Wie erfasse ich Zeit auf Kunden und Leistungen?
Nur wer kundenbezogen auswerten oder abrechnen will, braucht das. Jeder Betrieb startet mit sich selbst als internem Kunden und der Leistung „Allgemein", damit die Zeiterfassung ohne Stammdatenpflege läuft. Darüber hinaus legst du Kunden und Leistungen an, ordnest beide einander zu und führst bei Bedarf Kontingente.
Stand:September 2026
Zuerst: das hier ist optional
Jeder Betrieb startet mit einem Kunden, der ihn selbst abbildet, und einer Systemleistung namens „Allgemein". Damit ist die Zeiterfassung ohne jede Stammdatenpflege benutzbar.
Kunden, Projekte, Leistungen und Kontingente sind ein Aufsatz. Kein Betrieb muss sie einrichten, um Arbeitszeiten zu erfassen. Wer nur Kommen und Gehen dokumentiert, lässt die Vorbelegung stehen und liest hier nicht weiter.
Kunden
Ein Kunde ist ein Stammsatz mit Bezeichnung, Anschrift und Kontaktdaten. Die Detailseite führt Register für Projekte, Kontingente und Abteilungen, die ihre Daten getrennt nachladen.
Ein Kunde lässt sich an eine oder mehrere Abteilungen binden. Das steuert, wer ihn überhaupt in der Auswahl sieht und auf ihn buchen darf.
- Kunden werden inaktiv gesetzt statt gelöscht, damit erfasste Zeiten und Auswertungen erhalten bleiben.
- Deaktivieren schließt keine Projekte und keine Kontingente. Beides läuft weiter, nur der Kunde ist nicht mehr auswählbar.
- Mehrere Kunden lassen sich in einem Vorgang löschen, und Kunden lassen sich aus einer Datei einlesen.
Leistungen
Der Leistungskatalog führt, worauf gebucht werden kann: Bezeichnung, Beschreibung und Abrechnungsmerkmale. Für die Ersteinrichtung gibt es einen mitgelieferten Vorlagenkatalog, aus dem sich mehrere Leistungen auf einmal anlegen lassen, statt jede von Hand zu tippen.
Wie Kunden lassen sich Leistungen an Abteilungen binden. Nur zugeordnete Leistungen erscheinen für deren Mitglieder in der Erfassung.
Fehlt beim Buchen eine Leistung, lässt sie sich aus dem Erfassungsdialog heraus anlegen und dem Kunden zuordnen, sofern die Person Leistungen verwalten darf.
Die Zuordnung: erst zugeordnet, dann buchbar
Eine Leistung wird einem Kunden zugeordnet, mit eigenen Konditionen. Erst dann ist sie auf diesen Kunden buchbar. Eine der zugeordneten Leistungen lässt sich als Vorbelegung für neue Buchungen markieren.
Aus dieser Zuordnung leiten sich das Abrechnungskennzeichen und der Stundensatz je Buchung ab. Sie sind die Grundlage der Umsatzauswertung.
Die Zuordnung trägt Konditionen und keine Mengen. Eine Mengenbegrenzung ist das Kontingent, und das ist davon unabhängig.
Die Schritte hier beschreiben ein laufendes System. Wer noch keines hat, richtet es in der Testphase ein und behält alles, was dabei entsteht.
Kontingente
Ein Kontingent legt fest, wie viele Stunden einer Leistung einem Kunden in einem Zeitraum zur Verfügung stehen. Buchungen zehren es auf, und der verbleibende Stand ist beim Buchen sichtbar.
Der wichtigste Punkt für die Erwartung: Ein aufgebrauchtes Kontingent sperrt die Buchung nicht. Der Restbestand wird angezeigt und darf aufgebraucht sein, die Zeiterfassung läuft weiter. Eine Überschreitung ist damit erkennbar, aber nicht verhindert.
Was mit einem Kontingent geht und was nicht.
| Vorgang | Wirkung | Was er nicht tut |
|---|---|---|
| Anlegen und ändern | Umfang, Laufzeit und Regeln je Kunde und Leistung. | Es sperrt nichts, es zählt. |
| Von Hand auffüllen | Erhöht die Menge, mit vollständiger Historie. | Verlängert den Zeitraum nicht. Ein abgelaufenes Kontingent wird dadurch nicht wieder gültig. |
| Automatische Erneuerung | Ein zeitgesteuerter Lauf füllt fällige wiederkehrende Kontingente auf und schließt abgelaufene. | Verlängert keine Laufzeiten und legt keine neuen Kontingente an. |
Anlegen und ändern
- Wirkung
- Umfang, Laufzeit und Regeln je Kunde und Leistung.
