Januar geht also gegen das kommende Jahr.

1. 1Art und Zeitraum wählen. Fehlt das Enddatum, gilt der Starttag.
2. 2Bei einem einzelnen Tag wahlweise den halben Tag setzen. Die Mindeststundenzahl dafür ist das halbe Tagessoll aus dem Arbeitszeitmodell.
3. 3Die berechneten Tage prüfen, die das System anzeigt.
4. 4Liegen geplante Schichten im Zeitraum, schließt sich die Vertretungssuche an.
5. 5Absenden. Der Antrag ist entweder offen bei der Genehmigung oder sofort genehmigt.

• Zwei Abwesenheiten derselben Person dürfen sich nicht überschneiden. Die Meldung nennt den kollidierenden Zeitraum.
• Es gibt ganze und halbe Tage. Viertel Tage oder stundengenaue Abwesenheit sind nicht vorgesehen.
• Einen halben Tag gibt es nur für einen einzelnen Tag, nicht über einen Zeitraum.
• Reicht der Urlaubsbestand nicht, nennt die Meldung verfügbare und beantragte Tage.

Zehn Arten, und was sie belasten

Die Art entscheidet über die Folgen. Nur Urlaub belastet das Urlaubskonto, Überstundenabbau geht gegen den Überstundensaldo, die übrigen acht Arten belasten keines von beiden.

Wer entscheidet

Über einen Antrag entscheidet genau eine Instanz. Eine mehrstufige Genehmigungskette gibt es für Abwesenheiten nicht, weder als Einstellung noch als Ausnahme. Entscheiden können die Geschäftsführung, die Personalverwaltung, die Buchhaltung und Vorgesetzte mit direkt unterstellten Personen.

Drei Wege führen an der Entscheidung vorbei, der Antrag ist dann sofort genehmigt: Arten, die betriebsweit auf automatische Genehmigung stehen, Krankmeldung und Kind krank, die per Definition nicht genehmigungspflichtig sind, sowie die Selbstgenehmigung von Geschäftsführung und Personalverwaltung für die eigenen Anträge.

Die Selbstgenehmigung greift nicht, wenn der Antrag stellvertretend für eine andere Person angelegt wird. Ein von der Personalverwaltung für jemand anderen eingetragener Urlaubsantrag bleibt also offen.

1. 1Der Antrag erscheint auf der Genehmigungsseite und als Aufgabe auf dem Dashboard.
2. 2Entscheiden, bei Ablehnung mit Begründung.
3. 3Die Genehmigung bucht die Tage vom Konto ab und benachrichtigt die antragstellende Person per Meldung und E-Mail.
4. 4Eine bereits getroffene Entscheidung lässt sich korrigieren oder zurücknehmen. Die Kontenbuchung wird dabei rückabgewickelt.

Das Urlaubskonto

Das Konto wird laufend gerechnet und nicht fortgeschrieben: verfügbar sind Jahresanspruch plus wirksamer Übertrag, abzüglich der genommenen und der beantragten Tage. Ein gestellter, noch nicht entschiedener Antrag mindert den Bestand also sofort. Das verhindert, dass zwei offene Anträge denselben Rest verplanen.

Der Übertrag wird zuerst verbraucht. Tage, die vor dem Verfallsdatum liegen, zehren zunächst den Übertrag auf, erst der Überhang geht auf den neuen Jahresanspruch. So verfällt kein Übertrag, der rechnerisch längst verbraucht war.

Im ersten Beschäftigungsjahr tritt der im Vertrag hinterlegte Restanspruch an die Stelle des vollen Jahresanspruchs. Anspruch und Übertrag lassen sich außerdem je Person von Hand korrigieren, jede Anpassung wird mit Bearbeiter und Zeitpunkt festgehalten.

Übertrag und Verfall

Zum Jahreswechsel überträgt ein zeitgesteuerter Lauf den Restbestand ins Folgejahr, kappt ihn auf die eingestellte Obergrenze und setzt das Verfallsdatum. Ein negativer Bestand überträgt null und keine Schuld. Zum Stichtag markiert ein späterer Lauf den nicht verbrauchten Übertrag als verfallen, getrennt ausgewiesen, damit nachvollziehbar bleibt, was verfallen ist.

Welche Regel gilt, wird je Person aufgelöst: Die Übertragsregel aus dem Arbeitsvertrag schlägt die betriebsweite Vorgabe. Vor dem Verfallstermin lässt sich eine Vorwarnung an die Betroffenen schicken, mit einstellbarem Vorlauf.

Wenn im Zeitraum eine Schicht liegt

Beim Stellen des Antrags prüft das System, welche geplanten Schichten und Tagesplanblöcke im Zeitraum liegen. Daraus entsteht die Vertretungssuche: Je Schicht schlägt die Anwendung geeignete Personen vor, eine davon wird angefragt, und lehnt sie ab, geht ein weiterer Versuch an die nächste.

Die Vertretung wird angefragt, nicht zugewiesen. Es gibt keinen automatischen Zugriff auf eine geeignete Person und keine Rangfolge, die das System von selbst abarbeitet. Jeder Versuch ist eine Entscheidung von Hand.

Über alle betroffenen Schichten führt der Antrag einen Gesamtstand in vier Stufen: nicht erforderlich, in Suche, teilweise besetzt, vollständig. Er beantwortet die Frage, ob die Abwesenheit organisatorisch abgedeckt ist.

Betriebsferien für viele auf einmal

Eine Betriebsschließung, etwa Betriebsferien oder ein Brückentag, wird in einem Vorgang für viele Personen eingetragen. Je Schließung wird gewählt, ob sie als Urlaub angerechnet wird oder als bezahlte Freistellung gilt.

1. 1Bezeichnung, Zeitraum, Anrechnung und die betroffenen Personen wählen.
2. 2Die Vorschau lesen. Sie nennt je Person die Tage oder den Grund, aus dem sie übersprungen wird: bestehende Abwesenheit, zu wenig Resturlaub, kein Arbeitstag im Zeitraum, kein aktives Mitglied mehr.
3. 3Speichern. Je zugelassener Person entsteht eine gewöhnliche, sofort genehmigte Abwesenheit, und jede bekommt genau eine Benachrichtigung.
4. 4Bei Bedarf die Schließung als Ganzes stornieren. Angerechneter Urlaub wird dabei zurückgebucht.

• Höchstens 500 Personen und ein Jahr Zeitraum je Schließung.
• Die Vorschau entscheidet nichts. Beim Speichern läuft je Person die volle Prüfung erneut.
• Personen, die nach der Anlage eintreten, werden nicht nachgetragen.