Wie erstelle ich einen Schichtplan?

Bevor du planst: drei Bedingungen

Die Schicht- und Einsatzplanung ist kein Bestandteil der Zeiterfassung. Wer nur Arbeitszeiten dokumentiert, richtet nichts davon ein und sieht auch nichts davon in der Anwendung. Begriffe wie Bereich, Pool oder Tagesplan entstehen erst mit dem Modul.

Drei Dinge müssen zusammenkommen, damit überhaupt geplant wird. Fehlt eines, ist der Bereich nicht erreichbar.

• Der Professional-Tarif. Im Team-Tarif ist das Modul nicht erreichbar.
• Der Betrieb hat es nicht abgeschaltet. Die Schichtplanung ist die einzige Funktion, die ein Betrieb selbst deaktivieren kann.
• Die Einrichtung ist gelaufen. Ohne Bereiche, Pools und Schichtdefinitionen gibt es nichts zu planen.

Der Einrichtungsassistent

Der Assistent fragt die Branche ab und legt daraus einen vollständigen, benannten Startbestand an: Schichten oder Tätigkeiten, Bereiche, Pools, Besetzungsregeln und ein passendes Arbeitszeitmodell. Statt leerer Listen stehen ab dem ersten Aufruf konkrete Beispiele da.

Dreizehn Branchen stehen bereit. Fünf davon planen nicht in Schichten, sondern im Tagesplan, und bringen deshalb einen Tätigkeitskatalog mit: Tierarzt, Arztpraxis, Zahnarzt, Apotheke und Physiotherapie. Für sie ist die Anleitung zum Tagesplan die richtige.

Was der Assistent anlegt, ist danach ganz normal änder- und löschbar. Es sind Startdaten und keine Verzweigung im Programm.

1. 1Branche wählen.
2. 2Die Vorschläge für Betriebsmodus, Bereiche, Pools und Schichten beziehungsweise Tätigkeiten durchsehen.
3. 3Ändern, was nicht passt. Die Vorschläge lassen sich vor der Übernahme anfassen.
4. 4Abschließen. Danach steht ein arbeitsfähiger Bestand, und die Einrichtung ist am Betrieb vermerkt.

• Der Assistent plant nicht. Er legt Stammdaten an, der erste Plan entsteht danach von Hand oder über ein Muster.
• Pflege bekommt zum Beispiel Früh-, Spät- und Nachtschicht, die Bereiche Station 1, Station 2 und Intensiv und die Pools Pflegekraft, Fachpflege und Azubi.
• Gastronomie bekommt Früh- und Spätschicht, den Bereich Hauptlokal und die Pools Koch, Kellner und Barkeeper.

Die drei Stammdaten

Alles Weitere hängt an diesen drei Listen. Sie pflegen Geschäftsführung und Personalverwaltung, und zwar auch dann, wenn weitere Personen planen dürfen: Planungsrecht ist kein Stammdatenrecht.

Schichten anlegen und besetzen

Eine einzelne Schicht lässt sich anlegen, ändern, auf einen anderen Tag oder Bereich verschieben, duplizieren und einzeln oder als Menge löschen. Besetzt wird aus den Pools heraus, eine der zugewiesenen Personen kann als Schichtleitung markiert werden.

Vor jeder Zuweisung laufen sechs Prüfungen in fester Reihenfolge. Sie sind der Grund, warum eine Zuweisung manchmal abgewiesen wird, obwohl jemand verfügbar aussieht.

1. 1Schicht und Person müssen angegeben sein.
2. 2Das Planungsrecht wird für genau diese Schicht geprüft, nicht pauschal für den Betrieb.
3. 3Die Schicht muss existieren und darf nicht archiviert sein.
4. 4Person und Pool müssen zum eigenen Betrieb gehören.
5. 5Ist ein Pool angegeben, muss die Person darin Mitglied sein.
6. 6Es darf keine Zeitüberschneidung am selben Tag geben. Die Meldung nennt die kollidierende Schicht.

• Dieselbe Person zweimal auf dieselbe Schicht wird abgewiesen.
• Geprüft wird Verfügbarkeit und Qualifikation über den Pool, nicht der Arbeitsschutz. Dazu weiter unten mehr.
• Außerhalb ihres Beschäftigungszeitraums wird eine Person nicht als planbar geführt.

Rotationsmuster statt Tippen

Ein Rotationsmuster ist eine wiederkehrende Schichtfolge über mehrere Wochen, mit Slots je Tag und Pool. Angewendet auf einen Zeitraum erzeugt es die Schichten in einem Zug.

Das Muster plant dabei nicht optimal. Es setzt seine Slots und meldet, was offen bleibt. Es sucht keine Alternative, verschiebt nichts und berücksichtigt keine Wünsche über die Poolzugehörigkeit hinaus.

1. 1Muster und Zeitraum wählen.
2. 2Die Vorschau lesen. Sie zeigt, welche Schichten entstehen und mit welcher Begründung ein Slot nicht besetzt werden konnte.
3. 3Bestätigen. Die Schichten entstehen im Entwurf, nicht veröffentlicht.
4. 4Ein Fehlgriff lässt sich als Gruppe wieder löschen, weil die erzeugten Schichten zusammen erkennbar bleiben.

