Dienstplan und Stunden im Griff, auch wenn der Laden voll ist
Die Gastronomie hat schärfere Aufzeichnungspflichten als die meisten Branchen. MetronHR erfüllt sie nebenbei, während das Team plant, tauscht und stempelt.
Keine Kreditkarte erforderlich · Monatlich kündbar
- Aufzeichnung binnen sieben Tagen, automatisch
- Ersatzruhetage und Ruhezeit werden mitgeprüft
- Plan und Tausch laufen über das Handy des Teams
Kurz gesagtGastronomiebetriebe müssen für jeden Arbeitnehmer Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag aufzeichnen und zwei Jahre aufbewahren, weil das Gaststättengewerbe in § 2a SchwarzArbG steht. MetronHR zeichnet beim Stempeln am selben Tag auf und prüft im Dienstplan des Professional-Tarifs Ruhezeit und Ersatzruhetage gleich mit.
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Was in der Gastronomie anders ist als anderswo
Die meisten Betriebe müssen nur für Minijobber gesondert aufzeichnen. In der Gastronomie gilt die Pflicht für jeden Arbeitnehmer, und dazu kommen Regeln, die es in einem Büro nicht gibt.
- Frist zur Aufzeichnung
- 7 Kalendertage
- Aufbewahrung
- 2 Jahre
- Bußgeldrahmen
- bis 30.000 €
- Freie Sonntage im Jahr
- mindestens 15
§ 17 MiLoG gilt für das gesamte Personal
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens sieben Kalendertage nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren.
Der Grund steht nicht im Mindestlohngesetz, sondern in § 2a Abs. 1 Nr. 2 SchwarzArbG: Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe ist dort ausdrücklich genannt, und § 17 Abs. 1 MiLoG knüpft daran an. In einem Handwerksbetrieb ohne § 2a-Bezug trifft die gesonderte Aufzeichnungspflicht nur geringfügig Beschäftigte, hier jeden.
Sonntagsarbeit ist erlaubt, aber nicht frei
Gaststätten dürfen sonntags öffnen. Dafür müssen mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei bleiben, und jeder Beschäftigungssonntag braucht einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen.
Die Ausnahme steht in § 10 Abs. 1 Nr. 4 ArbZG, die Gegenleistung in § 11 Abs. 1 und Abs. 3 ArbZG. Der Ersatzruhetag wird in der Praxis am häufigsten übersehen, weil er nicht im Dienstplan auffällt, sondern erst in der Jahresauswertung.
Ruhezeit darf auf zehn Stunden sinken, aber nicht folgenlos
In Gaststätten darf die Ruhezeit um eine Stunde auf zehn verkürzt werden, wenn jede Verkürzung durch eine andere Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird.
Das erlaubt § 5 Abs. 2 ArbZG. Der Ausgleich muss innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen erfolgen. Bei geteilten Diensten mit Mittags- und Abendservice ist das die Regel, nicht die Ausnahme, und genau deshalb muss es mitlaufen.
Azubis unter 18 dürfen bis 22 Uhr
Jugendliche über 16 Jahre dürfen im Gaststättengewerbe bis 22 Uhr beschäftigt werden. Für alle anderen Jugendlichen endet der Tag um 20 Uhr.
Die Ausnahme steht in § 14 Abs. 2 Nr. 1 JArbSchG. Beginnt der Berufsschulunterricht am nächsten Tag vor 9 Uhr, endet die Beschäftigung am Vortag trotzdem um 20 Uhr. Wer den Dienstplan ohne diese Regel schreibt, plant den Azubi regelmäßig zu spät ein.
Die wichtigsten Pflichten und wie sie im Alltag erfüllt werden
| Pflicht | Fundstelle | Mit Zettel oder Excel | Mit MetronHR |
|---|---|---|---|
| Aufzeichnung binnen 7 Tagen | § 17 Abs. 1 MiLoG | erst beim Abtippen am Monatsende | beim Stempeln, am selben Tag |
| Ersatzruhetag nach Sonntagsarbeit | § 11 Abs. 3 ArbZG | fällt erst in der Jahresauswertung auf | wird beim Planen zugeordnet |
| Ruhezeit 10 Std. mit Ausgleich auf 12 | § 5 Abs. 2 ArbZG | von Hand nachrechnen | Verkürzung gezählt, Ausgleich verfolgt |
Dienst- und Schichtplanung, Tagesplan und Kunden-Kontingente gehören zum Professional-Tarif.
