Drei Arten von Mitwirkung, eine saubere Trennung
Ehrenamt, Übungsleitertätigkeit und Anstellung folgen verschiedenen Regeln. MetronHR erfasst die Arbeitszeit dort, wo sie Pflicht ist, und hält Verträge, Zeiten und Einsätze an einer Stelle.
Keine Kreditkarte erforderlich · Monatlich kündbar
- Angestellte und Minijobber mit eigenem Vertrag geführt
- Stunden je Person für die Lohnbuchhaltung statt Zettel beim Kassenwart
- Erfassungspflicht erfüllt, wo sie gilt
Kurz gesagtVereine müssen die Arbeitszeit ihrer Angestellten erfassen, für Minijobber zusätzlich binnen sieben Tagen nach § 17 MiLoG. Übungsleiter und Ehrenamtliche sind nicht automatisch Arbeitnehmer, ihre Vergütung ist bis 3.300 Euro beziehungsweise 960 Euro im Jahr steuerfrei. MetronHR erfasst die Arbeitszeit der Angestellten mit Pausenberechnung und liefert die Stunden je Person an die Lohnbuchhaltung.
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Wer im Verein unter welche Regel fällt
Die entscheidende Frage ist nicht, wie eine Tätigkeit genannt wird, sondern wie sie tatsächlich ausgestaltet ist. Daran hängen Arbeitszeitrecht, Sozialversicherung und Steuer.
- Übungsleiterfreibetrag
- 3.300 € im Jahr
- Ehrenamtspauschale
- 960 € im Jahr
- Minijob-Grenze
- 603 € im Monat
- Erfassungspflicht
- für Arbeitnehmer
Der Übungsleiterfreibetrag: 3.300 € im Jahr
Einnahmen aus nebenberuflichen Tätigkeiten als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer oder aus vergleichbaren nebenberuflichen Tätigkeiten sind bis zu 3.300 € im Jahr steuerfrei.
Geregelt in § 3 Nr. 26 EStG. Nebenberuflich heißt: nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeitberufs. Der Freibetrag gilt je Person und Jahr, nicht je Verein. Wer bei zwei Vereinen tätig ist, teilt sich denselben Betrag.
Die Ehrenamtspauschale: 960 € im Jahr
Für andere nebenberufliche Tätigkeiten im gemeinnützigen Bereich, etwa Vorstandsarbeit, Platzwart oder Kassenführung, sind Einnahmen bis 960 € im Jahr steuerfrei.
Nachzulesen in § 3 Nr. 26a EStG. Beide Freibeträge lassen sich nicht für dieselbe Tätigkeit kombinieren, für verschiedene Tätigkeiten derselben Person dagegen schon. Eine Vergütung an Vorstandsmitglieder setzt zusätzlich voraus, dass die Satzung sie zulässt, sonst gefährdet sie die Gemeinnützigkeit.
Ehrenamt ist kein Arbeitsverhältnis, bis es eines wird
Wer weisungsgebunden, in feste Abläufe eingegliedert und gegen eine Vergütung tätig ist, die den Aufwand deutlich übersteigt, ist Beschäftigter, unabhängig von der Bezeichnung.
Maßstab ist § 7 Abs. 1 SGB IV. Die Freibeträge aus § 3 EStG sagen nichts darüber, ob jemand Arbeitnehmer ist, sie regeln nur die Besteuerung der Einnahmen. Ein Übungsleiter mit festem Stundenplan und Weisungsbindung kann Arbeitnehmer sein, obwohl seine Vergütung unter 3.300 € bleibt.
Für Angestellte gilt die Erfassungspflicht ohne Ausnahme
Beschäftigt der Verein Arbeitnehmer, muss er Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen. Eine Ausnahme für kleine oder gemeinnützige Arbeitgeber gibt es nicht.
Die Pflicht folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in der Auslegung des Bundesarbeitsgerichts (Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21). Für geringfügig Beschäftigte kommt § 17 Abs. 1 MiLoG hinzu, mit sieben Tagen Frist und zwei Jahren Aufbewahrung. Auch die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes gelten, ein Wochenendturnier ändert daran nichts.
