Wie lege ich Mitarbeitende an und pflege ihre Akte?
Personen kommen per E-Mail-Einladung oder als Import in den Betrieb. Danach hängen an jeder Person vier Dinge: die Stammdaten, der datierte Arbeitsvertrag, der Beschäftigungszeitraum und die Dokumentenablage. Aus Vertrag, Arbeitszeitmodell und Beschäftigungszeitraum zusammen entsteht alles, was Zeitkonto, Urlaub und Planung rechnen.
Stand: September 2026
Eine Person kommt in den Betrieb
Zwei Wege führen hinein. Der Regelfall ist die Einladung per E-Mail, mit Rolle und Zuordnung. Beim Wechsel aus einem anderen Programm ist der Import der schnellere Weg.
Die Einladung legt dabei noch kein Konto an. Sie erzeugt einen Eintrag mit einem Token, die Person entsteht erst mit dem Annehmen. Eine Einladung ohne E-Mail-Adresse gibt es nicht.
- Mehrere Adressen lassen sich in einem Vorgang einladen.
- Offene Einladungen lassen sich erneut zustellen oder löschen, einzeln und als Auswahl.
- Wer seinen Link nicht mehr findet, fordert ihn selbst erneut an.
- Beim Import wird eine bestehende Person zuerst an der Personalnummer erkannt, ersatzweise an der E-Mail-Adresse.
- Gehört jemand bereits einem anderen Betrieb an, wird das erkannt, damit die Einladung den richtigen Weg nimmt.
Was in den Stammdaten steht
Die Personalakte ist eine Detailseite mit Registern, die ihre Daten erst beim Öffnen laden: Personendaten, Vertrag, Urlaub, Dokumente und Entwicklungsziele.
Ein Ring zeigt je Person, wie vollständig die Stammdaten sind. Der Assistent daneben führt in Schritten durch die fehlenden Angaben und sagt auch, wenn zuerst ein Vertrag angelegt werden muss.
- Persönliche Daten: Name, Geburtsdatum, Anschrift.
- Kontaktwege: Telefon, dienstlich und privat.
- Sozialversicherung und Steuer: Versicherungsnummer, Steuerklasse, Steuer-Identifikationsnummer.
- Bankverbindung und mehrere Notfallkontakte mit Beziehung und Erreichbarkeit.
- Rolle, Abteilung und Vorgesetzte, dazu ein Profilbild.
- Wahlweise ein abweichender Feiertagskalender, wenn jemand in einem anderen Bundesland arbeitet als der Betrieb.
Der Vertrag ist ein Datensatz
Verträge werden datiert geführt. Eine Person kann mehrere aufeinanderfolgende Verträge haben, und eine Auswertung zieht den zum Stichtag gültigen heran.
Wichtig für die Erwartung: Der Vertrag ist ein Datensatz und kein Dokument. Es wird kein Vertrags-PDF erzeugt und keine Unterschrift eingeholt. Ein hinterlegtes Vertragsdokument liegt in der Personalakte und hat mit diesen Feldern keine Verbindung.
Was im Vertrag steht und worauf es wirkt.
| Feld | Was es festlegt | Was daran hängt |
|---|---|---|
| Arbeitszeitumfang | Stundenzahl mit Bezugsgröße, etwa je Woche oder je Monat. | Die Sollzeit des Zeitkontos. |
| Urlaubsanspruch und Übertragsregel | Jahresanspruch, Resttage des Eintrittsjahres, Stichtag und Obergrenze des Übertrags. | Das Urlaubskonto. Diese Angaben überschreiben die betriebsweite Vorgabe. |
| Überstundenregelung | Art der Abgeltung, Zuschlagssatz, pauschal abgegoltene Stunden und Obergrenze je Monat. | Ob Auszahlung und Freizeitausgleich überhaupt möglich sind. |
| Überstunden-Anfangsbestand | Ein Startwert aus dem Vorsystem. | Damit das Zeitkonto beim Wechsel nicht bei null beginnt. |
| Vertragsart, Befristung, Probezeit | Art, Befristungsende mit Grund, Ende der Probezeit. | Fristen und Auswertungen. |
| Kündigungsfristen | Wahlweise die gesetzlichen Fristen oder getrennte Fristen für beide Seiten. | Die Angabe in der Akte, nicht eine automatische Kündigung. |
| Vergütung und Zusatzleistungen | Grundgehalt mit Art, Währung und Zahlungsintervall, Weihnachts- und Urlaubsgeld, Dienstwagen, betriebliche Altersvorsorge. | Die Akte. Gerechnet wird damit nicht, die Abrechnung findet anderswo statt. |
| Arbeitsort und ortsunabhängige Arbeit | Arbeitsort, Art der ortsunabhängigen Arbeit, Kennzeichen für eine nötige Arbeitserlaubnis. | Die Akte. |
Arbeitszeitumfang
- Was es festlegt
- Stundenzahl mit Bezugsgröße, etwa je Woche oder je Monat.
