Drei Arten von Mitwirkung, eine saubere Trennung
Ehrenamt, Übungsleitertätigkeit und Anstellung folgen verschiedenen Regeln. MetronHR hält sie auseinander, damit weder Beiträge noch die Gemeinnützigkeit in Gefahr geraten.
- Angestellte, Übungsleiter und Ehrenamt getrennt geführt
- Freibeträge im Jahr mitgezählt statt geschätzt
- Erfassungspflicht erfüllt, wo sie gilt
Kurz gesagt
Im Verein arbeiten Ehrenamtliche, Übungsleiter und Angestellte nebeneinander. Nur für die letzte Gruppe gilt das Arbeitszeitgesetz, und die Grenze dazwischen entscheidet über Beiträge und Gemeinnützigkeit.
Rechtslage
Wer im Verein unter welche Regel fällt
Die entscheidende Frage ist nicht, wie eine Tätigkeit genannt wird, sondern wie sie tatsächlich ausgestaltet ist. Daran hängen Arbeitszeitrecht, Sozialversicherung und Steuer.
- Übungsleiterfreibetrag
- 3.300 € im Jahr
- Ehrenamtspauschale
- 960 € im Jahr
- Minijob-Grenze
- 603 € im Monat
- Erfassungspflicht
- für Arbeitnehmer
Der Übungsleiterfreibetrag: 3.300 € im Jahr
Einnahmen aus nebenberuflichen Tätigkeiten als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer oder aus vergleichbaren nebenberuflichen Tätigkeiten sind bis zu 3.300 € im Jahr steuerfrei.
Geregelt in § 3 Nr. 26 EStG. Nebenberuflich heißt: nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeitberufs. Der Freibetrag gilt je Person und Jahr, nicht je Verein. Wer bei zwei Vereinen tätig ist, teilt sich denselben Betrag.
Die Ehrenamtspauschale: 960 € im Jahr
Für andere nebenberufliche Tätigkeiten im gemeinnützigen Bereich, etwa Vorstandsarbeit, Platzwart oder Kassenführung, sind Einnahmen bis 960 € im Jahr steuerfrei.
Nachzulesen in § 3 Nr. 26a EStG. Beide Freibeträge lassen sich nicht für dieselbe Tätigkeit kombinieren, für verschiedene Tätigkeiten derselben Person dagegen schon. Eine Vergütung an Vorstandsmitglieder setzt zusätzlich voraus, dass die Satzung sie zulässt, sonst gefährdet sie die Gemeinnützigkeit.
Ehrenamt ist kein Arbeitsverhältnis, bis es eines wird
Wer weisungsgebunden, in feste Abläufe eingegliedert und gegen eine Vergütung tätig ist, die den Aufwand deutlich übersteigt, ist Beschäftigter, unabhängig von der Bezeichnung.
Maßstab ist § 7 Abs. 1 SGB IV. Die Freibeträge aus § 3 EStG sagen nichts darüber, ob jemand Arbeitnehmer ist, sie regeln nur die Besteuerung der Einnahmen. Ein Übungsleiter mit festem Stundenplan und Weisungsbindung kann Arbeitnehmer sein, obwohl seine Vergütung unter 3.300 € bleibt.
Für Angestellte gilt die Erfassungspflicht ohne Ausnahme
Beschäftigt der Verein Arbeitnehmer, muss er Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen. Eine Ausnahme für kleine oder gemeinnützige Arbeitgeber gibt es nicht.
Die Pflicht folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in der Auslegung des Bundesarbeitsgerichts (Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21). Für geringfügig Beschäftigte kommt § 17 Abs. 1 MiLoG hinzu, mit sieben Tagen Frist und zwei Jahren Aufbewahrung. Auch die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes gelten, ein Wochenendturnier ändert daran nichts.
Nachlesen:§ 3 Nr. 26 EStG, § 3 Nr. 26a EStG · § 7 Abs. 1 SGB IV, § 8 Abs. 1a SGB IV · § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, § 17 Abs. 1 MiLoG · BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21
Stand:September 2026. Das ist keine Rechtsberatung, bei einem konkreten Fall im Betrieb fragst du besser jemanden mit Zulassung.
Alles läuft über eine Liste, und die kennt keine Unterschiede
Viele Vereine führen Mitwirkende in einer einzigen Tabelle. Das funktioniert, bis eine Prüfung fragt, wer davon Arbeitnehmer war.
Freibeträge werden geschätzt
Ob jemand die 3.300 € oder die 960 € im Jahr schon ausgeschöpft hat, weiß meist nur die Kassenwartin, und die rechnet im Dezember nach.
