Auswahlhilfe

Personio-Alternativen für Betriebe unter 50 Mitarbeitende

Personio veröffentlicht keine Listenpreise, hier der Vergleich der Konditionen.

Stand:September 2026

Woran es bei kleineren Betrieben hakt

Personio ist eine ausgereifte HR-Plattform und für viele Organisationen die richtige Wahl. Für Betriebe unter 50 Mitarbeitenden stoßen aber regelmäßig vier Punkte auf, die mit der Größe zu tun haben.

  • Kein Listenpreis: Personio nennt Preise nur auf Anfrage. Vergleichen ist damit erst nach einem Gespräch möglich, und was der Nachbarbetrieb zahlt, weiß niemand.
  • Bindung: zwölf Monate Mindestlaufzeit, jährliche Vorauszahlung, drei Monate Kündigungsfrist, automatische Verlängerung um weitere zwölf Monate.
  • Einführung: Personio nennt bis zu sechs Wochen mit dediziertem Customer Success Manager. Für zehn Personen ist das mehr Prozess, als der Anlass hergibt.
  • Projektzeit: Arbeitszeit lässt sich auf Projekte aufteilen, getrennte Felder für Kunde und Tätigkeit gibt es nicht. Wer Leistungen abrechnet, ergänzt häufig ein zweites Werkzeug.

Sechs Alternativen mit offenen Preisen

Alle Angaben stammen von den Preisseiten der Anbieter, abgerufen am 02.09.2026. Verglichen wird ein Betrieb mit 25 Personen, der Personalakte, Abwesenheiten und Zeiterfassung braucht.

  • MetronHR

    Preis je Person und Monat
    5 € Team, 10 € Professional
    Bindung
    monatlich kündbar
    Was zusätzlich zu beachten ist
    Personalakte, Onboarding und Projektzeit im Professional; keine Einrichtungsgebühr, keine Lohnabrechnung, kein Recruiting

  • Kenjo

    Preis je Person und Monat
    6 € Starter, 10 € Growth
    Bindung
    jährlich mit 10 % Nachlass möglich
    Was zusätzlich zu beachten ist
    Einrichtung ab 400 € einmalig, DATEV-Anbindung 600 € einmalig, Recruiting als Add-on ab 249 € im Monat

  • Factorial

    Preis je Person und Monat
    ab 8 €, Paket individuell
    Bindung
    nicht öffentlich
    Was zusätzlich zu beachten ist
    sehr breiter Baukasten, Hosting „in der EU" ohne Landangabe

  • absence.io

    Preis je Person und Monat
    ab 2,99 €
    Bindung
    monatlich kündbar
    Was zusätzlich zu beachten ist
    Zeiterfassung und Personalakte erst ab Pro, API erst im Complete-Tarif

  • clockin

    Preis je Person und Monat
    3,59 € bis 8,99 €
    Bindung
    1, 12 oder 24 Monate wählbar
    Was zusätzlich zu beachten ist
    Personalakte ab Pro, Schichtplanung als Add-on ab 27 € im Monat, Plattform-Pauschale 10 € unter fünf Nutzern

  • Sage HR Suite

    Preis je Person und Monat
    Module ab 21 € im Monat
    Bindung
    12 Monate Mindestlaufzeit
    Was zusätzlich zu beachten ist
    Lizenzierung in Paketen zu 25 Mitarbeitenden, dafür Lohnabrechnung im Haus

  • HRworks

    Preis je Person und Monat
    12,90 € plus Grundgebühr
    Bindung
    nicht öffentlich
    Was zusätzlich zu beachten ist
    Mindestabnahme 20 Nutzer, Setup-Pauschale 1.550 € bis 4.480 €; für kleine Betriebe faktisch kein Angebot

Für 25 Personen ergibt das bei MetronHR 125 € im Team-Tarif und 250 € im Professional, bei Kenjo 150 € im Starter und 250 € im Growth zuzüglich 400 € Einrichtung, bei absence.io ab 74,75 €. Personio nennt für dieselbe Größe keinen Preis.

Welche Alternative zu welchem Bedarf passt

Die Frage ist nicht, welches Werkzeug das beste ist, sondern welche Aufgabe ohne Personio übrig bleibt. Vier Muster kommen bei Betrieben unter 50 Mitarbeitenden immer wieder vor.

  • Personalarbeit plus abrechenbare Projektzeit, alles in einem System und in Deutschland gehostet: MetronHR.
  • Personalarbeit plus Recruiting und Personalentwicklung: Kenjo oder Factorial. Beide decken ab, was MetronHR nicht führt.
  • Vor allem Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, mit kleinem Budget: absence.io.
  • Handwerk und mobile Teams mit Objektdokumentation: clockin.

