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Zeiterfassung im sehr kleinen Betrieb: was wirklich nötig ist

Bis zehn Beschäftigte reicht eine Zeiterfassung, die Beginn, Ende und Pausen festhält, Korrekturen nachvollziehbar macht und ohne Einrichtungsprojekt läuft. Die Aufzeichnungspflicht gilt auch hier. Der Referentenentwurf vom 18.06.2026 sieht für Kleinstbetriebe bis zehn Beschäftigte allerdings eine dauerhafte Befreiung von der elektronischen Form vor.

Stand:September 2026

Was für diese Größe gilt, und was nicht

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht unabhängig von der Betriebsgröße. Sie folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, wie das Bundesarbeitsgericht am 13.09.2022 entschieden hat (1 ABR 22/21). Eine Formvorschrift gibt es heute nicht: handschriftlich ist zulässig.

Der Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes sieht die elektronische Erfassung als Regelfall vor, mit einer Ausnahme für Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten. Er ist bislang weder vom Kabinett beschlossen noch im Parlament behandelt worden. Geltendes Recht ist er nicht.

Unabhängig davon gilt § 17 MiLoG für Minijobs und für die Branchen aus § 2a SchwarzArbG: Beginn, Ende und Dauer spätestens sieben Kalendertage nach der Arbeitsleistung, zwei Jahre aufbewahren. Diese Pflicht kennt keine Größengrenze.

Was ein kleiner Betrieb wirklich braucht

Die Liste ist kürzer, als die Anbieterseiten vermuten lassen. Vier Punkte tragen, alles andere ist Zugabe.

  • Erfassen, wo gearbeitet wird: App auf dem Handy, Weberfassung am Rechner oder ein Terminal an der Tür, wenn nicht jede Person ein Diensthandy hat.
  • Korrekturen mit Spur. Wer nachträglich ändert, muss erkennbar bleiben; genau das leistet eine Tabelle nicht.
  • Urlaub und Krankheit am selben Ort, sonst wird das Stundenkonto im Monatsabschluss unbrauchbar.
  • Eine Auswertung, die der Steuerberater versteht, als Excel oder CSV.

Die Kostenfrage bei kleiner Zahl

Pro-Kopf-Preise sind in dieser Größe fast immer günstiger als Pakete und Grundgebühren: Eine Grundgebühr von 19,50 oder 29,95 Euro im Monat verteilt sich auf wenige Köpfe und schlägt dadurch besonders durch. Ein Anbieter mit Mindestabnahme ab fünf oder zehn Personen fällt für einen Betrieb mit sechs Beschäftigten praktisch aus.

  • clockin

    Einstiegspreis
    ab 3,59 €/User, 24 Monate Laufzeit
    Preis öffentlich
    ja
    Compliance geprüft
    ja

  • timr

    Einstiegspreis
    ab 8 €/User, ab 20 Personen auf Anfrage
    Preis öffentlich
    ja
    Compliance geprüft
    ja

  • askDANTE

    Einstiegspreis
    kostenfreier Tarif, sonst ab 4,50 €/User
    Preis öffentlich
    ja
    Compliance geprüft
    ja

  • Clockodo

    Einstiegspreis
    ab 4 €/User, ohne Personalakte
    Preis öffentlich
    ja
    Compliance geprüft
    ja

  • Crewmeister

    Einstiegspreis
    ab 1,50 €/User, Module extra
    Preis öffentlich
    ja
    Compliance geprüft
    ja

  • Timebutler

    Einstiegspreis
    ab 29,95 €/Monat
    Preis öffentlich
    ja
    Compliance geprüft
    ja

  • TimeTac

    Einstiegspreis
    ab 19,50 €/Monat Basisgebühr
    Preis öffentlich
    nein
    Compliance geprüft
    ja

  • MetronHR

    Einstiegspreis
    ab 5 €/User, keine Mindestzahl
    Preis öffentlich
    ja
    Compliance geprüft
    ja

Stand 15.09.2026, § 3 Abs. 1 Satz 2 EFZG. Ob zwei Erkrankungen dieselbe sind, ist eine medizinische Frage und keine der Personalabteilung.

Wann Excel noch reicht und wann nicht mehr

Eine Tabelle erfüllt die Pflicht, hat aber drei Schwächen: Unveränderbarkeit, Sammelaufwand und fehlende Prüfung. Wann sie reicht und wann nicht.

Der Wechselpunkt liegt in der Praxis dort, wo das Einsammeln und Abtippen im Monat mehrere Stunden kostet, oder wo zum ersten Mal jemand eine Auswertung braucht, die nicht schon in der Tabelle steht.

Nachlesen:BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21 · § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, § 17 Abs. 1 MiLoG · § 17 MiLoG, § 2a SchwarzArbG · Referentenentwurf zur Änderung des ArbZG vom 18.06.2026

Angaben zu Mitbewerbern stammen von deren öffentlich zugänglichen Seiten und können sich ändern. Das ist keine Rechtsberatung, bei einem konkreten Fall im Betrieb fragst du besser jemanden mit Zulassung.

Häufige Fragen

Was uns dazu am häufigsten gefragt wird.

Ja. Die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz kennt keine Ausnahme nach Betriebsgröße. Die dauerhafte Ausnahme für Betriebe bis zehn Beschäftigte steht nur im Entwurf, und sie beträfe die elektronische Form, nicht die Erfassung selbst.

Der Referentenentwurf vom 18.06.2026 sieht für Betriebe bis zehn Beschäftigte eine dauerhafte Befreiung von der elektronischen Form vor. Das ist ein Entwurf; in Kraft ist er nicht. Die Pflicht, überhaupt zu erfassen, bleibt davon unberührt.

Bei Pro-Kopf-Preisen zwischen 2 und 8 Euro sind das 10 bis 40 Euro im Monat. Anbieter mit Grundgebühr oder Mindestabnahme liegen in dieser Größe deutlich darüber, weil sich der Festbetrag auf wenige Köpfe verteilt.

Formal ja, solange Beginn, Ende und Pausen festgehalten werden. Praktisch ist sie nachträglich unbemerkt änderbar und taugt im Streitfall über Überstunden nicht als Nachweis. Mit wachsender Zahl an Beschäftigten kostet sie außerdem mehr Zeit, als eine Lizenz kostet.

Steht deine Frage nicht dabei? Schritt für Schritt erklärt ist die Bedienung im Hilfezentrum.

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