Veröffentlichen

Eine Schicht kennt drei Zustände, und nur einer davon wirkt nach außen. Solange der Plan Entwurf ist, sieht die Belegschaft nichts, und es geht keine Erinnerung heraus.

Die Aktionen arbeiten auf einer Liste von Schichten und nicht auf einer einzelnen. Das Planungsrecht wird dabei für jede betroffene Schicht einzeln geprüft.

Tausch, offene Schichten und der Schichtmarkt

Drei Wege führen dazu, dass eine Schicht die Person wechselt. Sie unterscheiden sich darin, wer den Anstoß gibt.

Allen dreien gemeinsam: eine Bewerbung oder ein Antrag ist keine Zusage. Die Zuweisung entsteht erst mit der Entscheidung, und mehrere Personen dürfen sich auf dieselbe Schicht bewerben.

Wenn jemand ausfällt

Macht eine Krankmeldung eine besetzte Schicht frei, ermittelt die Anwendung die in Frage kommenden Poolmitglieder und schickt jeder eine Übernahmeanfrage. Die Planung wird gesondert informiert, und zwar zusätzlich per E-Mail.

Die Zahl der Angefragten steht in der Meldung an die Planung. Null Angefragte heißt: es gibt niemanden, der einspringen könnte, und das muss die Planung sofort erfahren.

Die Eskalation besetzt nicht selbst. Sie fragt an, die Zusage einer Person erzeugt die Zuweisung. Es gibt keine Rangfolge, keine Frist und keine automatische Weitergabe an einen nächsten Kreis.

Was die Belegschaft beitragen kann

Vier Angaben kommen von den Beschäftigten selbst. Sie sind für die Planung sichtbar, sie entscheiden aber nichts: die Einteilung bleibt eine Handlung von Menschen.

• Schichtwünsche: Wunsch- und Sperrzeiten je Schichtart oder Tag. Der Betrieb kann diese Funktion insgesamt abschalten.
• Wunschpartner: Kolleginnen und Kollegen, mit denen jemand bevorzugt zusammen eingeteilt wird.
• Verfügbarkeitsfenster: Zeiträume, in denen eine Person grundsätzlich einsetzbar ist.
• Rufbereitschaft wird betriebsweit aktiviert und danach tageweise zugewiesen. Zuweisung und Entzug lösen je eine Benachrichtigung aus.

Erinnerungen und Ausgabe

Zu jeder veröffentlichten Schicht gehören zwei Erinnerungen mit eigenen Zeitabständen: eine vor Beginn und eine nach Ende mit der Aufforderung, die Zeiten zu erfassen. Die zweite entfällt, wenn bereits Zeit erfasst wurde. Sie mahnt nur echte Rückstände an.

Der Lauf greift alle zehn Minuten und arbeitet mit einem Nachholfenster statt mit einem Punktzeitpunkt. Ein ausgefallener Lauf verliert deshalb keine Erinnerung, und zwei gleichzeitige Läufe können dieselbe Erinnerung nicht doppelt schicken.

• Erinnert wird an veröffentlichte Schichten. Entwürfe lösen nichts aus.
• Beide Erinnerungen lassen sich persönlich und getrennt voneinander abbestellen.
• Den eigenen Plan gibt es als Kalender-Abonnement über ein persönliches Token und als PDF.

Arbeitsschutz: die Prüfung warnt, sie blockiert nicht

Beim Planen werden Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und der Jugendarbeitsschutz geprüft. Die Grenzen kommen aus zwei Quellen: aus dem Arbeitszeitmodell und aus den Arbeitnehmerschutz-Einstellungen des Betriebs, die für Minderjährige einen eigenen Regelsatz führen.

Bewertet wird der Plan und nicht der einzelne Vorgang. Die Auswertung sieht die umliegenden Schichten, sonst wäre eine Ruhezeitprüfung gar nicht möglich.

Eine Schicht mit Verstoß lässt sich trotzdem zuweisen und veröffentlichen. Es gibt keine Freigabe durch eine zweite Person und keine Sperre, die sich nur mit Begründung übergehen ließe. Die Verstöße werden als Liste geführt, und der Tagesplan hält im Veröffentlichungsprotokoll fest, welche zum Zeitpunkt der Veröffentlichung bekannt waren.

Wer planen darf

Das Planungsrecht kommt aus zwei Quellen: aus ganzen Rollen und aus einzeln benannten Personen. Beide zusammen ergeben den Kreis der Planenden, und die Prüfung läuft je Schicht statt einmal pauschal.

Planen und Entscheiden sind zwei verschiedene Rechte. Wer Schichtanfragen genehmigt, ist ein eigener Kreis.

• Die Stammdatenseiten bleiben auf Geschäftsführung und Personalverwaltung beschränkt, auch für benannte Planende.
• Planungsrecht ist kein Datenzugriff auf Personaldaten. Es erlaubt Planen und Besetzen, nicht das Einsehen von Verträgen oder Zeitkonten.
• Soll gegen Ist lässt sich je Person und Zeitraum auswerten: geplante Schichtzeit gegen tatsächlich erfasste Zeit.