Was hineingehört
Formale Berechtigungen mit Rechtsgrundlage, etwa Sachkundeprüfung, AU-Berechtigung, Ersthelferausbildung, Staplerschein, Approbation. Dazu betriebliche Einweisungen und Erfahrungsstufen, wo sie über den Einsatz entscheiden.
Entscheidend ist das dritte Feld neben Person und Tätigkeit: das Datum, bis zu dem die Berechtigung gilt. Ohne Ablaufdatum ist die Matrix eine Momentaufnahme, die schleichend falsch wird.
Fristen, die typisch wiederkehren
Betriebliche Ersthelfer sind alle zwei Jahre fortzubilden. Unterweisungen nach § 12 ArbSchG sind mindestens jährlich zu wiederholen, bei Jugendlichen halbjährlich. Die AU-Schulung nach Anlage VIIIc StVZO ist alle 36 Monate zu erneuern. Die Zuverlässigkeitsüberprüfung im Bewachungsgewerbe wird spätestens alle fünf Jahre wiederholt.
Jede dieser Fristen läuft still ab. Wer sie nicht in derselben Akte führt wie den Dienstplan, erfährt vom Ablauf, wenn die Berechtigung schon weg ist.
Datenschutz
Qualifikationsdaten sind Beschäftigtendaten und dürfen nur verarbeitet werden, soweit es für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Gesundheitsbezogene Angaben, etwa aus einer arbeitsmedizinischen Vorsorge, gehören nicht in die Matrix: Dort steht nur, ob eine Person eingesetzt werden darf, nicht warum nicht.
Häufiger Fehler
Die Matrix wird einmal angelegt und nie gepflegt. Nach zwei Jahren enthält sie Berechtigungen, die abgelaufen sind, und der Plan baut darauf auf.
Das ist keine Rechtsberatung, bei einem konkreten Fall im Betrieb fragst du besser jemanden mit Zulassung.
Herausgeberin: AMNAU GmbH
Redaktionell verantwortlich: Ugur Aydogan, Produktentwicklung.
Zuletzt fachlich geprüft: 2. September 2026