Die wichtigsten Pflichten und wie sie im Alltag erfüllt werden
| Pflicht | Fundstelle | Mit Zettel oder Excel | Mit MetronHR |
|---|---|---|---|
| Arbeitszeit der Angestellten erfassen | § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, BAG 1 ABR 22/21 | Zettel beim Kassenwart | Beginn, Ende und Pause mit Pausenberechnung |
| Minijob: Aufzeichnung binnen 7 Tagen | § 17 Abs. 1 MiLoG | erst beim Abtippen am Monatsende | beim Stempeln, am selben Tag |
| Arbeitszeit über 8 Std. aufzeichnen, 2 Jahre aufbewahren | § 16 Abs. 2 ArbZG | Ordner im Büro | gespeichert, solange das Konto besteht |
Arbeitszeit der Angestellten erfassen
- Fundstelle
- § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, BAG 1 ABR 22/21
- Mit Zettel oder Excel
- Zettel beim Kassenwart
- Mit MetronHR
- Beginn, Ende und Pause mit Pausenberechnung
Minijob: Aufzeichnung binnen 7 Tagen
- Fundstelle
- § 17 Abs. 1 MiLoG
- Mit Zettel oder Excel
- erst beim Abtippen am Monatsende
- Mit MetronHR
- beim Stempeln, am selben Tag
Arbeitszeit über 8 Std. aufzeichnen, 2 Jahre aufbewahren
- Fundstelle
- § 16 Abs. 2 ArbZG
- Mit Zettel oder Excel
- Ordner im Büro
- Mit MetronHR
- gespeichert, solange das Konto besteht
Nachlesen: § 3 Nr. 26 EStG, § 3 Nr. 26a EStG · § 7 Abs. 1 SGB IV, § 8 Abs. 1a SGB IV · § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, § 17 Abs. 1 MiLoG · BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21
Ausführlich mit Beispielen: Zeiterfassung im Verein: wer aufzeichnen muss und wer nicht
Stand: November 2026. Das ist keine Rechtsberatung, bei einem konkreten Fall im Betrieb fragst du besser jemanden mit Zulassung.
Alles läuft über eine Liste, und die kennt keine Unterschiede
Viele Vereine führen Mitwirkende in einer einzigen Tabelle. Das funktioniert, bis eine Prüfung fragt, wer davon Arbeitnehmer war.
- Problem
Freibeträge werden geschätzt
Ob jemand die 3.300 € oder die 960 € im Jahr schon ausgeschöpft hat, weiß meist nur die Kassenwartin, und die rechnet im Dezember nach.
- Problem
Angestellte fallen in dieselbe Liste wie Ehrenamtliche
Für die einen gilt die Erfassungspflicht, für die anderen nicht. In einer gemeinsamen Tabelle ist beides falsch dokumentiert.
- Problem
Turniere und Ferienfreizeiten sprengen die Grenzen
Zehn Stunden am Tag sind auch beim Sommerfest zehn Stunden. Ohne Aufzeichnung merkt es niemand, ohne Ausgleich bleibt der Verstoß.
Erfassung, wo sie Pflicht ist
Für Angestellte und Minijobber läuft die Erfassung mit automatischer Pausenberechnung, im Einsatzplan des Professional-Tarifs mit Ruhezeitprüfung. Die Freibeträge nach § 3 Nr. 26 und 26a EStG führt weiter die Lohnbuchhaltung, MetronHR liefert ihr die Stunden je Person.
Arbeitszeit belegtDie Zeiten der Angestellten sind im März so belegt wie im Dezember, ohne Nachrechnen am Jahresende.
Funktionen für Vereine und gemeinnützige Träger
Auf gemischte Teams, ehrenamtliche Strukturen und knappe Verwaltung ausgelegt.
- Akte
Vertrag je Person
Teilzeit, Vollzeit oder Minijob eindeutig hinterlegt
Der Vertrag bestimmt, was gilt: Sollstunden und Überstundenkonto für Angestellte, Minijob-Verträge ohne Sollstunden.
- Überblick
Monatsübersicht für die Lohnbuchhaltung
Stunden je Person als Excel oder Lohndatei
Am Monatsende stehen die Stunden je Person in der Excel-Monatsübersicht und in der Lohndatei für DATEV. Die Freibeträge rechnet weiter die Lohnbuchhaltung.
