Online-Urlaubsplaner: Anträge, Vertretung, Resturlaub
Ein Online-Urlaubsplaner ersetzt drei Dinge zugleich: den Antrag per E-Mail, die Wandliste im Flur und die Excel-Tabelle mit dem Resturlaub. Beantragt wird im Browser oder in der App, entschieden wird mit einer Benachrichtigung, und der Rest rechnet sich selbst.
- Antrag, Genehmigung und Vertretung in einem Ablauf
- Resturlaub und Übertrag automatisch gerechnet
- Warnung, bevor Urlaub verfällt, mit 30 Tagen Vorlauf
Zuletzt geprüft am 4. September 2026
Lena H.
Tobias K.
Aylin D.
Mehmet Y.
Sophie B.
Mara W.Urlaub, 3 TageAylin Demir · 28.–30.10.Fortbildung, 1 TagTobias Krüger · 22.10.
Urlaub, 3 TageNadia Schulz · 22.–24.12.Prüfen
MonatsabschlussSeptember · Lohnbüro KrämerFertig- Made in GermanyEntwickelt und gehostet in Deutschland
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Was ein Urlaubsplaner können muss
Die Antragsfunktion ist der kleinste Teil. Woran Urlaubsverwaltung im Alltag scheitert, ist das Rechnen dahinter: anteilige Ansprüche bei Eintritt oder Austritt im laufenden Jahr, Teilzeit mit ungleich verteilten Tagen, Übertrag ins Folgejahr, Sonderurlaub, Krankheit im Urlaub.
- Anspruch je Person, anteilig bei Ein- und Austritt im laufenden Jahr.
- Zehn Abwesenheitsarten, von Urlaub über Krankheit bis Sonderurlaub.
- Genehmigung mit Vertretungsregel, damit im Urlaub der Leitung nichts liegen bleibt.
- Team-Kalender, der zeigt, wer fehlt, ohne den Grund zu nennen.
Der gesetzliche Rahmen, kurz
Der Mindesturlaub beträgt nach § 3 Abs. 1 Bundesurlaubsgesetz 24 Werktage im Jahr, bezogen auf die Sechs-Tage-Woche. Bei einer Fünf-Tage-Woche entspricht das 20 Arbeitstagen. Vertraglich mehr ist üblich und zulässig, weniger nicht.
Der Übertrag ins Folgejahr ist die Ausnahme, nicht die Regel: Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden, eine Übertragung bis zum 31. März setzt dringende betriebliche oder persönliche Gründe voraus.
Entscheidend für die Praxis ist die Rechtsprechung dazu: Urlaub verfällt nur, wenn der Arbeitgeber die betroffene Person vorher konkret aufgefordert hat, ihn zu nehmen, und über den drohenden Verfall belehrt hat (BAG vom 19.02.2019, 9 AZR 541/15, im Anschluss an den EuGH). Wer nicht auffordert, trägt den Resturlaub mit.
Die Rechnung, an der Tabellen scheitern
Solange alle in Vollzeit fünf Tage die Woche arbeiten und das ganze Jahr da sind, reicht eine Liste. Sobald jemand im März eintritt, auf drei Tage reduziert oder im September geht, wird gerechnet, und zwar für jede Person einzeln.
Der anteilige Anspruch ergibt sich aus den vollen Beschäftigungsmonaten: ein Zwölftel des Jahresanspruchs je Monat. Bei Teilzeit kommt der Wechsel der Wochentage dazu, denn 20 Tage bei fünf Wochentagen entsprechen 12 Tagen bei drei Wochentagen, damit die freie Zeit gleich bleibt.
Anteiliger Anspruch, Beispiel mit 30 Urlaubstagen im Jahr
| Fall | Rechnung | Anspruch |
|---|---|---|
| Vollzeit, ganzes Jahr | 30 | 30 Tage |
| Eintritt am 1. April | 30 geteilt durch 12, mal 9 | 22,5 Tage |
| Austritt am 30. Juni | 30 geteilt durch 12, mal 6 | 15 Tage |
| Teilzeit an 3 Wochentagen | 30 geteilt durch 5, mal 3 | 18 Tage |
Bruchteile von mindestens einem halben Tag werden nach § 5 Abs. 2 Bundesurlaubsgesetz auf volle Tage aufgerundet, allerdings nur in den Fällen des § 5 Abs. 1. Vertragliche Regelungen können günstiger sein, nicht ungünstiger.
