Die Lohndatei für DATEV

Den Knopf DATEV-Lohnexport sehen die Geschäftsführung, die Personalabteilung und die Buchhaltung. Beim ersten Export fragt der Dialog in drei Schritten alles ab, was die Kanzlei vorgibt, und merkt es sich. Ab dem zweiten Monat öffnet er direkt bei den Personen, und ein Klick lädt die Datei.

Monat und Kanzlei: den Monat wählen, das Lohnprogramm deiner Kanzlei (Datei für DATEV LODAS oder Datei für DATEV Lohn und Gehalt), dazu Beraternummer und Mandantennummer. Beides nennt dir die Kanzlei.
Werte: anhaken, was übergeben wird, also Arbeitsstunden, Überstunden des Monats, Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden, Urlaubstage oder Krankheitstage, und bei jedem Wert die Lohnart deiner Kanzlei eintragen. Arbeitsstunden gehen voreingestellt nur für Beschäftigte mit Stundenlohn hinaus.
Personen: fehlt jemandem die DATEV-Personalnummer, trägst du sie hier ein. Danach Datei herunterladen und an die Kanzlei geben.

Ohne DATEV: das Zeitkonto in vier Schritten

Die Übergabe selbst ist der kürzeste Teil. Die Arbeit steckt im ersten Schritt, und die ist nach dem ersten Monat Routine.

Den Monat festschreiben. Die Abschlusssperre auf den letzten Tag des Monats setzen, danach bewegt sich an den Zahlen nichts mehr.
Das Zeitkonto öffnen, den Zeitraum auf den Monat stellen und bei Bedarf nach Person oder Abteilung filtern.
Als Excel oder PDF ausgeben. Wer denselben Zuschnitt jeden Monat braucht, speichert die Filterkombination unter einem Namen und lädt sie beim nächsten Mal.
Die Datei an die Kanzlei geben, per E-Mail oder über deren Mandantenportal. Bei Bedarf den Fehlzeitenbericht über Urlaub und Krankheit danebenlegen.

Was in der Datei steht

Das Zeitkonto stellt die Sollzeit aus dem Arbeitszeitmodell der erfassten Istzeit gegenüber und weist den Saldo aus. In die Sollzeit sind die Feiertage des zuständigen Bundeslandes und die genehmigten Abwesenheiten bereits eingerechnet, und Beschäftigungszeiträume begrenzen sie: Wer im Monat eingetreten ist, hat kein Soll für die Tage davor.

Wechselt jemand mitten im Zeitraum sein Arbeitszeitmodell, rechnet die Auswertung mit dem Modell, das am jeweiligen Tag galt. Eine rückwirkende Auswertung liefert deshalb denselben Wert wie damals.

Der Fehlzeitenbericht ist die zweite Auswertung. Er führt Urlaub und Krankheit je Person und Zeitraum, mit Filter nach Person und Abteilung, und ist auf die Lohnbuchhaltung zugeschnitten.

Was sich sonst noch ausgeben lässt

Achtzehn Objektarten stehen für den Export bereit, je nach Frage. Für die Kanzlei sind meist diese vier gemeint.

Die vier Auswertungen, die üblicherweise das Haus verlassen.

Auswertung	Was darin steht	Wofür sie gebraucht wird
Stundenkonto	Soll, Ist und Saldo je Person über den gewählten Zeitraum.	Die Monatsübergabe an die Lohnbuchhaltung.
Krank- und Urlaubsbericht	Urlaub und Krankheit je Person und Zeitraum.	Fehlzeiten, die in der Abrechnung eine eigene Behandlung brauchen.
Zeiteinträge	Die einzelnen Buchungen mit Datum, Zeiten und Zuordnung.	Rückfragen zu einer einzelnen Person oder einem einzelnen Tag.
Audit-Protokoll	Alle Vorgänge an Zeiteinträgen mit altem Stand, neuem Stand und handelnder Person.	Den Nachweis, dass nachträgliche Änderungen nachvollziehbar sind.

Jede dieser Auswertungen lässt sich als CSV, als Excel-Datei oder als PDF ausgeben. Das Audit-Protokoll der Zeiteinträge gehört zum Professional-Tarif.

Stundenkonto
Was darin steht
Soll, Ist und Saldo je Person über den gewählten Zeitraum.
Wofür sie gebraucht wird
Die Monatsübergabe an die Lohnbuchhaltung.
Krank- und Urlaubsbericht
Was darin steht
Urlaub und Krankheit je Person und Zeitraum.
Wofür sie gebraucht wird
Fehlzeiten, die in der Abrechnung eine eigene Behandlung brauchen.
Zeiteinträge
Was darin steht
Die einzelnen Buchungen mit Datum, Zeiten und Zuordnung.
Wofür sie gebraucht wird
Rückfragen zu einer einzelnen Person oder einem einzelnen Tag.
Audit-Protokoll
Was darin steht
Alle Vorgänge an Zeiteinträgen mit altem Stand, neuem Stand und handelnder Person.
Wofür sie gebraucht wird
Den Nachweis, dass nachträgliche Änderungen nachvollziehbar sind.