Aufzeichnung binnen 7 Tagen
- Fundstelle
- § 17 Abs. 1 MiLoG
- Mit Zettel oder Excel
- erst beim Abtippen am Monatsende
- Mit MetronHR
- beim Stempeln, am selben Tag
Ersatzruhetag nach Sonntagsarbeit
- Fundstelle
- § 11 Abs. 3 ArbZG
- Mit Zettel oder Excel
- fällt erst in der Jahresauswertung auf
- Mit MetronHR
- wird beim Planen zugeordnet
Ruhezeit 10 Std. mit Ausgleich auf 12
- Fundstelle
- § 5 Abs. 2 ArbZG
- Mit Zettel oder Excel
- von Hand nachrechnen
- Mit MetronHR
- Verkürzung gezählt, Ausgleich verfolgt
Dienst- und Schichtplanung, Tagesplan und Kunden-Kontingente gehören zum Professional-Tarif.
Nachlesen: § 2a Abs. 1 Nr. 2 SchwarzArbG · § 17 Abs. 1 MiLoG, § 21 Abs. 1 Nr. 7 MiLoG · § 5 Abs. 2 ArbZG, § 10 Abs. 1 Nr. 4 ArbZG, § 11 Abs. 1 und 3 ArbZG · § 14 Abs. 2 Nr. 1 JArbSchG
Ausführlich mit Beispielen: Arbeitszeit in der Gastronomie: was gilt und was du aufzeichnen musst
Stand: November 2026. Das ist keine Rechtsberatung, bei einem konkreten Fall im Betrieb fragst du besser jemanden mit Zulassung.
Der Dienstplan hängt am Kühlschrank, die Stunden im Kopf
In der Gastronomie entscheidet sich vieles kurzfristig: Wetter, Reservierungen, Krankmeldungen. Die Aufzeichnungspflicht kennt diese Kurzfristigkeit nicht.
- Problem
Der Zettel wird erst am Monatsende abgetippt
Damit ist die Sieben-Tage-Frist aus § 17 MiLoG vorbei, bevor jemand die erste Zahl eingetragen hat.
- Problem
Geteilte Dienste fressen die Ruhezeit
Mittagsservice bis 15 Uhr, Abendservice ab 17 Uhr, Schluss um 1 Uhr, am nächsten Tag wieder um 11 Uhr. Das ist zehn Stunden Ruhezeit und braucht einen Ausgleich.
- Problem
Ersatzruhetage fallen unter den Tisch
Wer sonntags arbeitet, braucht einen Ersatzruhetag binnen zwei Wochen. Im Wochenplan sieht man das nicht, in der Prüfung schon.
Der Plan prüft sich selbst
Schichten stehen im Handy, gestempelt wird am Terminal oder in der App, und die Aufzeichnung entsteht dabei. Ruhezeit, Ersatzruhetag und Höchstarbeitszeit werden beim Zuweisen geprüft, nicht in der Nachschau.
Aufzeichnung am selben TagDie Sieben-Tage-Frist ist erfüllt, bevor sie überhaupt zu laufen beginnt.
Funktionen für den Gastronomiebetrieb
Zugeschnitten auf geteilte Dienste, wechselnde Besetzung und Aushilfen.
- Zeit
Stempeln am Terminal oder per App
Die Aufzeichnung entsteht beim Arbeiten
Ein Terminal im Personalgang oder die App auf dem eigenen Handy. Beginn, Ende und Pause landen direkt im Nachweis, den § 17 MiLoG verlangt.
- Planung
Geteilte Dienste als Vorlage
Mittag und Abend in einem Zug geplant
Zwei Blöcke am selben Tag mit der Pause dazwischen, als Schichtvorlage hinterlegt, statt jeden Tag zweimal angelegt.
- Arbeitsschutz
Ruhezeit und Ersatzruhetag im Blick
Der Verstoß fällt beim Planen auf, nicht bei der Prüfung
Verkürzte Ruhezeiten nach § 5 Abs. 2 ArbZG werden gezählt und ihr Ausgleich verfolgt. Sonntagseinsätze bekommen ihren Ersatzruhetag zugeordnet.
