Wie lösche ich Daten und wie lange bleiben sie gespeichert?
Gelöscht wird auf Ebene des Betriebs: Die Geschäftsführung beauftragt die Löschung, danach läuft eine Frist, in der die Anwendung gesperrt und der Auftrag rücknehmbar ist. Einzelne Personen werden inaktiv gesetzt, nicht gelöscht. Vorgänge werden protokolliert, Audit-Einträge tarifabhängig aufbewahrt und danach als Datei archiviert.
Stand: September 2026
Den Betrieb löschen, Schritt für Schritt
Die Löschung des Mandanten ist der einzige Weg, auf dem Daten das System vollständig verlassen. Sie läuft nicht sofort, sondern über eine Frist, und diese Frist ist der eigentliche Schutz: Sie gibt Zeit, den Auftrag zurückzunehmen und vorher zu exportieren.
- Vorher exportieren. Nach dem Termin gibt es nichts mehr zu holen, deshalb gehört der vollständige Datenexport an den Anfang und nicht ans Ende.
- Die Löschung beauftragen. Das darf allein die Geschäftsführung. Ab diesem Moment ist die Anwendung gesperrt und der Termin steht fest.
- Die Frist abwarten oder den Auftrag zurücknehmen. Eine Rücknahme reaktiviert den Betrieb und gibt die Anwendung wieder frei.
- Drei Tage vor dem Termin geht eine Warnung heraus. Sie wird am Betrieb vermerkt und deshalb genau einmal verschickt.
- Am Termin werden Datenbankinhalte und abgelegte Dateien entfernt, und eine Bestätigung schließt den Vorgang ab.
- Geräumt werden zwei Orte: die Datenbank und der Dateispeicher. Eine Löschung, die nur die Datenbank träfe, ließe die Dokumente liegen.
- Bis zum Termin ist der Auftrag rücknehmbar, danach nicht mehr.
- Eine Wiederherstellung nach dem Termin gibt es nicht, und einzelne Daten lassen sich von der Löschung nicht ausnehmen.
Der Zustand dazwischen
Zwischen Auftrag und Termin ist der Betrieb nicht gelöscht, aber auch nicht in Betrieb. Die Anwendung ist gesperrt, und wer sich anmeldet, landet auf einer eigenen Seite, die den Stand und den Weg zurück zeigt.
Das ist Absicht: Ein Zustand, in dem weiter gestempelt und geplant wird, während eine Löschung läuft, würde Daten erzeugen, die drei Tage später verschwinden.
Die vier Zustände eines Mandanten und was in ihnen möglich ist.
| Zustand | Was die Anwendung tut | Was noch möglich ist |
|---|---|---|
| Aktiv | Normaler Betrieb. | Alles. |
| Löschung beauftragt | Gesperrt, der Termin steht. | Den Auftrag zurücknehmen und den Betrieb reaktivieren. |
| Gewarnt | Weiter gesperrt, die Warnung ist verschickt und vermerkt. | Den Auftrag bis zum Termin weiterhin zurücknehmen. |
| Gelöscht | Datenbankinhalte und Dateien sind entfernt. | Nichts. Es gibt keine Wiederherstellung. |
Aktiv
- Was die Anwendung tut
- Normaler Betrieb.
- Was noch möglich ist
- Alles.
Löschung beauftragt
- Was die Anwendung tut
- Gesperrt, der Termin steht.
- Was noch möglich ist
- Den Auftrag zurücknehmen und den Betrieb reaktivieren.
Gewarnt
- Was die Anwendung tut
- Weiter gesperrt, die Warnung ist verschickt und vermerkt.
- Was noch möglich ist
- Den Auftrag bis zum Termin weiterhin zurücknehmen.
Gelöscht
- Was die Anwendung tut
- Datenbankinhalte und Dateien sind entfernt.
- Was noch möglich ist
- Nichts. Es gibt keine Wiederherstellung.
Einzelne Personen: inaktiv statt gelöscht
Wer den Betrieb verlässt, wird inaktiv gesetzt. Das ist kein Zwischenschritt vor einer Löschung, sondern der vorgesehene Endzustand, und der Grund ist der Nachweis: Zeiten, die eine Person erfasst hat, sind Belege über Arbeitszeit, und sie verschwinden nicht dadurch, dass die Person geht.
Eine echte Löschung einzelner Personen führt die Anwendung nicht als eigene Funktion. Personenbezogene Daten verlassen das System über den vollständigen Datenexport und über die Löschung des Betriebs, nicht über einen Knopf an der Personalakte.
Wer ein Auskunfts- oder Löschersuchen einer einzelnen Person zu bearbeiten hat, arbeitet deshalb mit diesen beiden Wegen. Diese Seite macht daraus keine Zusage, sie nennt den Stand.
Was protokolliert wird
Verwaltungsvorgänge werden mit Art des Objekts, Kennung, Handlung und handelnder Person festgehalten. Der Schnitt ist bewusst allgemein gehalten, damit weitere Vorgänge dort landen können, ohne dass für jeden eine eigene Tabelle entsteht.
