Wen die Pflicht trifft
Erstens alle geringfügig Beschäftigten, unabhängig von der Branche. Ausgenommen sind nur Minijobs in Privathaushalten.
Zweitens alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in den Wirtschaftsbereichen, die § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz aufzählt. Das sind das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, das Personenbeförderungsgewerbe, das Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe, das Schaustellergewerbe, Unternehmen der Forstwirtschaft, das Gebäudereinigungsgewerbe, Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen, sowie die Fleischwirtschaft und das Prostitutionsgewerbe.
Für alle anderen Betriebe gilt § 17 MiLoG nicht. Die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 gilt dort trotzdem, nur ohne die Sieben-Tage-Frist und die Zwei-Jahres-Aufbewahrung.
Was aufzuzeichnen ist
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Nicht verlangt sind die Pausenzeiten als eigene Angabe; sie ergeben sich aus der Differenz zwischen Anwesenheit und Dauer. Wer sie trotzdem festhält, macht sich das Leben bei einer Prüfung leichter.
Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor. Papier, Tabelle oder Software sind zulässig. Die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung lässt für mobile Tätigkeiten wie Zeitungszustellung Erleichterungen zu.
Die beiden Fristen
Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages vorliegen. Wer am Montag arbeitet, muss das bis zum Ablauf des folgenden Montags festgehalten haben. Ein Nachtragen am Monatsende erfüllt die Pflicht nicht.
Aufzubewahren sind die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre, gerechnet ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Steuer- und handelsrechtliche Fristen können länger sein.
Wer prüft und was es kostet
Zuständig ist die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls. Sie prüft angemeldet und unangemeldet, verlangt die Unterlagen und befragt Beschäftigte. Ausländische Arbeitgeber müssen die Unterlagen in deutscher Sprache im Inland bereithalten.
Wer die Aufzeichnungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht aufbewahrt, begeht eine Ordnungswidrigkeit nach § 21 Abs. 1 Nr. 7 MiLoG. Der Bußgeldrahmen reicht bis 30.000 €. Bei Verstößen gegen die Mindestlohnzahlung selbst sind es bis zu 500.000 €.
Ein Bußgeld ab 2.500 € kann zusätzlich zum Ausschluss von der Vergabe öffentlicher Aufträge führen (§ 19 MiLoG).
Das ist keine Rechtsberatung, bei einem konkreten Fall im Betrieb fragst du besser jemanden mit Zulassung.
Herausgeberin: AMNAU GmbH
Redaktionell verantwortlich: Ugur Aydogan, Produktentwicklung.
Zuletzt fachlich geprüft: 2. September 2026