Zeiterfassung in IT-Firmen: was bei Rufbereitschaft und Nachteinsätzen gilt

Die Grenzen in der IT

Für IT- und Softwarefirmen gibt es im Arbeitszeitgesetz keine eigene Branchenregel. Es gelten die allgemeinen Grenzen, mit zwei Stellen, die für den Betrieb von Systemen geschrieben sind: die Sonntagsausnahme für Datennetze und Rechnersysteme und die Frage, wann Rufbereitschaft zur Arbeitszeit wird.

Rufbereitschaft oder Bereitschaftsdienst

Bei Bereitschaftsdienst hält sich die Person an einem Ort auf, den der Arbeitgeber bestimmt, und muss bei Bedarf sofort arbeiten. Das ist insgesamt Arbeitszeit (EuGH, Urteile SIMAP vom 3. Oktober 2000, C-303/98, und Jaeger vom 9. September 2003, C-151/02). Bei Rufbereitschaft wählt die Person ihren Aufenthaltsort selbst und muss nur erreichbar sein. Dann ist nur die Zeit des tatsächlichen Einsatzes Arbeitszeit.

Die Grenze zieht der Europäische Gerichtshof bei den Einschränkungen: Legen Vorgaben wie eine sehr kurze Reaktionszeit die Freizeit ganz erheblich fest, ist die gesamte Rufbereitschaft Arbeitszeit (Urteile vom 9. März 2021, C-344/19 und C-580/19). Wer eine Reaktionszeit von zehn Minuten bis zum Login verlangt, sollte das vorher prüfen. Und ein Einsatz aus dem Wohnzimmer zählt genauso wie einer im Büro: Fünf Minuten Ticket lesen und ein Neustart sind Arbeitszeit.

Der Einsatz um 3 Uhr und der nächste Morgen

Ein Alarm um 3 Uhr, zwanzig Minuten Arbeit bis 3:20 Uhr: Nach überwiegender Auffassung in der Fachliteratur unterbricht dieser Einsatz die Ruhezeit, und die elf Stunden des § 5 Abs. 1 ArbZG beginnen danach neu. Der nächste Arbeitsbeginn läge dann bei 14:20 Uhr, nicht beim gewohnten Daily um 9 Uhr. § 5 Abs. 3 ArbZG erlaubt, Kürzungen der Ruhezeit durch Einsätze in der Rufbereitschaft, die nicht mehr als die Hälfte der Ruhezeit betragen, zu anderen Zeiten auszugleichen. Das gilt nur für Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen.

Ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung auf Grund eines Tarifvertrags kann die Ruhezeit bei Rufbereitschaft den Besonderheiten des Dienstes anpassen, etwa Kürzungen durch Einsätze zu anderen Zeiten ausgleichen (§ 7 Abs. 2 Nr. 1 ArbZG). Ohne eine solche Regelung hilft nur die Planung: Wer nachts gerufen werden kann, hat am Folgetag einen späteren Beginn oder keinen Termin am Vormittag.

Wartungsfenster am Sonntag

Sonntage und Feiertage sind grundsätzlich beschäftigungsfrei (§ 9 ArbZG). Für die IT gibt es eine ausdrückliche Ausnahme: § 10 Abs. 1 Nr. 14 ArbZG erlaubt Arbeit zur Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit von Datennetzen und Rechnersystemen. Die Bedingung steht im ersten Satz des Absatzes: nur, wenn die Arbeiten nicht an Werktagen vorgenommen werden können. Eine Migration, die nur am Sonntag ohne Ausfall für die Kunden geht, kann darunter fallen. Ein Release, das genauso gut am Dienstag laufen könnte, fällt nicht darunter.

Wer am Sonntag arbeitet, hat einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen, nach einem Feiertag an einem Werktag innerhalb von acht Wochen (§ 11 Abs. 3 ArbZG). Mindestens 15 Sonntage im Jahr bleiben beschäftigungsfrei (§ 11 Abs. 1 ArbZG). Bei einer Rufbereitschaft im Wochenrhythmus lohnt es sich, die Sonntage mitzuzählen.

Homeoffice, Vertrauensarbeitszeit und Überstunden

Das Arbeitszeitgesetz gilt am Küchentisch genauso wie im Büro. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 muss der Arbeitgeber die Arbeitszeit grundsätzlich erfassen, die Pflicht leitet das Gericht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ab. Eine Form ist heute nicht vorgeschrieben, die Erfassung darf den Beschäftigten selbst übertragen werden. Eine Pflicht zur elektronischen Erfassung steht erst in einem Referentenentwurf vom 18. Juni 2026, bis daraus ein Gesetz wird, ist es ein Entwurf.

In der IT ist das Normalarbeitsverhältnis die Regel. Von 1,21 Millionen abhängig beschäftigten Kernerwerbstätigen (15 bis 64 Jahre, ohne Personen in Ausbildung) im Wirtschaftsabschnitt Information und Kommunikation waren 2025 nach dem Mikrozensus 127.000 atypisch beschäftigt, also befristet, in Teilzeit mit höchstens 20 Wochenstunden, geringfügig oder in Zeitarbeit. Das ist gut jeder Zehnte, über alle Branchen war es fast jeder Vierte. Die typische Frage in der IT ist deshalb nicht die Minijob-Grenze, sondern die elfte Stunde am Tag und die Überstunden, die niemand notiert.

Arbeitszeit, Projektzeit und Rufbereitschaft in einem System

In MetronHR stempeln Teams im Browser, in der Desktop-App für Windows und macOS oder per App, minutengenau und ohne Rundung. Jede Zeit lässt sich auf Kunde, Projekt und Leistung buchen, sodass Support und Projektarbeit nicht im selben Topf landen. Vergessene Zeiten lassen sich für vergangene Tage nachtragen, Überstunden laufen auf das Stundenkonto.

Im Professional-Tarif trägt der Einsatzplan die Rufbereitschaft tageweise je Bereich ein, sodass sichtbar ist, wer in welcher Woche erreichbar sein muss. Der Einsatz in der Nacht wird wie jede andere Arbeitszeit gestempelt. Am Monatsende stehen die Stunden je Person in der Excel-Monatsübersicht und in der Lohndatei für DATEV.