- Was daran hängt
- Die Sollzeit des Zeitkontos.
Urlaubsanspruch und Übertragsregel
- Was es festlegt
- Jahresanspruch, Resttage des Eintrittsjahres, Stichtag und Obergrenze des Übertrags.
- Was daran hängt
- Das Urlaubskonto. Diese Angaben überschreiben die betriebsweite Vorgabe.
Überstundenregelung
- Was es festlegt
- Art der Abgeltung, Zuschlagssatz, pauschal abgegoltene Stunden und Obergrenze je Monat.
- Was daran hängt
- Ob Auszahlung und Freizeitausgleich überhaupt möglich sind.
Überstunden-Anfangsbestand
- Was es festlegt
- Ein Startwert aus dem Vorsystem.
- Was daran hängt
- Damit das Zeitkonto beim Wechsel nicht bei null beginnt.
Vertragsart, Befristung, Probezeit
- Was es festlegt
- Art, Befristungsende mit Grund, Ende der Probezeit.
- Was daran hängt
- Fristen und Auswertungen.
Kündigungsfristen
- Was es festlegt
- Wahlweise die gesetzlichen Fristen oder getrennte Fristen für beide Seiten.
- Was daran hängt
- Die Angabe in der Akte, nicht eine automatische Kündigung.
Vergütung und Zusatzleistungen
- Was es festlegt
- Grundgehalt mit Art, Währung und Zahlungsintervall, Weihnachts- und Urlaubsgeld, Dienstwagen, betriebliche Altersvorsorge.
- Was daran hängt
- Die Akte. Gerechnet wird damit nicht, die Abrechnung findet anderswo statt.
Arbeitsort und ortsunabhängige Arbeit
- Was es festlegt
- Arbeitsort, Art der ortsunabhängigen Arbeit, Kennzeichen für eine nötige Arbeitserlaubnis.
- Was daran hängt
- Die Akte.
Beschäftigungszeitraum und Arbeitszeitmodell
Ein- und Austritte werden als Zeiträume geführt, mehrfache Beschäftigung derselben Person eingeschlossen. Der Zeitraum ist keine Vertragslaufzeit: Verträge laufen getrennt und können innerhalb eines Zeitraums wechseln.
Der Zeitraum ist die Grundlage aller Berechnungen. Zeitkonto, Urlaubsanspruch, Planbarkeit und Auswertungen berücksichtigen, ob die Person überhaupt beschäftigt war. Anteilige Ansprüche folgen daraus.
Das Arbeitszeitmodell wird datiert zugewiesen. Ein Wechsel wird historisiert, eine rückwirkende Auswertung nutzt deshalb das Modell, das damals galt. Nicht mehr gebrauchte Modelle werden archiviert und nicht gelöscht, damit alte Auswertungen stimmen bleiben.
- Modelle gibt es in drei Strukturen: tages-, wochen- oder monatsbezogen.
- Ein Modell beschreibt das Soll, nicht die Lage. Kernzeiten, Gleitzeitrahmen und Schichtfolgen sind darin nicht abbildbar.
- Je Modell gelten Höchstarbeitszeit am Tag und in der Woche und die maximale Arbeitszeit ohne Pause. Diese Grenzen warnen, sie sperren nicht.
- Ein Modell ist das Standardmodell für neu angelegte Personen.
Die Schritte hier beschreiben ein laufendes System. Wer noch keines hat, richtet es in der Testphase ein und behält alles, was dabei entsteht.
