Wer darf in MetronHR was sehen und entscheiden?
Vier Rollen bilden das Grundraster: CEO, HR, Accounting und Employee. Sie entscheiden über den Zugang zu den Seiten der Anwendung. Daneben stehen fünf Fälle, die unabhängig von der Rolle wirken: Vorgesetzte, Abteilungsleitungen, Projektverantwortliche sowie die eigens gesetzten Genehmigenden für Schichtanfragen und für die Überstundenauszahlung.
Stand:September 2026
Die vier Rollen
Jede Person im Betrieb trägt genau eine der vier Rollen. Die Rolle entscheidet, welche Seiten sie öffnen darf, und wo eine Seite für mehrere Rollen offen ist, entscheidet sie zusätzlich über den Umfang der Daten: dieselbe Seite, aber die eigene Zeile statt aller Zeilen.
Hinterlegt ist das in einer Matrix mit 41 Einträgen, die Seite für Seite festhält, wer hinein darf. Sie ist die erste Prüfung, nicht die einzige: Was jemand an Personen, Kunden und Leistungen zu sehen bekommt, entscheidet danach eine zweite Ebene.
Die vier Rollen und wofür sie im Betrieb stehen.
| Rolle | Wer das üblicherweise ist | Wofür sie gedacht ist |
|---|---|---|
| CEO | Inhaberin oder Geschäftsführung. | Die Einstellungen des Betriebs, der Tarif, die Löschung und alles, was den Mandanten als Ganzes betrifft. |
| HR | Personalverwaltung, Büro, Praxismanagement. | Personen, Verträge, Abwesenheiten, Feiertage und der Arbeitnehmerschutz. |
| Accounting | Buchhaltung. | Die Auswertungen für die Lohnbuchhaltung und der Abrechnungsstand. |
| Employee | Alle übrigen Beschäftigten. | Die eigenen Zeiten, die eigenen Anträge, das eigene Zeitkonto. |
CEO
- Wer das üblicherweise ist
- Inhaberin oder Geschäftsführung.
- Wofür sie gedacht ist
- Die Einstellungen des Betriebs, der Tarif, die Löschung und alles, was den Mandanten als Ganzes betrifft.
HR
- Wer das üblicherweise ist
- Personalverwaltung, Büro, Praxismanagement.
- Wofür sie gedacht ist
- Personen, Verträge, Abwesenheiten, Feiertage und der Arbeitnehmerschutz.
Accounting
- Wer das üblicherweise ist
- Buchhaltung.
- Wofür sie gedacht ist
- Die Auswertungen für die Lohnbuchhaltung und der Abrechnungsstand.
Employee
- Wer das üblicherweise ist
- Alle übrigen Beschäftigten.
- Wofür sie gedacht ist
- Die eigenen Zeiten, die eigenen Anträge, das eigene Zeitkonto.
Eine Rollenübersicht mit nur diesen vier Zeilen wäre unvollständig. Fünf weitere Fälle geben Zugang, ohne eine dieser Rollen zu sein.
Fünf Fälle neben den Rollen
Die vier Rollen decken nicht ab, was in einem Betrieb tatsächlich vorkommt: Eine Schichtleiterin genehmigt Anträge ihres Teams, ohne Personalverwaltung zu sein. Für solche Fälle gibt es fünf Wege, die neben der Rolle wirken und unabhängig von ihr gesetzt werden.
Fünf Zugänge, die nicht an einer der vier Rollen hängen.
| Fall | Woran er hängt | Was er öffnet |
|---|---|---|
| Vorgesetzte | Am Feld „berichtet an" der unterstellten Person. | Genehmigungen, Änderungsanträge, Kunden und Leistungen, der Tagesplan. |
| Abteilungsleitung | An der Leitung einer Abteilung. | Kunden-, Leistungs- und Projektsichten. |
| Projektverantwortung | An der Verantwortung für ein Projekt. | Die Projektberichte genau dieses Projekts. |
| Genehmigende für Schichtanfragen | An einer eigenen Einstellung im Schichtmodul. | Tauschanträge, Bewerbungen auf offene Schichten und Blockabgaben. |
| Genehmigende für die Überstundenauszahlung | An einer Einstellung des Betriebs, wahlweise über benannte Personen oder über Rollen. | Die Entscheidung über Auszahlungsanträge. |
Vorgesetzte
- Woran er hängt
- Am Feld „berichtet an" der unterstellten Person.
- Was er öffnet
- Genehmigungen, Änderungsanträge, Kunden und Leistungen, der Tagesplan.
Abteilungsleitung
- Woran er hängt
- An der Leitung einer Abteilung.
- Was er öffnet
- Kunden-, Leistungs- und Projektsichten.
Projektverantwortung
- Woran er hängt
- An der Verantwortung für ein Projekt.
- Was er öffnet
- Die Projektberichte genau dieses Projekts.
Genehmigende für Schichtanfragen
- Woran er hängt
- An einer eigenen Einstellung im Schichtmodul.
- Was er öffnet
- Tauschanträge, Bewerbungen auf offene Schichten und Blockabgaben.
Genehmigende für die Überstundenauszahlung
- Woran er hängt
- An einer Einstellung des Betriebs, wahlweise über benannte Personen oder über Rollen.
- Was er öffnet
- Die Entscheidung über Auszahlungsanträge.
Der Kreis für Schichtanfragen gehört zum Schichtmodul und damit zum Professional-Tarif. Die übrigen vier Fälle hängen an keinem Tarif.
Was eine Vorgesetzte darf und was nicht
Die Beziehung „ist Vorgesetzte von" ist ein Feld am Mitglied und keine Rolle. Sie wird an der unterstellten Person gesetzt, und nur aktive unterstellte Personen zählen dafür.