- Was er nicht tut
- Es sperrt nichts, es zählt.
Von Hand auffüllen
- Wirkung
- Erhöht die Menge, mit vollständiger Historie.
- Was er nicht tut
- Verlängert den Zeitraum nicht. Ein abgelaufenes Kontingent wird dadurch nicht wieder gültig.
Automatische Erneuerung
- Wirkung
- Ein zeitgesteuerter Lauf füllt fällige wiederkehrende Kontingente auf und schließt abgelaufene.
- Was er nicht tut
- Verlängert keine Laufzeiten und legt keine neuen Kontingente an.
Auswerten
Die Zeiten lassen sich je Kunde auswerten, mit Aufriss in die Einzelbuchungen. Daneben steht die Leistungsverteilung: wie sich die erfasste Zeit über die Leistungen verteilt.
Kunden, Leistungen, die Zuordnung und die Kontingente stehen der App als Referenzdaten zur Verfügung, damit sie beim Buchen nicht jedes Mal nachladen muss.
Leistungsnachweise
Aus den erfassten Zeiten eines Kunden entsteht ein Leistungsnachweis mit fortlaufender Nummer, der die Positionen sammelt, die unterschrieben werden sollen.
Unterschrieben wird auf dem Gerät, zuerst intern und dann vom Kunden. Festgehalten werden Name, Rolle, die Fassung der Einwilligung, der Zeitpunkt am Gerät und die Gerätemerkmale.
Ist beim Kunden niemand da, lässt sich der Nachweis ohne dessen Unterschrift abschließen. Das bleibt als eigener Vorgang erkennbar und wird nicht als reguläre Unterschrift geführt.
- Ein Nachweis wartet auf die interne Unterschrift, danach auf die des Kunden, wird abgeschlossen, zurückgezogen oder läuft ab.
- Wartet er nach vierzehn Tagen noch auf eine Unterschrift, verfällt er.
- Jeder Vorgang am Nachweis wird als verkettetes Ereignis festgehalten. Ein eigener Prüfweg gibt Auskunft, ob die Kette unversehrt ist.
- Der abgeschlossene Nachweis wird als PDF erzeugt.
Nachgefragt
- Müssen wir Kunden und Leistungen anlegen, um Zeit zu erfassen?
- Nein. Jeder Betrieb startet mit sich selbst als internem Kunden und der Leistung „Allgemein", beide vorbelegt. Kunden, Projekte, Leistungen und Kontingente braucht nur, wer kundenbezogen auswerten oder abrechnen will.
- Stoppt ein aufgebrauchtes Kontingent die Buchung?
- Nein. Der Restbestand ist beim Buchen sichtbar und darf aufgebraucht sein, erfasst wird weiter. Das Kontingent macht eine Überschreitung sichtbar, es verhindert sie nicht.
- Warum kann ich auf diesen Kunden eine Leistung nicht buchen?
- Wahrscheinlich ist sie diesem Kunden nicht zugeordnet. Buchbar ist nur, was zugeordnet ist. Fehlt sie ganz, lässt sie sich aus dem Erfassungsdialog heraus anlegen, sofern du Leistungen verwalten darfst.
- Was passiert mit den Projekten, wenn wir einen Kunden deaktivieren?
- Nichts. Projekte und Kontingente bleiben bestehen und laufen weiter, nur der Kunde selbst ist nicht mehr auswählbar. Das ist Absicht, damit laufende Auswertungen nicht abreißen.
- Können wir einen Leistungsnachweis ohne den Kunden abschließen?
- Ja, wenn beim Kunden niemand zur Unterschrift da ist. Der Abschluss bleibt aber als eigener Vorgang erkennbar und wird nicht als Kundenunterschrift geführt.
Beschreibt den Stand der Anwendung amSeptember 2026. Was sich im Produkt ändert, steht in den Produkt-Updates.
Herausgeberin: AMNAU GmbH
Redaktionell verantwortlich: Ugur Aydogan, Produktentwicklung.
Zuletzt fachlich geprüft: September 2026
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