GoBD: Wann Zeitaufzeichnungen steuerlich relevant werden
Zeitaufzeichnungen werden steuerlich relevant, sobald aus ihnen Rechnungen oder Lohnabrechnungen entstehen. Dann gelten die GoBD: Die Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sein und zusammen mit einer Verfahrensdokumentation aufbewahrt werden.
Stand:September 2026
Was die GoBD sind
GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie sind kein Gesetz, sondern ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen, zuletzt umfassend gefasst am 28.11.2019 und seither ergänzt.
Rechtlich binden die GoBD die Finanzverwaltung, nicht die Gerichte. Praktisch bestimmen sie, was bei einer Betriebsprüfung erwartet wird.
Wann eine Zeiterfassung darunterfällt
Nicht jede Zeitaufzeichnung ist steuerlich relevant. Entscheidend ist, ob sie Grundlage für die Buchführung wird. Das ist der Fall, wenn daraus Rechnungen an Kunden entstehen, etwa bei Abrechnung nach Aufwand, oder wenn sie die Grundlage der Lohnabrechnung bildet.
Dient die Aufzeichnung ausschließlich dem Arbeitsschutz und der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes, greifen die GoBD nicht. In der Praxis lässt sich das selten sauber trennen, weil Überstundenkonten und Zuschläge in die Abrechnung fließen.
Die sechs Grundsätze
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss die Entstehung eines Wertes in angemessener Zeit prüfen können. Vollständigkeit: Kein Vorgang darf fehlen. Richtigkeit: Die Abbildung muss den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen.
Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung: Der Zusammenhang zwischen Vorgang und Buchung muss erhalten bleiben; unbare Geschäftsvorfälle sollen innerhalb von zehn Tagen erfasst werden. Ordnung: Die Aufzeichnungen müssen systematisch geordnet sein.
Unveränderbarkeit: Eine Änderung muss so protokolliert werden, dass der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt. Genau dieser Punkt macht eine offene Excel-Datei zum Problem.
- Nachvollziehbar und nachprüfbar für einen sachverständigen Dritten.
- Vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet.
- Unveränderbar: Korrekturen protokolliert, alter Wert erkennbar.
- Verfahrensdokumentation beschreibt Prozess, System und Kontrollen.
Die Regeln zu kennen ist das eine, sie im Alltag einzuhalten das andere. MetronHR prüft Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit automatisch beim Erfassen.
Aufbewahrung
Nach § 147 Abs. 3 Abgabenordnung sind Handelsbücher und Eröffnungsbilanzen zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre und die sonstigen Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. Die Frist für Buchungsbelege wurde von zehn auf acht Jahre verkürzt.
Elektronisch entstandene Unterlagen sind elektronisch aufzubewahren. Ein Ausdruck genügt nicht: Die Finanzverwaltung hat nach § 147 Abs. 6 AO ein Recht auf Datenzugriff, und dafür braucht sie die maschinell auswertbaren Daten.
Beim Wechsel des Systems muss der Zugriff auf die alten Daten erhalten bleiben, notfalls durch Export in einem auswertbaren Format zusammen mit der Verfahrensdokumentation.
Die Verfahrensdokumentation
Sie beschreibt, wie Daten entstehen, verarbeitet, gesichert und aufbewahrt werden: eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation.
Für eine Zeiterfassung heißt das konkret: Wer erfasst wie, wer darf korrigieren, wie wird protokolliert, wie kommen die Daten in die Lohnabrechnung, wie lange werden sie aufbewahrt, wer hat Zugriff. Fehlt die Dokumentation, ist das für sich genommen noch kein schwerer Mangel, erschwert aber die Prüfung und schwächt die Position im Zweifel.
Nachlesen:BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (GoBD), nebst Ergänzungen · § 147 AO · § 17 MiLoG
Das ist keine Rechtsberatung, bei einem konkreten Fall im Betrieb fragst du besser jemanden mit Zulassung.
Herausgeberin: AMNAU GmbH
Redaktionell verantwortlich: Ugur Aydogan, Produktentwicklung.
Zuletzt fachlich geprüft: September 2026
Häufige Fragen
Was uns dazu am häufigsten gefragt wird.
Nur soweit die Aufzeichnungen Grundlage der Buchführung werden, also für Rechnungen nach Aufwand oder für die Lohnabrechnung. Eine Aufzeichnung rein zum Arbeitsschutz fällt nicht darunter. In der Praxis überschneidet sich beides oft.
In aller Regel nicht, weil sie sich unbemerkt ändern lässt und damit die Unveränderbarkeit nicht gewährleistet. Möglich wird es nur mit zusätzlichen Maßnahmen, etwa revisionssicherer Archivierung jeder Fassung samt Zeitstempel. Der Aufwand dafür ist meist höher als der einer Software.
Steuerlich richtet es sich nach § 147 Abs. 3 AO: Buchungsbelege acht Jahre, sonstige Unterlagen sechs Jahre, Handelsbücher zehn Jahre. Arbeitszeitrechtlich verlangt § 17 MiLoG zwei Jahre. Es gilt die jeweils längere einschlägige Frist.
Nein. Elektronisch entstandene Unterlagen sind elektronisch und maschinell auswertbar aufzubewahren, damit die Finanzverwaltung ihr Datenzugriffsrecht nach § 147 Abs. 6 AO ausüben kann.
Die GoBD verlangen sie. Ihr Fehlen ist für sich genommen noch kein schwerer Mangel der Buchführung, wenn die Nachvollziehbarkeit anders gewährleistet ist. Bei einer Prüfung ist sie trotzdem das erste, wonach gefragt wird.
Steht deine Frage nicht dabei? Schritt für Schritt erklärt ist die Bedienung im Hilfezentrum.
Regeln kennen ist das eine. Sie einhalten das andere.
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