Die Dokumentenablage
Je Person lassen sich Ordner frei anlegen, umbenennen und löschen. Ein Ordner kann für die betroffene Person sichtbar geschaltet werden, damit sie ihre eigenen Dokumente einsehen kann.
Dokumente werden einzeln oder als Mehrfach-Upload abgelegt, umbenannt, verschoben, gelöscht und wiederhergestellt. Gesucht wird über die Dokumente einer Person.
Heruntergeladen wird über eine geprüfte Route mit zeitlich begrenzter Adresse. Einen dauerhaften Freigabelink nach außen gibt es nicht: wer ein Dokument teilen will, lädt es herunter und versendet es selbst.
- Kein Virenscan, keine Texterkennung, keine automatische Zuordnung zu einem Dokumenttyp.
- Keine Versionierung. Eine erneut hochgeladene Datei ist ein zweites Dokument und keine neue Fassung.
- Der Papierkorb hat keine Aufbewahrungsfrist und keine Größenbegrenzung. Gelöschte Dokumente zählen weiter auf das Speicherkontingent, bis sie endgültig entfernt werden.
Entwicklungsziele
Je Person lassen sich Ziele mit Beschreibung, Status und Zeitrahmen führen. Ein Ziel besteht aus Teilzielen, die einzeln abgehakt werden, und daraus ergibt sich der Fortschritt.
Status und Löschung lassen sich für mehrere Ziele auf einmal setzen.
Wenn jemand geht
Zum Austritt wird der Stand von Urlaub und Zeitkonto festgehalten und bestätigt. Danach ist er eingefroren und wird nicht weiter gerechnet.
Die Person wird inaktiv geschaltet, einzeln oder in einer Auswahl. Inaktive Personen belegen keine Lizenz mehr, bleiben aber mit ihrer Historie erhalten.
Inaktiv ist kein Löschen. Zeiten, Abwesenheiten und Dokumente bleiben vollständig erhalten und in Auswertungen sichtbar. Einen Löschpfad für eine einzelne Person gibt es nicht.
Nachgefragt
- Können wir eine Person vollständig löschen?
- Nein. Es gibt das Inaktivschalten, und dabei bleiben Zeiten, Abwesenheiten und Dokumente erhalten. Das ist gewollt: eine Auswertung über einen vergangenen Monat müsste sonst Lücken zeigen. Eine Lizenz belegt die Person danach nicht mehr.
- Erzeugt MetronHR unsere Arbeitsverträge?
- Nein. Der Vertrag ist ein Datensatz mit Feldern wie Stundenumfang, Urlaubsanspruch und Kündigungsfrist. Es entsteht kein PDF und es wird keine Unterschrift eingeholt. Das unterschriebene Dokument legst du in der Personalakte ab, es hat mit den Feldern keine Verbindung.
- Was passiert, wenn jemand mitten im Jahr das Arbeitszeitmodell wechselt?
- Der Wechsel wird mit Gültigkeitsbeginn geführt und historisiert. Eine rückwirkende Auswertung nimmt deshalb das Modell, das am jeweiligen Tag galt, und liefert denselben Wert wie damals.
- Sehen Mitarbeitende ihre eigenen Dokumente?
- Nur, wenn der Ordner dafür freigeschaltet ist. Das wird je Ordner entschieden. Ein dauerhafter Freigabelink nach außen existiert nicht, heruntergeladen wird über eine geprüfte Adresse mit begrenzter Gültigkeit.
- Warum zählt ein gelöschtes Dokument noch auf unseren Speicher?
- Weil das Löschen zunächst in den Papierkorb führt und umkehrbar ist. Erst das endgültige Entfernen gibt den Platz frei. Eine automatische Frist, nach der der Papierkorb geleert wird, gibt es nicht.
Beschreibt den Stand der Anwendung am September 2026. Was sich im Produkt ändert, steht in den Produkt-Updates.
Herausgeberin: AMNAU GmbH
Redaktionell verantwortlich: Ugur Aydogan, Produktentwicklung.
Zuletzt fachlich geprüft: September 2026
Nachlesen ist das eine. Es selbst einzurichten dauert einen Nachmittag.
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