Excel oder Software: wann der Wechsel sich lohnt
Eine Excel-Tabelle erfüllt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung grundsätzlich, denn das Bundesarbeitsgericht schreibt keine Form vor. Ihre Grenzen liegen woanders: Sie lässt sich unbemerkt ändern, sie skaliert nicht, und sie prüft nichts.
Stand:September 2026
Was Excel kann
Eine Tabelle kostet nichts, jeder kann sie bedienen, und sie ist in zehn Minuten eingerichtet. Für Solo-Selbstständige, für sehr kleine Teams und als Übergang bis zur Einführung eines Systems ist sie eine ehrliche Antwort.
Auch rechtlich ist sie nicht falsch: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit lassen sich darin festhalten, und mehr verlangt der BAG-Beschluss vom 13.09.2022 nicht.
Die drei Schwächen
Erstens die Unveränderbarkeit. Eine Tabelle lässt sich rückwirkend ändern, ohne dass es jemand sieht. Im Streit um Überstunden und bei einer Prüfung nach § 17 MiLoG ist das ein Beweisproblem, und steuerlich verlangen die GoBD ausdrücklich, dass Änderungen protokolliert werden.
Zweitens der Aufwand. Bei zehn Personen sind das zehn Dateien im Monat, die jemand einsammeln, prüfen, addieren und an die Lohnbuchhaltung geben muss. Die Zeit dafür fällt jeden Monat wieder an.
Drittens fehlt die Prüfung. Eine Tabelle rechnet, sie warnt nicht. Ob die Ruhezeit von elf Stunden eingehalten wurde, ob die Pause gereicht hat, ob jemand über zehn Stunden gekommen ist: All das steht in den Zahlen, fällt aber niemandem auf.
Woran sich der Wechsel festmachen lässt
Der Umschlagpunkt ist selten die Mitarbeiterzahl allein. Näher liegen diese Fragen:
- Muss jemand Dateien einsammeln? Ab etwa fünf Personen kostet das mehr Zeit als eine Lizenz.
- Entstehen aus den Zeiten Rechnungen? Dann greifen die GoBD, und die Unveränderbarkeit wird zur Anforderung.
- Gibt es Schichtbetrieb? Dann braucht es eine Prüfung der Ruhezeit, die eine Tabelle nicht leistet.
- Fällt der Betrieb unter § 2a SchwarzArbG? Dann gilt die Sieben-Tage-Frist, und die lässt sich mit Zetteln schwer nachweisen.
- Arbeiten Leute mobil? Dann fehlt der Zugriff auf die Datei genau dort, wo gearbeitet wird.
Die Regeln zu kennen ist das eine, sie im Alltag einzuhalten das andere. MetronHR prüft Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit automatisch beim Erfassen.
Was ein Wechsel kostet, und was er spart
Software für Zeiterfassung liegt im deutschen Markt zwischen etwa 2 € und 13 € je Person und Monat, oft mit Grundgebühren, Add-ons oder Mindestlaufzeiten. Für zehn Personen sind das grob 50 € bis 150 € im Monat.
Dem gegenüber steht die Zeit, die heute in das Einsammeln, Prüfen und Nachrechnen fließt. Wer dafür zwei Stunden im Monat ansetzt und mit den Vollkosten einer Verwaltungskraft rechnet, liegt schnell in derselben Größenordnung.
Die zweite Rechnung ist schwerer zu beziffern und meist wichtiger: ein Verfahren um Überstunden, das ohne belastbare Aufzeichnung geführt wird, oder ein Bußgeld nach § 21 MiLoG von bis zu 30.000 €.
Bis zum Wechsel: die Tabelle richtig aufsetzen
Solange die Tabelle noch im Einsatz ist, sollte sie mindestens die Pausenpflicht kennen und die Wochensumme bilden. Eine fertige Vorlage spart den Aufbau und enthält die Rechenlogik bereits.
Zusätzlich hilft eine einfache Regel: Die Datei wird monatlich als PDF abgelegt und von beiden Seiten gegengezeichnet. Das ersetzt keine Protokollierung, macht aber aus einer beliebig änderbaren Datei einen datierten Stand.
Nachlesen:BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21 · BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (GoBD) · § 17 MiLoG, § 21 MiLoG, § 2a SchwarzArbG
Das ist keine Rechtsberatung, bei einem konkreten Fall im Betrieb fragst du besser jemanden mit Zulassung.
Herausgeberin: AMNAU GmbH
Redaktionell verantwortlich: Ugur Aydogan, Produktentwicklung.
Zuletzt fachlich geprüft: September 2026
Häufige Fragen
Was uns dazu am häufigsten gefragt wird.
Ja. Das Bundesarbeitsgericht schreibt keine Form vor, auch Papier und Tabellen erfüllen die Pflicht. Steuerlich wird es enger: Sobald aus den Zeiten Rechnungen oder Lohnabrechnungen entstehen, verlangen die GoBD Unveränderbarkeit, und die leistet eine offene Datei nicht.
Eine feste Zahl gibt es nicht. Praktisch kippt es dort, wo jemand anfängt, Dateien einzusammeln und Summen von Hand zu prüfen, meist zwischen fünf und zehn Personen. Schichtbetrieb, mobile Arbeit und Branchen nach § 2a SchwarzArbG verschieben den Punkt nach unten.
Im deutschen Markt zwischen etwa 2 € und 13 € je Person und Monat. Auf den Listenpreis kommen häufig Grundgebühren, Pflicht-Support, Add-ons für Schichtplanung und einmalige Einrichtungsgebühren. Ein Vergleich lohnt sich nur mit gleichem Leistungsumfang.
In aller Regel ja. Die meisten Systeme importieren CSV. Sinnvoll ist, nur die Salden zu übernehmen, also Urlaubs- und Überstundenstände zum Stichtag, und diese von beiden Seiten gegenzeichnen zu lassen. Die Historie bleibt in der abgelegten Datei.
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Regeln kennen ist das eine. Sie einhalten das andere.
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