Wann Personio trotzdem die richtige Wahl bleibt

Ein Vergleich, der den Wettbewerber nur schlecht aussehen lässt, hilft bei einer Entscheidung nicht. Es gibt Fälle, in denen Personio auch unter 50 Mitarbeitenden die passendere Plattform ist.

Wer stark einstellt und dafür ein ausgebautes Bewerbermanagement mit Karriereseite und Auswertung braucht, wer Personalentwicklung und Zielvereinbarungen im selben System führen will, wer Standorte in mehreren Ländern hat oder wer eine Lohnabrechnung im Produkt sucht, findet dort mehr als bei den Alternativen oben. Auch die Zahl der fertigen Anbindungen an andere Systeme ist bei Personio größer.

Die Bindung an zwölf Monate wiegt dann weniger schwer, weil ohnehin niemand nach acht Wochen wechselt.

Nachlesen:Preisseiten von Personio, Kenjo, Factorial, absence.io, clockin, Sage und HRworks, abgerufen am 02.09.2026 · Konditionen von Personio laut trusted.de, Stand 06/2026

Angaben zu Mitbewerbern stammen von deren öffentlich zugänglichen Seiten und können sich ändern. Das ist keine Rechtsberatung, bei einem konkreten Fall im Betrieb fragst du besser jemanden mit Zulassung.

Häufige Fragen

Was uns dazu am häufigsten gefragt wird.

Personio veröffentlicht dazu keinen Preis. Die Website verweist auf ein individuelles Angebot. Drittquellen nennen Spannen ab etwa 3 € bis 15 € je Mitarbeitendem und Monat je nach Tarif und Modulen, dazu eine einmalige Einrichtungsgebühr, deren Höhe nicht öffentlich ist. Belastbar ist nur das Angebot, das du selbst bekommst. Zum Vergleich: MetronHR kostet für 25 Personen 125 € im Team-Tarif und 250 € im Professional, nachlesbar auf der Preisseite.

Nach den öffentlich beschriebenen Konditionen: zwölf Monate Mindestlaufzeit, drei Monate Kündigungsfrist zum Laufzeitende, sonst verlängert sich der Vertrag automatisch um zwölf Monate. Praktisch heißt das, die Kündigung muss neun Monate nach Vertragsbeginn raus. Plane den Wechsel also früh und lass die Systeme im Zweifel einen Monat parallel laufen.

Ja. Personio bietet Exporte für Stammdaten, Abwesenheiten, Zeiten und Dokumente sowie eine API. Daraus übernimmst du Mitarbeitendenstamm, Urlaubs- und Überstundensalden in das neue System. Nicht überführbar sind Bewerberdaten und Performance-Prozesse, wenn das Zielsystem sie nicht führt. Ab 30 Mitarbeitenden unterstützen wir beim Zuordnen der Felder, ohne Aufpreis.

Nach Listenpreis absence.io mit ab 2,99 € je Person und Monat. Der Preis gilt allerdings für den Einstiegstarif; Zeiterfassung und Personalakte beginnen dort erst im Pro-Tarif für 4,99 €, die API im Complete-Tarif für 7,99 €. Rechne deshalb mit dem Tarif, der deinen Bedarf wirklich abdeckt, nicht mit dem Einstiegspreis.

Unterschiedlich, und das ist ein Auswahlkriterium. MetronHR läuft bei der Hetzner Online GmbH in Nürnberg und Falkenstein, einem deutschen Unternehmen ohne US-Mutterkonzern. Factorial sagt „in der EU" zu, ohne Land. Kenjo nennt „ISO-27001-zertifizierte Server", ohne Land. Personio nennt AWS-Rechenzentren in der EU. Ein Rechenzentrum in Europa entzieht die Daten nicht dem US-Recht, wenn der Betreiber zu einem US-Konzern gehört.

Das hängt daran, wie viel Personalarbeit anfällt. Wer Verträge, Dokumente mit Ablauffristen und Eintrittsprozesse ohnehin in Ordnern führt und damit zurechtkommt, kommt mit einer reinen Zeiterfassung aus, etwa Clockodo oder Crewmeister. Sobald diese Unterlagen digital, auffindbar und mit Erinnerung geführt werden sollen, braucht es eine Personalakte, und dann lohnt sich das eine System statt der zwei.

Steht deine Frage nicht dabei? Schritt für Schritt erklärt ist die Bedienung im Hilfezentrum.

Selbst ausprobieren statt weiterlesen

14 Tage voller Funktionsumfang, ohne Kreditkarte und ohne automatische Verlängerung.

In 5 Minuten einsatzbereit