Zwei Dinge daran sind erwähnenswert. Erstens läuft das Protokoll in jedem Tarif: Ein Sicherheitsnachweis, den der kleinere Tarif nicht bekäme, wäre keiner. Zweitens ist es nicht dasselbe wie die Änderungshistorie der Zeiteinträge. Die beiden laufen nebeneinander, und ihre Zusammenführung ist ein eigenes Vorhaben und noch nicht geschehen.
Die Schritte hier beschreiben ein laufendes System. Wer noch keines hat, richtet es in der Testphase ein und behält alles, was dabei entsteht.
Wie lange Audit-Einträge bleiben
Audit-Einträge werden nicht unbegrenzt in der laufenden Tabelle gehalten. Nach Ablauf der Frist werden sie als CSV archiviert und aus der Live-Tabelle entfernt. Die Frist hängt am Tarif.
Aufbewahrung der Audit-Einträge in der laufenden Tabelle.
| Tarif | Aufbewahrung | Danach |
|---|---|---|
| Team | 14 Tage. | Archivierung als CSV, Entfernen aus der laufenden Tabelle. |
| Professional | 90 Tage. | Archivierung als CSV, Entfernen aus der laufenden Tabelle. |
Team
- Aufbewahrung
- 14 Tage.
- Danach
- Archivierung als CSV, Entfernen aus der laufenden Tabelle.
Professional
- Aufbewahrung
- 90 Tage.
- Danach
- Archivierung als CSV, Entfernen aus der laufenden Tabelle.
Die Archive sind für Geschäftsführung, Personalverwaltung und Buchhaltung einsehbar. Die Einsicht selbst hängt am Tarifmerkmal für Audit-Protokolle.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag als Nachweis
Die Annahme des Auftragsverarbeitungsvertrags wird mit Zeitpunkt und annehmender Person festgehalten. Das ist der Punkt, an dem aus einer Zustimmung ein Nachweis wird, den die Datenschutzdokumentation des Betriebs führen kann.
Angenommen wird er in den Unternehmensdaten, und zwar von der Geschäftsführung. Wie die Betriebseinstellungen sonst aufgebaut sind, steht in der Anleitung zu den Betriebseinstellungen.
Zwei Wege, Daten aus dem System zu holen
Es gibt zwei getrennte Wege, und sie werden leicht verwechselt. Der eine ist der vollständige Datenexport: ein Auftrag der Geschäftsführung, ein Archiv über den gesamten Bestand, gedacht für einen Systemwechsel oder eine Auskunft über alles. Wie er abläuft, steht in der Anleitung zum Export für den Steuerberater.
Der andere ist der Objektexport: einzelne Listen als Datei, je Objektart und mit eigenem Rollen-Gate. Seit dem 09.09.2026 sind die beiden im Produkt getrennte Wurzeln, und was für den einen gilt, gilt nicht automatisch für den anderen.
Nachgefragt
- Kann ich eine beauftragte Löschung noch stoppen?
- Ja, bis zum Termin. Eine Rücknahme reaktiviert den Betrieb und gibt die Anwendung wieder frei. Nach dem Termin geht das nicht mehr, und es gibt auch keine Wiederherstellung aus einer Sicherung heraus.
- Kann ich eine einzelne Person löschen, wenn sie das verlangt?
- Eine Funktion dafür gibt es nicht. Personen werden inaktiv gesetzt, damit die Zeitnachweise erhalten bleiben. Personenbezogene Daten verlassen das System über den vollständigen Datenexport und über die Löschung des Betriebs. Das ist der Stand, und diese Seite beschönigt ihn nicht.
- Was passiert mit hochgeladenen Dokumenten bei der Löschung?
- Sie werden mit entfernt. Die Löschung räumt zwei Orte, die Datenbank und den Dateispeicher, und genau deshalb ist sie als zwei Schritte beschrieben und nicht als einer.
- Bekommt auch der kleinere Tarif ein Protokoll?
- Ja. Das Protokoll der Verwaltungsvorgänge läuft in jedem Tarif. Unterschiedlich ist die Aufbewahrung in der laufenden Tabelle, 14 Tage im Team-Tarif und 90 Tage im Professional-Tarif, und danach die Archivierung als Datei.
- Ist das Vorgangsprotokoll dasselbe wie die Historie der Zeiteinträge?
- Nein. Es sind zwei Protokolle nebeneinander. Das eine führt Verwaltungsvorgänge, das andere die Änderungen an Zeiteinträgen. Sie zusammenzuführen ist ein eigenes Vorhaben und bisher nicht geschehen.
Beschreibt den Stand der Anwendung am September 2026. Was sich im Produkt ändert, steht in den Produkt-Updates.
Herausgeberin: AMNAU GmbH
Redaktionell verantwortlich: Ugur Aydogan, Produktentwicklung.
Zuletzt fachlich geprüft: September 2026
Nachlesen ist das eine. Es selbst einzurichten dauert einen Nachmittag.
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