Wie führe ich Eintritt und Austritt einer Person?
Du legst eine Vorlage an, füllst sie mit Aufgaben samt Zuständigkeit und Fälligkeit und startest daraus einen Ablauf für eine Person. Die Verantwortlichen sehen ihre Aufgaben in der Aufgabenliste und im Dashboard und haken sie ab. Die Aufgaben sind Arbeitsanweisungen an Menschen, das System legt dabei nichts von selbst an.
Stand: September 2026
Was ein Ablauf ist, und was er nicht tut
Eine Vorlage beschreibt einen wiederkehrenden Ablauf: Name, Typ und Zuordnung. Drei Typen gibt es, Eintritt, Austritt und allgemein. Eintritts- und Austrittsvorlagen haben dazu je einen eigenen Bereich mit vollständiger Vorlagen- und Aufgabenpflege.
Der Start eines Ablaufs löst keine Handlung im System aus. Es werden keine Konten angelegt, keine Rechte vergeben und keine Zugänge gesperrt. Die einzige Ausnahme ist der E-Mail-Knoten im grafischen Editor.
Das ist der ehrliche Zuschnitt: eine geführte Aufgabenliste, an der niemand vorbeikommt, und keine Automatisierung, die still im Hintergrund Dinge tut.
Eine Vorlage bauen
Je Vorlage werden Aufgaben mit Bezeichnung, Beschreibung, Verantwortlichkeit und Fälligkeit angelegt, geändert und gelöscht. Für die Zuweisung stehen Auswahllisten der Mitglieder und der Abteilungen bereit.
Eine Vorlage kennt dabei keine Reihenfolge und keine Abhängigkeiten. Alle Aufgaben eines Ablaufs sind gleichzeitig offen. Wer eine Reihenfolge braucht, schreibt sie in die Fälligkeit oder in die Beschreibung.
Vorlagen lassen sich abteilungsbezogen zuordnen. Damit bekommt die Werkstatt eine andere Aufgabenliste als die Verwaltung, ohne dass jemand zwei Abläufe von Hand pflegt.
- Vor dem Löschen einer Vorlage wird angezeigt, wie viele laufende Abläufe sie verwenden.
- Neben der Liste gibt es einen grafischen Editor, in dem ein Ablauf als Diagramm bearbeitet wird. Der Knotentyp-Wähler bietet unter anderem einen Aufgaben-Knoten mit Zuweisung und einen E-Mail-Knoten mit eigenem Editor für Betreff und Text.
Einen Ablauf führen
Aus einer Vorlage entsteht ein konkreter Ablauf für eine Person. Die Verantwortlichen haken ihre Aufgaben ab, und daraus ergibt sich der Fortschritt.
Laufende Abläufe lassen sich pausieren, wieder aufnehmen und vollständig entfernen. Die Übersicht listet laufende und abgeschlossene Abläufe, nach Typ filterbar, mit Kennzahlen zum Stand.
Der Austritt hat eine Besonderheit: er wirkt zugleich auf den Beschäftigungszeitraum der Person.
Die Schritte hier beschreiben ein laufendes System. Wer noch keines hat, richtet es in der Testphase ein und behält alles, was dabei entsteht.
Wo die Aufgaben auftauchen
Jede Person sieht die ihr zugewiesenen Ablaufaufgaben an zwei Stellen: in der eigenen Aufgabenliste und als Kachel im Dashboard. Abhaken geht an beiden Stellen, ohne in den Ablauf zu wechseln.
Die Detailangaben zu einer Aufgabe werden erst beim Aufklappen geladen, damit die Liste schlank bleibt.
Der Einstieg für neue Mitglieder
Neu registrierte Mitglieder durchlaufen einen eigenen geführten Einstieg. Er ist getrennt von dem Erstlauf, den die Geschäftsführung beim Anlegen des Betriebs durchläuft, und er ist nicht dasselbe wie ein Eintrittsablauf.
Der Eintrittsablauf ist die Aufgabenliste des Betriebs rund um die neue Person. Der Einstieg ist das, was die neue Person selbst als Erstes sieht.
Nachgefragt
- Legt der Eintrittsablauf automatisch Konten und Zugänge an?
- Nein. Die Aufgaben sind Arbeitsanweisungen an Menschen. Es werden keine Konten angelegt, keine Rechte vergeben und keine Zugänge gesperrt. Die einzige Ausnahme ist der E-Mail-Knoten im grafischen Editor, der eine Nachricht verschickt.
- Kann eine Aufgabe erst nach einer anderen freigeschaltet werden?
- Nein. Eine Vorlage kennt keine Reihenfolge und keine Abhängigkeiten, alle Aufgaben eines Ablaufs sind gleichzeitig offen. Wer eine Reihenfolge braucht, bildet sie über die Fälligkeit ab.
- Können verschiedene Abteilungen verschiedene Listen bekommen?
- Ja. Vorlagen lassen sich abteilungsbezogen zuordnen, damit unterschiedliche Bereiche unterschiedliche Aufgabenlisten bekommen.
- Was passiert, wenn wir eine Vorlage löschen, die gerade läuft?
- Vor dem Entfernen wird angezeigt, wie viele laufende Abläufe sie verwenden. Die Entscheidung bleibt bei dir, du triffst sie aber nicht blind.
- Wirkt der Austrittsablauf auf die Personalakte?
- An einer Stelle ja: Der Austritt wirkt auf den Beschäftigungszeitraum. Alles andere sind Aufgaben, die Menschen erledigen.
Beschreibt den Stand der Anwendung am September 2026. Was sich im Produkt ändert, steht in den Produkt-Updates.
Herausgeberin: AMNAU GmbH
Redaktionell verantwortlich: Ugur Aydogan, Produktentwicklung.
Zuletzt fachlich geprüft: September 2026
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