- Zeit
Erfassung für Angestellte
Pflicht erfüllt, auch im kleinen Verein
Beginn, Ende und Pause je Arbeitstag, mit automatischer Pausenberechnung nach § 4 ArbZG.
- Planung
Dienste für Veranstaltungen
Turniere und Feste ohne Zettelwirtschaft
Im Professional-Tarif werden Einsätze ausgeschrieben, wer übernehmen will, bewirbt sich, und die Belegung ist jederzeit sichtbar.
- Abwesenheit
Urlaub und Abwesenheiten der Angestellten
Anträge digital statt per Zuruf
Urlaubsanspruch, Genehmigung und Resttage laufen im selben System wie die Zeiterfassung.
Für Vorstand und Mitwirkende
Ehrenamtliche Verwaltung braucht Werkzeuge, die wenig Zeit kosten.
- Vorstand und Geschäftsstelle
Prüfsicher, ohne eine Stelle dafür
- Die Verwaltung läuft nebenher. Trotzdem müssen Freibeträge, Beiträge und Arbeitszeiten stimmen.
- Verträge, Arbeitszeiten und Abwesenheiten stehen an einer Stelle, ohne dass jemand im Dezember alles nachrechnet.
- Übungsleiter:in und angestellte Kraft
Eigene Zeiten einsehen
- Stimmen meine erfassten Stunden, und wie viel Urlaub habe ich noch?
- Die eigenen Zeiten und der Urlaubsstand stehen in der App, ohne Nachfrage in der Geschäftsstelle.
Häufige Fragen aus Vereinen
Was Vereine zu Freibeträgen, Status und Erfassungspflicht fragen.
Steht deine Frage nicht dabei? Schritt für Schritt erklärt ist die Bedienung im Hilfezentrum.
Schreib uns eine NachrichtWie hoch sind Übungsleiterfreibetrag und Ehrenamtspauschale?
Der Übungsleiterfreibetrag nach § 3 Nr. 26 EStG beträgt 3.300 € im Jahr, die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG 960 € im Jahr. Beide gelten je Person und Jahr, nicht je Verein.
Können wir beide Freibeträge für dieselbe Person nutzen?
Für dieselbe Tätigkeit nicht. Für verschiedene, klar voneinander abgegrenzte Tätigkeiten derselben Person ist die Kombination möglich, etwa Trainingsleitung und Kassenführung.
Müssen wir für unsere Ehrenamtlichen Arbeitszeit erfassen?
Nein, solange es keine Arbeitnehmer sind. Die Erfassungspflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG knüpft an das Arbeitsverhältnis an. Entscheidend ist die tatsächliche Ausgestaltung nach § 7 Abs. 1 SGB IV, nicht die Bezeichnung im Vertrag.
Wann wird aus einem Ehrenamt ein Arbeitsverhältnis?
Wenn die Person weisungsgebunden tätig ist, in feste Abläufe eingegliedert ist und eine Vergütung erhält, die den tatsächlichen Aufwand deutlich übersteigt. Der Freibetrag nach § 3 EStG ändert daran nichts, er regelt nur die Besteuerung.
Gilt das Arbeitszeitgesetz auch bei einem Wochenendturnier?
Für angestellte Kräfte ja, ohne Ausnahme. Acht Stunden werktäglich, zehn mit Ausgleich in sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen (§ 3 ArbZG), dazu Pausen nach § 4 und elf Stunden Ruhezeit nach § 5 ArbZG.
Andere Branchen
Gastronomie
Das Gaststättengewerbe steht in § 2a SchwarzArbG. Damit gilt die Sieben-Tage-Frist des § 17 MiLoG für alle Arbeitnehmer, nicht nur für Minijobber.
AnsehenPflege
Pflegeeinrichtungen haben als einzige Branche zwei Sonderwege bei der Ruhezeit, und Bereitschaftsdienst zählt seit dem EuGH in vollem Umfang als Arbeitszeit.
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Rezeption rund um die Uhr, Housekeeping am Vormittag, Frühstück ab fünf. Drei Takte in einem Haus, und das Beherbergungsgewerbe fällt unter § 2a SchwarzArbG.
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