Angestellte fallen in dieselbe Liste wie Ehrenamtliche
Für die einen gilt die Erfassungspflicht, für die anderen nicht. In einer gemeinsamen Tabelle ist beides falsch dokumentiert.
Turniere und Ferienfreizeiten sprengen die Grenzen
Zehn Stunden am Tag sind auch beim Sommerfest zehn Stunden. Ohne Aufzeichnung merkt es niemand, ohne Ausgleich bleibt der Verstoß.
Drei Statusarten, drei Regelwerke
Jede Person bekommt ihren Status. Für Angestellte läuft die Erfassung mit Pausen- und Ruhezeitprüfung, für Übungsleiter und Ehrenamtliche zählt das System die Vergütung gegen den Freibetrag.
Freibetrag als laufende Zahl
Der Stand zum Freibetrag ist im März derselbe verlässliche Wert wie im Dezember.
Funktionen für Vereine und gemeinnützige Träger
Auf gemischte Teams, ehrenamtliche Strukturen und knappe Verwaltung ausgelegt.
Status je Person
Angestellt, Übungsleiter oder ehrenamtlich, eindeutig hinterlegt
Der Status bestimmt, welche Regeln greifen: Erfassungspflicht und Arbeitszeitgrenzen für Angestellte, Freibetragszählung für die übrigen.
Freibeträge im Jahresverlauf
Der Stand ist jederzeit abrufbar
Ausgezahlte Beträge werden gegen 3.300 € beziehungsweise 960 € gerechnet, mit Warnung, bevor der Freibetrag überschritten wird.
Erfassung für Angestellte
Pflicht erfüllt, auch im kleinen Verein
Beginn, Ende und Pause je Arbeitstag, mit automatischer Pausenberechnung nach § 4 ArbZG und Prüfung der Ruhezeit.
Dienste für Veranstaltungen
Turniere und Feste ohne Zettelwirtschaft
Einsätze werden ausgeschrieben, wer übernimmt, trägt sich selbst ein, die Belegung ist jederzeit sichtbar.
Urlaub und Abwesenheiten der Angestellten
Anträge digital statt per Zuruf
Urlaubsanspruch, Genehmigung und Resttage laufen im selben System wie die Zeiterfassung.
Für Vorstand und Mitwirkende
Ehrenamtliche Verwaltung braucht Werkzeuge, die wenig Zeit kosten.
Prüfsicher, ohne eine Stelle dafür
Die Verwaltung läuft nebenher. Trotzdem müssen Freibeträge, Beiträge und Arbeitszeiten stimmen.
Status, Freibetragsstand und Arbeitszeit stehen an einer Stelle, ohne dass jemand im Dezember alles nachrechnet.
Eigene Zeiten und Beträge einsehen
Wie viel vom Freibetrag ist noch übrig, und stimmen meine erfassten Stunden?
Der eigene Stand ist in der App einsehbar, Korrekturen laufen über eine Freigabe und bleiben protokolliert.
Häufige Fragen aus Vereinen
Was Vereine zu Freibeträgen, Status und Erfassungspflicht fragen.
Der Übungsleiterfreibetrag nach § 3 Nr. 26 EStG beträgt 3.300 € im Jahr, die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG 960 € im Jahr. Beide gelten je Person und Jahr, nicht je Verein.
Für dieselbe Tätigkeit nicht. Für verschiedene, klar voneinander abgegrenzte Tätigkeiten derselben Person ist die Kombination möglich, etwa Trainingsleitung und Kassenführung.
Nein, solange es keine Arbeitnehmer sind. Die Erfassungspflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG knüpft an das Arbeitsverhältnis an. Entscheidend ist die tatsächliche Ausgestaltung nach § 7 Abs. 1 SGB IV, nicht die Bezeichnung im Vertrag.
Wenn die Person weisungsgebunden tätig ist, in feste Abläufe eingegliedert ist und eine Vergütung erhält, die den tatsächlichen Aufwand deutlich übersteigt. Der Freibetrag nach § 3 EStG ändert daran nichts, er regelt nur die Besteuerung.
Für angestellte Kräfte ja, ohne Ausnahme. Acht Stunden werktäglich, zehn mit Ausgleich in sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen (§ 3 ArbZG), dazu Pausen nach § 4 und elf Stunden Ruhezeit nach § 5 ArbZG.
Steht deine Frage nicht dabei? Schritt für Schritt erklärt ist die Bedienung im Hilfezentrum.
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Das Gaststättengewerbe steht in § 2a SchwarzArbG. Damit gilt die Sieben-Tage-Frist des § 17 MiLoG für alle Arbeitnehmer, nicht nur für Minijobber.
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