Wie plane ich einen Tag mit Tätigkeiten?

Schichtplan oder Tagesplan

Beide gehören zum selben Modul und setzen dasselbe voraus: den Professional-Tarif, ein nicht abgeschaltetes Modul und eine gelaufene Einrichtung. Der Betrieb entscheidet einmal, in welchem der beiden Modi geplant wird, und die Anwendung blendet danach die passende Navigation ein.

Der Unterschied ist die Frage. Ein Schichtplan beantwortet „wer arbeitet wann", ein Tagesplan „wer macht wann was". Deshalb gibt es im Tagesmodus keine Schichtdefinitionen, sondern einen Tätigkeitskatalog.

Der Einrichtungsassistent bringt für fünf Branchen einen fertigen Tätigkeitskatalog mit Kürzeln und Besetzungsregeln mit: Tierarzt, Arztpraxis, Zahnarzt, Apotheke und Physiotherapie.

Das Raster

Der Tag wird als Raster geplant, eine Achse Zeit, eine Achse Personen. Die Ausrichtung lässt sich umschalten, Rasterweite und Zeitfenster sind einstellbar.

Ein Block entsteht durch Aufziehen im Raster. Er lässt sich verschieben, in der Dauer ändern, duplizieren, als gekoppeltes Paar anlegen und einzeln oder in Auswahl löschen.

• Zwei Blöcke derselben Person dürfen sich zeitlich nicht überlappen.
• Ein Bedarfsblock trägt keine Person und ist von dieser Prüfung ausgenommen.
• Alle Blöcke einer Person lassen sich gesammelt auf eine andere umhängen, etwa bei kurzfristigem Ausfall.
• Der Plan eines Tages lässt sich auf einen anderen Tag kopieren, als Ausgangspunkt.
• Ein Block ist keine Zeitbuchung. Er ist Planung, die erfasste Zeit entsteht getrennt.

Rückgängig machen

Jede Änderung an einem Block schreibt eine Zeile in die Änderungshistorie, mit vorherigem Stand, neuem Stand, den geänderten Feldern und der handelnden Person. Die Erfolgsmeldung bietet deshalb ein Rückgängig an, das genau an dieser Zeile hängt.

Rückgängig gilt der letzten Aktion. Es ist kein Verlauf mit beliebig vielen Schritten und kein Wiederherstellen eines ganzen Tages.

Tätigkeiten und Besetzungsregeln

Der Tätigkeitskatalog führt die planbaren Tätigkeiten mit Farbe, Kürzel und Eigenschaften. Eine Tätigkeit wird archiviert statt gelöscht, damit vergangene Pläne lesbar bleiben.

Eine Besetzungsregel sagt, wie viele Personen mit welcher Qualifikation zu welcher Zeit da sein müssen. Aus ihr entsteht die Bedarfszeile des Tagesplans.

• Die Regel erzeugt Bedarf, sie besetzt nicht. Ein unerfüllter Bedarf steht in der Bedarfsspalte.
• Eine Tätigkeit kann einen oder mehrere Pools verlangen. Wer eingeplant wird, muss in einem davon sein.
• Ein Pool lässt sich nicht löschen, solange er als Anforderung gebraucht wird.
• Zwei Personen lassen sich für einen Tag aneinander koppeln. Fällt die gemeinsame Zeit weg, gilt die Kopplung als gebrochen und erscheint unter den offenen Punkten.

Veröffentlichen

Erst mit der Veröffentlichung sieht die Belegschaft den Tag. Der Protokolleintrag hängt an Tag und Bereich, nicht am einzelnen Block: ein Tag kann bereichsweise veröffentlicht sein.

Erneutes Veröffentlichen wird gezählt, die Protokollzeile wird nicht ersetzt. Mitgeschrieben wird auch der Stand der Arbeitsschutzverstöße. Damit ist später belegbar, welche Verstöße zum Zeitpunkt der Veröffentlichung bekannt waren.

Eine Rücknahme löscht die Zeile nicht, sie ergänzt Zeitpunkt und Person. Und sie wird ausdrücklich gemeldet: zu schweigen hieße, dass Leute um einen Tag herum planen, den es nicht mehr gibt.

1. 1Planende arbeiten am Tag, für die Belegschaft ist er unsichtbar.
2. 2Veröffentlichen schreibt die Protokollzeile je Tag und Bereich und benachrichtigt die Betroffenen.
3. 3Spätere Änderungen am veröffentlichten Tag lösen gebündelte Änderungsmeldungen aus.
4. 4Eine Rücknahme entzieht den Tag wieder und wird eigens gemeldet.

• Kein zeitgesteuertes Veröffentlichen.
• Keine Freigabe durch eine zweite Person.
• Keine Teilveröffentlichung innerhalb eines Bereichs.

Warum nicht jede Änderung sofort eine Mail auslöst

Ändert sich ein Block eines bereits veröffentlichten Tages, werden die Betroffenen informiert. Die Meldung ruht dabei eine feste Zahl Minuten, damit die weiteren Handgriffe derselben Umplanung in einen Brief fallen. Wer fünf Blöcke verschiebt, löst nicht fünf Mails aus.

Zwei Auslöser sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt: jede Änderung stößt den Versand selbst mit an, und ein zeitgesteuerter Lauf räumt die letzte Änderung einer Sitzung ab. Ohne ihn bliebe genau sie liegen, bis jemand den Plan wieder anfasst.

Gebündelt wird je Betrieb und Ruhefrist, nicht je Person und Tag. Eine Vorschau, was gleich verschickt wird, gibt es nicht, und ein Rückruf einer versendeten Meldung ebenfalls nicht. Nur veröffentlichte Tage lösen überhaupt aus.

Erinnerungen

Es gibt eine Erinnerung je Person und Tag, nicht je Block. Acht Meldungen am Tag schaltet jeder sofort ab, und dann ist auch die nützliche weg.

Die erste kommt am Vorabend zu fester Uhrzeit, standardmäßig um 18:00, und nennt den kommenden Tag. Die zweite kommt nach dem letzten Block mit der Aufforderung, die Zeiten zu erfassen.

• Erinnert wird nur bei veröffentlichtem Tag und nur Personen mit Blöcken an diesem Tag.
• Die Erinnerung nennt den Tag, nicht die einzelnen Blöcke.
• Die Abmeldung teilt sich mit den Schichterinnerungen. Wer die abbestellt hat, will auch diese nicht.

Was die Belegschaft am eigenen Tag ändern kann

Drei Wege betreffen einzelne Blöcke. Sie laufen unabhängig von der Planung des ganzen Tages und werden von den eingestellten Genehmigenden entschieden.

Ansehen und ausgeben

Neben dem Tagesraster gibt es eine verdichtete Wochenansicht mit Stundenraster, Uhrzeit in jeder belegten Zelle und einer Summenzeile je Tag. Ein Klick springt in den jeweiligen Tag.

Für schmale Bildschirme gibt es eine Listendarstellung und eine eigene Ansicht in der App. Gedruckt wird über ein eigenes Drucklayout.