So planst du Offizin und Notdienst in der Apotheke

Schritt 1: Den Notdienst zuerst eintragen

Die Einteilung kommt von der Behörde, steht früh fest und ist nicht verhandelbar. Deshalb gehört sie als Erstes in den Plan, und der reguläre Dienst wird danach herumgebaut, nicht umgekehrt.

Trage den ganzen Turnus für das Jahr ein, sobald er vorliegt, statt Monat für Monat. Erst dann zeigt der Plan, in welchen Wochen ohnehin wenig Spielraum für Urlaub bleibt. Woraus die Pflicht folgt, steht auf der Branchenseite für Apotheken.

Schritt 2: Die Offizin nach Qualifikation besetzen

Nicht jede Tätigkeit darf jede Person übernehmen. Rezeptur, Prüfung und die Abgabe verschreibungspflichtiger Arzneimittel sind an die pharmazeutische Qualifikation gebunden. Im Plan wird daraus eine Besetzungsregel je Tätigkeit.

Der Nutzen zeigt sich beim Prüfen: Der Plan meldet, wenn ein Zeitfenster der Dienstbereitschaft ohne die nötige Qualifikation besetzt ist, statt dass es am Tag selbst auffällt.

• Offizin, Rezeptur, Botendienst und Warenwirtschaft als eigene Tätigkeiten führen.
• Qualifikation je Person hinterlegen, damit die Besetzungsregel greift.
• Die Befreiungszeiten der Behörde als Vorgabe im Plan hinterlegen.

Schritt 3: Zuschlagsstunden getrennt ausweisen lassen

Aus dem Notdienst entstehen Stunden in drei besonderen Lagen: nachts, sonntags und an Feiertagen. Prüfe beim Einrichten, dass die Zeitgrenzen dafür stimmen, denn danach läuft die Ermittlung von allein.

MetronHR weist diese Stunden in der Monatsübersicht je Person aus. Die Zuschlagssätze lassen sich hinterlegen, die Berechnung des Betrags gehört zur Lohnabrechnung. Welche Ansprüche daran hängen, steht auf der Branchenseite für Apotheken.

Schritt 4: Die Ruhezeit nach dem Notdienst einplanen

Nach einem Notdienst gelten elf Stunden Ruhezeit. Wer nachts bis sechs Uhr Dienst hatte, darf frühestens am Nachmittag wieder in der Offizin stehen.

Weil der Notdienst zuerst im Plan steht, meldet die Konfliktprüfung diesen Fall beim Einteilen und nicht erst in der Auswertung des Folgemonats.

Schritt 5: Den Monat abschließen und übergeben

Am Monatsende erzeugt MetronHR je Person eine Excel-Übersicht mit Soll, Ist, Überstunden, Nacht-, Sonn- und Feiertagsstunden sowie Urlaubs- und Krankheitstagen. Die geht als Datei an die Lohnbuchhaltung.

Damit sich danach nichts stillschweigend ändert, lässt sich der abgeschlossene Zeitraum sperren. Korrekturen laufen dann als Änderungsantrag, der entschieden und festgehalten wird.