Jede dieser Auswertungen lässt sich als CSV, als Excel-Datei oder als PDF ausgeben. Das Audit-Protokoll der Zeiteinträge gehört zum Professional-Tarif.

Wer exportieren darf

Die Berechtigung zum Export wird nicht eigens gepflegt, sondern von der Seite abgeleitet, auf der die Auswertung steht. Wer den Fehlzeitenbericht sehen darf, darf ihn auch ausgeben, und eine Erweiterung der Rechte für Vorgesetzte oder Abteilungsleitungen wirkt damit ohne Zutun auch im Export. Eine zweite, von Hand gepflegte Rollentabelle gibt es bewusst nicht, sie wäre die Stelle, an der beide auseinanderlaufen.

Der Umfang folgt derselben Logik. Bei Auswertungen, die jede Person für sich selbst sehen darf, enthält die Datei nur die eigenen Zeilen, sofern die Rolle nicht ausdrücklich den ganzen Betrieb sehen darf. Die Einengung passiert in der Abfrage und nicht als Nachfilterung im fertigen Ergebnis.

Warum vorher festgeschrieben wird

Sobald die Datei bei der Kanzlei liegt, darf sich an den Zahlen nichts mehr stillschweigend ändern. Die Abschlusssperre mit festem Datum sorgt dafür: Gesperrt ist alles vor oder an diesem Tag, ohne Freigabe im Einzelfall und ohne Rolle, die sie umgeht.

Umgekehrt heißt das: Offene Änderungsanträge, Klärungsfälle aus dem Terminal und unbestätigte Vorschlagsbuchungen gehören vor das Festschreiben, nicht danach. Danach ist der Zeitraum zu.

Alle Daten auf einmal

Neben den einzelnen Auswertungen gibt es den vollständigen Datenexport. Die Geschäftsführung beauftragt ihn, ein Lauf im Hintergrund zieht die Daten, schreibt CSV-Dateien und packt sie zu einem Archiv, und eine E-Mail meldet, dass es bereitliegt. Der Download läuft über einen zeitlich begrenzten Link, dessen Ablauf am Auftrag steht.

Das ist der Weg für einen Systemwechsel oder eine Auskunft über den gesamten Bestand, nicht der Weg für die monatliche Übergabe. Für die reicht das Zeitkonto.

Nachgefragt

In welchen Formaten kommt die Auswertung heraus?: Als CSV, als Excel-Datei oder als PDF. Für die Weitergabe an eine Kanzlei ist Excel der übliche Weg, weil die Werte dort weiterverarbeitet werden. PDF passt, wenn der Stand nur belegt und nicht gerechnet werden soll.
Kann ich denselben Zuschnitt jeden Monat wiederverwenden?: Ja. Filterkombinationen lassen sich unter einem Namen speichern, wieder laden, ändern und löschen, und ihre Sichtbarkeit für andere Mitglieder ist steuerbar. Der monatliche Export wird damit zu einem Aufruf plus Zeitraumwechsel.
Sieht die Kanzlei, ob jemand nachträglich etwas geändert hat?: Im Professional-Tarif ja. Das Audit-Protokoll führt jeden Vorgang an einem Zeiteintrag mit vorherigem Stand, neuem Stand, geänderten Feldern, Begründung, handelnder Person und Zeitpunkt, und es lässt sich als eigene Datei ausgeben.
Was ist, wenn nach der Übergabe noch eine Korrektur kommt?: Steht die Abschlusssperre, ist der Zeitraum zu, und die Korrektur gehört in den laufenden Monat. Wer den alten Monat doch öffnen muss, verschiebt das Datum der Sperre, korrigiert und gibt die Auswertung neu aus. Die Kanzlei braucht dann die zweite Datei.
Was passiert, wenn die DATEV-Datei zweimal eingespielt wird?: LODAS hängt die Werte einer Datei an das an, was für den Monat schon erfasst ist. Zweimal eingespielt heißt deshalb doppelt gebucht. Gibst du nach einer Korrektur eine neue Datei heraus, sag der Kanzlei dazu, dass sie die erste ersetzt.
Können Beschäftigte ihre eigenen Zahlen ausgeben?: Sie sehen ihr eigenes Zeitkonto mit Soll, Ist und Saldo, und wo eine Auswertung für alle Rollen offen ist, enthält die Datei genau ihre eigenen Zeilen. Den Bestand des ganzen Betriebs bekommt nur, wessen Rolle ihn ohnehin sehen darf.

Beschreibt den Stand der Anwendung am Oktober 2026. Was sich im Produkt ändert, steht in den Produkt-Updates.

Herausgeberin: AMNAU GmbH

Redaktionell verantwortlich: Ugur Aydogan, Produktentwicklung.

Zuletzt fachlich geprüft: 24. Oktober 2026

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