GoBD: Wann Zeitaufzeichnungen steuerlich relevant werden

Was die GoBD sind

GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie sind kein Gesetz, sondern ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen, zuletzt umfassend gefasst am 28.11.2019 und seither ergänzt.

Rechtlich binden die GoBD die Finanzverwaltung, nicht die Gerichte. Praktisch bestimmen sie, was bei einer Betriebsprüfung erwartet wird.

Wann eine Zeiterfassung darunterfällt

Nicht jede Zeitaufzeichnung ist steuerlich relevant. Entscheidend ist, ob sie Grundlage für die Buchführung wird. Das ist der Fall, wenn daraus Rechnungen an Kunden entstehen, etwa bei Abrechnung nach Aufwand, oder wenn sie die Grundlage der Lohnabrechnung bildet.

Dient die Aufzeichnung ausschließlich dem Arbeitsschutz und der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes, greifen die GoBD nicht. In der Praxis lässt sich das selten sauber trennen, weil Überstundenkonten und Zuschläge in die Abrechnung fließen.

Die sechs Grundsätze

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss die Entstehung eines Wertes in angemessener Zeit prüfen können. Vollständigkeit: Kein Vorgang darf fehlen. Richtigkeit: Die Abbildung muss den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen.

Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung: Der Zusammenhang zwischen Vorgang und Buchung muss erhalten bleiben; unbare Geschäftsvorfälle sollen innerhalb von zehn Tagen erfasst werden. Ordnung: Die Aufzeichnungen müssen systematisch geordnet sein.

Unveränderbarkeit: Eine Änderung muss so protokolliert werden, dass der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt. Genau dieser Punkt macht eine offene Excel-Datei zum Problem.

• Nachvollziehbar und nachprüfbar für einen sachverständigen Dritten.
• Vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet.
• Unveränderbar: Korrekturen protokolliert, alter Wert erkennbar.
• Verfahrensdokumentation beschreibt Prozess, System und Kontrollen.

Aufbewahrung

Nach § 147 Abs. 3 Abgabenordnung sind Handelsbücher und Eröffnungsbilanzen zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre und die sonstigen Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. Die Frist für Buchungsbelege wurde von zehn auf acht Jahre verkürzt.

Elektronisch entstandene Unterlagen sind elektronisch aufzubewahren. Ein Ausdruck genügt nicht: Die Finanzverwaltung hat nach § 147 Abs. 6 AO ein Recht auf Datenzugriff, und dafür braucht sie die maschinell auswertbaren Daten.

Beim Wechsel des Systems muss der Zugriff auf die alten Daten erhalten bleiben, notfalls durch Export in einem auswertbaren Format zusammen mit der Verfahrensdokumentation.

Die Verfahrensdokumentation

Sie beschreibt, wie Daten entstehen, verarbeitet, gesichert und aufbewahrt werden: eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation.

Für eine Zeiterfassung heißt das konkret: Wer erfasst wie, wer darf korrigieren, wie wird protokolliert, wie kommen die Daten in die Lohnabrechnung, wie lange werden sie aufbewahrt, wer hat Zugriff. Fehlt die Dokumentation, ist das für sich genommen noch kein schwerer Mangel, erschwert aber die Prüfung und schwächt die Position im Zweifel.