Auswahlhilfe

Urlaubsverwaltung: worauf es bei der Auswahl ankommt

Urlaubsverwaltung scheitert selten am Antrag und fast immer an der Berechnung: Teilzeit, Eintritt oder Austritt im laufenden Jahr, Wechsel der Wochentage, Übertrag ins Folgejahr. Wer auswählt, prüft diese vier Fälle und die Feiertage des eigenen Bundeslands, nicht die Gestaltung des Kalenders.

Stand:September 2026

Die vier Fälle, an denen sich alles entscheidet

Ein Urlaubsantrag ist trivial. Der Anspruch dahinter ist es nicht, und genau dort unterscheiden sich die Systeme.

  • **Teilzeit:** Umgerechnet wird über die Arbeitstage je Woche, nicht über die Stunden. Wer statt fünf nur drei Tage arbeitet, bekommt drei Fünftel der Tage.
  • **Eintritt und Austritt im laufenden Jahr:** Nach § 5 BUrlG gibt es ein Zwölftel je vollem Beschäftigungsmonat, aber gekürzt wird beim Ausscheiden nur, wer in der ersten Jahreshälfte geht. Wer die Wartezeit erfüllt hat und zum 31. August kündigt, hat den vollen Jahresanspruch.
  • **Wechsel der Wochentage mitten im Jahr:** Der bereits erworbene Anspruch wird nicht rückwirkend umgerechnet. Der EuGH hat das mehrfach klargestellt; wer hier pauschal umrechnet, kürzt unzulässig.
  • **Übertrag ins Folgejahr:** Nur bei betrieblichen oder persönlichen Gründen, dann bis zum 31. März (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Ein Verfall setzt außerdem voraus, dass der Betrieb auf den Urlaub hingewiesen hat.

Wer in diesem Markt was mitbringt

Abwesenheiten sind bei fast allen Anbietern vorhanden, die Unterschiede liegen in der Tiefe der Berechnung und darin, ob die Feiertage des Bundeslands hinterlegt sind. Die Tabelle zeigt, was für die Anbieter belegt ist, deren Schwerpunkt HR oder Zeiterfassung ist.

  • absence.io

    Einstiegspreis
    ab 2,99 €/User, Zeiterfassung ab 4,99 €
    Abwesenheiten
    ja
    Personalakte
    ja
    Hosting in Deutschland
    ja

  • clockin

    Einstiegspreis
    ab 3,59 €/User, 24 Monate Laufzeit
    Abwesenheiten
    ja
    Personalakte
    ja
    Hosting in Deutschland
    teilweise

  • timr

    Einstiegspreis
    ab 8 €/User, ab 20 Personen auf Anfrage
    Abwesenheiten
    ja
    Personalakte
    nein
    Hosting in Deutschland
    ja

  • askDANTE

    Einstiegspreis
    kostenfreier Tarif, sonst ab 4,50 €/User
    Abwesenheiten
    ja
    Personalakte
    teilweise
    Hosting in Deutschland
    teilweise

  • Clockodo

    Einstiegspreis
    ab 4 €/User, ohne Personalakte
    Abwesenheiten
    ja
    Personalakte
    nein
    Hosting in Deutschland
    ja

  • Crewmeister

    Einstiegspreis
    ab 1,50 €/User, Module extra
    Abwesenheiten
    ja
    Personalakte
    nein
    Hosting in Deutschland
    ja

  • Factorial

    Einstiegspreis
    ab 8 €/User, Angebot individuell
    Abwesenheiten
    ja
    Personalakte
    ja
    Hosting in Deutschland
    nein

  • HRworks

    Einstiegspreis
    ab 12,90 €/User
    Abwesenheiten
    ja
    Personalakte
    ja
    Hosting in Deutschland
    nein

  • Kenjo

    Einstiegspreis
    ab 6 €/User plus ab 400 € Einrichtung
    Abwesenheiten
    ja
    Personalakte
    ja
    Hosting in Deutschland
    teilweise

  • Personio

    Einstiegspreis
    Preis auf Anfrage
    Abwesenheiten
    ja
    Personalakte
    ja
    Hosting in Deutschland
    nein

  • Sage HR Suite

    Einstiegspreis
    ab 21 €/Monat je Modul
    Abwesenheiten
    ja
    Personalakte
    ja
    Hosting in Deutschland
    teilweise

  • Timebutler

    Einstiegspreis
    ab 29,95 €/Monat
    Abwesenheiten
    ja
    Personalakte
    ja
    Hosting in Deutschland
    ja

  • TimeTac

    Einstiegspreis
    ab 19,50 €/Monat Basisgebühr
    Abwesenheiten
    ja
    Personalakte
    nein
    Hosting in Deutschland
    ja

  • MetronHR

    Einstiegspreis
    ab 5 €/User
    Abwesenheiten
    ja
    Personalakte
    ja
    Hosting in Deutschland
    ja

Stand 15.09.2026. Ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung kann Günstigeres regeln, aber die Grenzen des ArbZG nicht unterschreiten.

Was oft vergessen wird

Drei Punkte fallen erst im Betrieb auf. Erstens die Feiertage: Sie sind je Bundesland verschieden, und ein Urlaubstag, der auf einen Feiertag fällt, darf nicht gegen den Anspruch zählen. Zweitens die Vertretungsregel: Wer genehmigt, wenn die Führungskraft selbst im Urlaub ist. Drittens der Resturlaub beim Austritt, der abzugelten ist, wenn er nicht mehr genommen werden kann (§ 7 Abs. 4 BUrlG).

Nachlesen:§§ 3, 5 und 7 BUrlG · Anbieterangaben aus lib/constants/competitors, Erhebungen vom 22.05. bis 20.08.2026

Angaben zu Mitbewerbern stammen von deren öffentlich zugänglichen Seiten und können sich ändern. Das ist keine Rechtsberatung, bei einem konkreten Fall im Betrieb fragst du besser jemanden mit Zulassung.

Häufige Fragen

Was uns dazu am häufigsten gefragt wird.

Nach § 3 BUrlG mindestens 24 Werktage bei einer Sechstagewoche, also 20 Arbeitstage bei einer Fünftagewoche. Tarifverträge und Arbeitsverträge sehen häufig mehr vor; üblich sind 25 bis 30 Tage.

Grundsätzlich zum Jahresende, bei Übertragung aus betrieblichen oder persönlichen Gründen zum 31. März. Ein Verfall tritt nach der Rechtsprechung aber nur ein, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig auf den Urlaub und den drohenden Verfall hingewiesen hat.

Ja, der Urlaub wird vom Arbeitgeber festgelegt. Nach § 7 Abs. 1 BUrlG sind die Wünsche zu berücksichtigen, soweit nicht dringende betriebliche Belange oder sozial dringlichere Wünsche anderer entgegenstehen. Eine Ablehnung braucht einen dieser Gründe.

Nein. Ein gesetzlicher Feiertag ist kein Werktag im Sinn des § 3 BUrlG und wird nicht angerechnet. Wer eine Woche mit einem Feiertag nimmt, verbraucht vier Urlaubstage statt fünf.

Steht deine Frage nicht dabei? Schritt für Schritt erklärt ist die Bedienung im Hilfezentrum.

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