- Überblick
Minijobs und Stundenkonto
Die Stunden der Aushilfen stehen, bevor abgerechnet wird
Minijobs laufen ohne Sollstunden, die geleisteten Stunden je Aushilfe stehen laufend im System und am Monatsende in der Excel-Übersicht und in der Lohndatei für DATEV.
- Mobile
Tausch und Krankmeldung im Handy
Kein Anruf mehr während des Service
Das Team bietet Schichten zum Tausch an und meldet sich krank in der App, jede Änderung läuft über deine Freigabe.
Für die Rollen im Betrieb
Küche, Service und Leitung brauchen verschiedene Dinge aus demselben System.
- Inhaber:in / Betriebsleitung
Prüfsicher, ohne Aktenordner
- Kommt der Zoll, muss die Aufzeichnung für zwei Jahre lückenlos da sein, auf Deutsch und im Inland.
- Jeder Arbeitstag ist mit Beginn, Ende und Dauer erfasst, Korrekturen sind protokolliert, der Export für einen Zeitraum dauert Sekunden.
- Service und Küche
Schicht im Handy, Stempeln in zwei Sekunden
- Wann habe ich nächste Woche frei, und wie viele Stunden habe ich diesen Monat schon?
- Eigener Plan, eigenes Stundenkonto und der Tausch mit Kolleginnen laufen in derselben App.
Passt dazu
Wo es von hier aus weitergeht, und was dich dort erwartet.
Häufige Fragen aus der Gastronomie
Was Gastronomiebetriebe zu Aufzeichnung und Dienstplan am häufigsten fragen.
Steht deine Frage nicht dabei? Schritt für Schritt erklärt ist die Bedienung im Hilfezentrum.
Schreib uns eine NachrichtMuss ich wirklich für jeden Mitarbeiter aufzeichnen, nicht nur für Minijobber?
Ja. Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe steht in § 2a Abs. 1 Nr. 2 SchwarzArbG, und § 17 Abs. 1 MiLoG knüpft daran an. Damit gilt die Pflicht für alle Arbeitnehmer des Betriebs, unabhängig vom Verdienst.
Zahle ich im Winter für Leute, die gar nicht da sind?
Nein. Du passt die Zahl der Lizenzen monatlich selbst an, nach oben und nach unten, ohne Rücksprache und ohne Mindestlaufzeit. Die Untergrenze ist die Zahl der Plätze, die gerade belegt sind. Wer saisonal mit Aushilfen arbeitet, bucht sie für die Monate, in denen sie arbeiten.
Wie lange habe ich Zeit für die Aufzeichnung?
Spätestens sieben Kalendertage nach dem Tag, an dem gearbeitet wurde. Aufbewahrt werden die Unterlagen zwei Jahre, gerechnet ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt.
Darf ich die Ruhezeit bei geteilten Diensten verkürzen?
In Gaststätten ja, um bis zu eine Stunde auf zehn (§ 5 Abs. 2 ArbZG). Jede Verkürzung muss aber innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine andere Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen werden.
Wie viele Sonntage müssen frei bleiben?
Mindestens 15 im Kalenderjahr (§ 11 Abs. 1 ArbZG). Für jeden Sonntag, an dem gearbeitet wurde, kommt ein Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen dazu (§ 11 Abs. 3 ArbZG).
Bis wann darf ein Azubi unter 18 arbeiten?
Über 16-Jährige im Gaststättengewerbe bis 22 Uhr, sonst bis 20 Uhr (§ 14 Abs. 2 Nr. 1 JArbSchG). Beginnt der Berufsschulunterricht am Folgetag vor 9 Uhr, gilt auch für sie 20 Uhr.
Andere Branchen
Pflege
Pflegeeinrichtungen haben als einzige Branche zwei Sonderwege bei der Ruhezeit, und Bereitschaftsdienst zählt seit dem EuGH in vollem Umfang als Arbeitszeit.
AnsehenHotellerie
Rezeption rund um die Uhr, Housekeeping am Vormittag, Frühstück ab fünf. Drei Takte in einem Haus, und das Beherbergungsgewerbe fällt unter § 2a SchwarzArbG.
AnsehenSicherheitsdienste
Jeder Posten ist an eine Qualifikation gebunden, jede Wachperson an eine Zuverlässigkeitsprüfung, und das Wach- und Sicherheitsgewerbe steht in § 2a SchwarzArbG.
Ansehen
Aufzeichnungspflicht erfüllt, ohne einen einzigen Zettel
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