Vollzeit, ganzes Jahr
- Rechnung
- 30
- Anspruch
- 30 Tage
Eintritt am 1. April
- Rechnung
- 30 geteilt durch 12, mal 9
- Anspruch
- 22,5 Tage
Austritt am 30. Juni
- Rechnung
- 30 geteilt durch 12, mal 6
- Anspruch
- 15 Tage
Teilzeit an 3 Wochentagen
- Rechnung
- 30 geteilt durch 5, mal 3
- Anspruch
- 18 Tage
Bruchteile von mindestens einem halben Tag werden nach § 5 Abs. 2 Bundesurlaubsgesetz auf volle Tage aufgerundet, allerdings nur in den Fällen des § 5 Abs. 1. Vertragliche Regelungen können günstiger sein, nicht ungünstiger.
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Häufige Fragen
Was uns zum Thema „Urlaub planen" am häufigsten gefragt wird.
Steht deine Frage nicht dabei? Schritt für Schritt erklärt ist die Bedienung im Hilfezentrum.
Schreib uns eine NachrichtWie viele Urlaubstage stehen gesetzlich zu?
Nach § 3 Abs. 1 Bundesurlaubsgesetz 24 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche, das entspricht 20 Arbeitstagen bei einer Fünf-Tage-Woche. Für Jugendliche gelten nach § 19 Jugendarbeitsschutzgesetz höhere Mindestwerte, für schwerbehinderte Menschen kommen fünf Tage Zusatzurlaub hinzu (§ 208 SGB IX).
Wann verfällt Resturlaub?
Grundsätzlich am 31. Dezember, bei zulässiger Übertragung am 31. März des Folgejahres. Er verfällt aber nur, wenn der Arbeitgeber vorher konkret aufgefordert und über den Verfall belehrt hat (BAG vom 19.02.2019, 9 AZR 541/15). MetronHR warnt 30 Tage vor dem hinterlegten Stichtag.
Wie wird der Anspruch bei Eintritt im laufenden Jahr gerechnet?
Anteilig nach vollen Beschäftigungsmonaten, also ein Zwölftel des Jahresanspruchs je Monat. Wer am 1. April anfängt und vertraglich 30 Tage hat, kommt auf 22,5 Tage. Bei einem Wechsel der Wochenarbeitstage wird umgerechnet, damit die freie Zeit gleich bleibt.
Was passiert, wenn jemand im Urlaub krank wird?
Tage mit ärztlicher Bescheinigung werden nach § 9 Bundesurlaubsgesetz nicht auf den Urlaub angerechnet. Im System wird die Abwesenheitsart für diese Tage geändert, der Anspruch steigt entsprechend wieder. Der Grund der Erkrankung wird dabei nirgends erfasst.
Was passiert bei überschneidenden Urlaubsanträgen?
Zwei Fälle, zwei Antworten. Beantragt dieselbe Person zweimal denselben Zeitraum, weist das System den zweiten Antrag ab, und zwar auch dann, wenn der erste noch nicht entschieden ist. Die einzige Ausnahme regelt § 9 Bundesurlaubsgesetz: eine Krankmeldung darf über genehmigtem Urlaub liegen und schneidet die Krankheitstage aus dem Urlaub heraus. Wollen dagegen zwei Personen gleichzeitig frei, ist das keine technische, sondern eine betriebliche Entscheidung. Der Team-Kalender zeigt die Überschneidung, bevor genehmigt wird, entschieden wird von der Führungskraft. MetronHR lehnt hier nichts von sich aus ab.
Was kostet ein Online-Urlaubsplaner bei MetronHR?
Er ist im Team-Tarif enthalten, also 5 € je Person und Monat, gemeinsam mit der Zeiterfassung. Es gibt keinen eigenen Preis für die Urlaubsverwaltung und keinen Modulaufschlag. Schicht- und Einsatzplanung gehören zum Professional-Tarif mit 10 €.
Die nächste Urlaubsrunde ohne Excel-Tabelle.
14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Abwesenheiten sind ab dem Team-Tarif enthalten.
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