Was eine Zeiterfassung wirklich kostet
Zeiterfassungssoftware wird in Deutschland fast durchweg pro Person und Monat abgerechnet, üblich sind 2 bis 8 Euro. Dazu kommen einmalige Posten: Terminal-Hardware, Einrichtung, Datenübernahme. Entscheidend für die Rechnung ist nicht der Listenpreis, sondern die Zeit, die heute im Monat für Stundenzettel draufgeht.
Stand: September 2026
Die drei Preismodelle am Markt
Fast alle Anbieter rechnen pro aktiver Person und Monat. Daneben gibt es zwei Varianten, die auf den ersten Blick günstiger aussehen und es selten sind: Staffelpreise mit Mindestabnahme und Pakete mit festem Monatspreis bis zu einer bestimmten Zahl von Personen.
Der Vergleich gelingt nur über den Gesamtpreis für die eigene Betriebsgröße. Ein Paket für 49 Euro im Monat bis 10 Personen ist bei sieben Beschäftigten teurer als 5 Euro pro Kopf, bei zwölf billiger, und beim nächsten Neuzugang springt es auf die nächste Stufe.
| Modell | Wie gerechnet wird | Worauf zu achten ist |
|---|---|---|
| Pro Person und Monat | Der Preis wird mit der Zahl der aktiven Personen multipliziert. | Ob inaktive und ausgeschiedene Personen mitzählen, und ob es eine Mindestzahl an Lizenzen gibt. |
| Staffel | Der Preis pro Kopf sinkt ab bestimmten Größen. | Die erste Stufe liegt oft über der eigenen Größe, der Rabatt kommt also nie an. |
| Paket | Fester Monatspreis bis zu einer Obergrenze. | Der Sprung auf die nächste Stufe. Eine Person mehr kann den Preis verdoppeln. |
Pro Person und Monat
- Wie gerechnet wird
- Der Preis wird mit der Zahl der aktiven Personen multipliziert.
- Worauf zu achten ist
- Ob inaktive und ausgeschiedene Personen mitzählen, und ob es eine Mindestzahl an Lizenzen gibt.
Staffel
- Wie gerechnet wird
- Der Preis pro Kopf sinkt ab bestimmten Größen.
- Worauf zu achten ist
- Die erste Stufe liegt oft über der eigenen Größe, der Rabatt kommt also nie an.
Paket
- Wie gerechnet wird
- Fester Monatspreis bis zu einer Obergrenze.
- Worauf zu achten ist
- Der Sprung auf die nächste Stufe. Eine Person mehr kann den Preis verdoppeln.
Stand 15.09.2026. Übliche Spanne in Deutschland für kleine und mittlere Betriebe: 2 bis 8 Euro pro Person und Monat.
Die Posten, die nicht im Monatspreis stehen
Der Monatspreis ist selten der ganze Preis. Vier Posten kommen regelmäßig dazu, und drei davon fallen einmalig an.
- Terminal-Hardware, wenn im Betrieb ohne Diensthandy gestempelt wird. Einmalig je Gerät, dazu Karten oder Chips je Person.
- Einrichtung und Schulung, teils als Pflichtpaket, teils freiwillig.
- Datenübernahme aus dem alten System, oft nach Aufwand.
- Aufpreise für Funktionen, die man für selbstverständlich hält: Schnittstelle, Auswertungen, Änderungshistorie, mehrere Standorte.
Die Regeln zu kennen ist das eine, sie im Alltag einzuhalten das andere. MetronHR prüft Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit automatisch beim Erfassen.
Die Rechnung, die wirklich zählt
Software ersetzt keine Arbeit, sondern Zeit. Die ehrliche Rechnung geht deshalb nicht vom Listenpreis aus, sondern von den Stunden, die heute im Monat für das Einsammeln, Abtippen und Nachfragen draufgehen.
Ein Beispiel mit runden Zahlen für einen Betrieb mit 15 Beschäftigten: Wer im Monat vier Stunden mit Stundenzetteln verbringt und diese Stunde mit 35 Euro Vollkosten ansetzt, gibt 140 Euro im Monat aus, ohne dass es auf einer Rechnung steht. Eine Software für 5 Euro pro Kopf kostet 75 Euro. Die Frage ist also nicht, ob sie sich rechnet, sondern wie viel von den vier Stunden sie tatsächlich einspart.
Dazu kommt ein Posten, den niemand budgetiert: fehlerhafte Aufzeichnungen. Nach § 22 Abs. 2 ArbZG sind bis zu 30.000 Euro Bußgeld möglich, nach § 21 MiLoG bis zu 30.000 Euro, und der Referentenentwurf vom 18.06.2026 sieht für die elektronische Aufzeichnungspflicht bis zu 50.000 Euro vor.
Kostenlos ist selten kostenfrei
Es gibt kostenlose Zeiterfassung, und für einen Betrieb mit drei Personen kann sie reichen. Der Preis steht dann an anderer Stelle: Begrenzung auf wenige Personen, keine Auswertungen, kein Support, Werbung, oder eine Datenverarbeitung außerhalb der EU, die den Auftragsverarbeitungsvertrag zum Problem macht.
Die Excel-Tabelle ist die verbreitetste kostenlose Lösung und die mit den höchsten Folgekosten: Sie erfüllt die Aufzeichnungspflicht formal, ist aber nachträglich unbemerkt änderbar, und genau das ist der Punkt, an dem sie im Streitfall nichts beweist.
Nachlesen:§ 22 Abs. 2 ArbZG · § 21 MiLoG · Referentenentwurf zur Änderung des ArbZG vom 18.06.2026
Das ist keine Rechtsberatung, bei einem konkreten Fall im Betrieb fragst du besser jemanden mit Zulassung.
Herausgeberin: AMNAU GmbH
Redaktionell verantwortlich: Ugur Aydogan, Produktentwicklung.
Zuletzt fachlich geprüft: September 2026
Häufige Fragen
Was uns dazu am häufigsten gefragt wird.
In Deutschland üblicherweise 2 bis 8 Euro pro Person und Monat, je nach Funktionsumfang. Terminal-Hardware, Einrichtung und Datenübernahme kommen einmalig dazu. Wichtig ist, ob inaktive Personen mitgezählt werden und ob eine Mindestzahl an Lizenzen gilt.
Ja, mit Grenzen: wenige Personen, keine Auswertungen, kein Support oder Werbung. Für sehr kleine Betriebe kann das reichen. Zu prüfen ist, wo die Daten liegen und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag angeboten wird, denn Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten.
Ein Wandterminal kostet je nach Ausführung einmalig einen dreistelligen Betrag, dazu Karten oder Schlüsselanhänger je Person. Es lohnt sich dort, wo nicht jede Person ein Diensthandy hat oder wo am Eingang gestempelt werden soll.
Es hängt weniger an der Zahl als am Aufwand: Ab dem Punkt, an dem jemand im Monat mehrere Stunden mit Einsammeln, Abtippen und Nachfragen verbringt, ist der Aufwand teurer als die Lizenz. In der Praxis ist das häufig schon bei acht bis zehn Beschäftigten der Fall.
Aufpreise für Schnittstellen und Auswertungen, Mindestlaufzeiten von zwölf oder vierundzwanzig Monaten, Kosten für die Datenübernahme und Lizenzen für Personen, die nicht mehr im Betrieb sind. Der Blick in die Preisliste sollte deshalb immer der Blick auf den Gesamtpreis der eigenen Größe sein.
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Regeln kennen ist das eine. Sie einhalten das andere.
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