Freigeschaltet wird sie je Seite ausdrücklich, nicht pauschal. Vier Seiten sind es heute: die zentrale Genehmigungsseite, die Änderungsanträge der Zeiterfassung, die Kundenliste und der Tagesplan. Wo dieser Schalter fehlt, wirkt die Beziehung nicht, auch wenn die Person zehn Leute unter sich hat.
Und sie gibt Zugang, keine Datenhoheit. Entscheiden und Einsehen im Rahmen der jeweiligen Seite, ja. Stammdaten oder Verträge ändern, nein. Wer das braucht, braucht die Rolle HR.
- Zeigt das Feld „berichtet an" auf die Person selbst, gilt der Antrag als von ihr selbst genehmigt. Dieser Sonderfall ist im Produkt eigens behandelt und kein Nebeneffekt.
- Inaktive unterstellte Personen zählen nicht mit. Wer den Betrieb verlassen hat, macht aus niemandem eine Vorgesetzte.
Die Schritte hier beschreiben ein laufendes System. Wer noch keines hat, richtet es in der Testphase ein und behält alles, was dabei entsteht.
Die zentrale Genehmigungsseite
Eine Seite bündelt die offenen Anträge, für die die angemeldete Person zuständig ist. Wer sie öffnet, sieht nicht alles, was im Betrieb offen ist, sondern das, was auf die eigene Entscheidung wartet.
Offen ist sie für Geschäftsführung, Personalverwaltung und Buchhaltung sowie für Vorgesetzte mit direkt unterstellten Personen. Die einzelnen Antragsarten selbst, also Abwesenheit, Zeitänderung, Überstundenauszahlung, Schichttausch und Blockabgabe, haben ihre eigenen Regeln und stehen bei ihrem jeweiligen Thema.
- Die Genehmigungsseite öffnen. Sie zeigt die Anträge, für die du zuständig bist.
- Den Antrag prüfen und entscheiden. Die Regeln der einzelnen Antragsart stehen bei ihrem Thema, nicht auf dieser Seite.
- Für Anträge, die nicht hier auflaufen, den zuständigen Bereich öffnen: Schichtanfragen und Auszahlungen haben eigene Kreise von Genehmigenden.
Stellvertretend für andere erfassen
Zeiteinträge lassen sich für andere anlegen, wenn die Berechtigung dafür vorliegt. Geprüft wird das auf dem Server, und zwar zweifach: ob jemand überhaupt für andere erfassen darf und für welche Personen im Einzelnen.
Der Unterschied ist wichtiger, als er klingt. Die Liste der auswählbaren Personen wird nicht im Browser gefiltert, sondern serverseitig ermittelt. Eine Auswahl, die dort nicht erscheint, ist keine verborgene Möglichkeit, sondern eine abgelehnte.
Dasselbe Muster gilt für Abwesenheiten. Wer für wen einen Antrag stellen darf, steht in der Anleitung zu Urlaub.
Wer welche Personen, Kunden und Leistungen sieht
Die Rollenmatrix beantwortet die Frage „darf diese Person diese Seite öffnen". Sie beantwortet nicht die Frage „welche Zeilen stehen darauf". Dafür gibt es eine zweite Ebene mit zwei Prüfmodulen: eines für Personen, eines für die Zuordnung von Kunden und Leistungen.
Praktisch heißt das: Zwei Personen mit derselben Rolle können dieselbe Seite öffnen und Unterschiedliches darauf sehen, je nach Abteilung, unterstellten Personen und zugeordneten Kunden. Das ist Absicht und nicht die Folge einer vergessenen Einstellung.
Nachgefragt
- Kann jemand zwei Rollen gleichzeitig haben?
- Nein. Jede Person trägt genau eine der vier Rollen. Was in der Praxis wie eine zweite Rolle aussieht, sind die fünf Fälle daneben: Vorgesetzte, Abteilungsleitung, Projektverantwortung und die beiden Kreise von Genehmigenden. Sie werden getrennt gesetzt und wirken zusätzlich zur Rolle.
- Muss ich jemanden zur Personalverwaltung machen, damit er Urlaub genehmigen kann?
- Nein. Dafür reicht es, ihn als Vorgesetzten der betreffenden Personen einzutragen. Er erreicht damit die Genehmigungsseite und entscheidet über die Anträge seines Teams, ohne Zugriff auf Stammdaten und Verträge zu bekommen.
- Warum sieht meine Abteilungsleitung die Kundenliste, aber nicht die Personalakte?
- Weil die beiden Zugänge verschiedene Dinge öffnen. Die Leitung einer Abteilung erreicht Kunden-, Leistungs- und Projektsichten. Die Personalakte hängt an der Rolle HR, und die Abteilungsleitung ist keine Rolle.
- Wer entscheidet über die Auszahlung von Überstunden?
- Ein Kreis, den der Betrieb selbst setzt, wahlweise über namentlich benannte Personen oder über Rollen. Er ist unabhängig von der Rollenmatrix, und er ist nicht derselbe wie der Kreis für Schichtanfragen.
- Können zwei Leute mit derselben Rolle Unterschiedliches sehen?
- Ja. Die Rolle entscheidet über den Zugang zur Seite, eine zweite Ebene über die Zeilen darauf. Abteilung, unterstellte Personen und zugeordnete Kunden und Leistungen gehen dort ein.
Beschreibt den Stand der Anwendung amSeptember 2026. Was sich im Produkt ändert, steht in den Produkt-Updates.
Herausgeberin: AMNAU GmbH
Redaktionell verantwortlich: Ugur Aydogan, Produktentwicklung.
Zuletzt fachlich geprüft: September 2026
Nachlesen ist das eine. Es selbst einzurichten dauert einen Nachmittag.
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