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Vier Gruppen, verschiedene Regeln
Im Verein arbeiten Menschen auf sehr verschiedener Grundlage nebeneinander: die Angestellte in der Geschäftsstelle, der Platzwart im Minijob, die Trainerin mit Übungsleiterpauschale und die Helfer am Vereinsfest. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung, sondern ob jemand Arbeitnehmer ist. Daran hängen Arbeitszeitgesetz, Mindestlohn und Aufzeichnung.
Wer im Verein unter welche Regel fällt
| Gruppe | Arbeitszeitgesetz und Mindestlohn | Aufzeichnung |
|---|---|---|
| Angestellte, etwa in der Geschäftsstelle | gelten | Erfassungspflicht nach BAG 2022, Arbeitszeit über 8 Stunden je Werktag nach § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Minijobber, etwa Platzwart oder Reinigung | gelten | Beginn, Ende, Dauer binnen 7 Tagen, 2 Jahre (§ 17 MiLoG) |
| Übungsleiter, die weisungsgebunden eingegliedert sind | gelten, der Freibetrag ändert daran nichts | wie Angestellte oder Minijobber |
| Ehrenamtliche | gelten nicht, Mindestlohn nach § 22 Abs. 3 MiLoG ausgenommen | keine Pflicht nach ArbZG oder MiLoG |
Hervorgehoben sind die Gruppen, bei denen Vereine die Pflicht am häufigsten übersehen.
Angestellte, etwa in der Geschäftsstelle
- Arbeitszeitgesetz und Mindestlohn
- gelten
- Aufzeichnung
- Erfassungspflicht nach BAG 2022, Arbeitszeit über 8 Stunden je Werktag nach § 16 Abs. 2 ArbZG
Minijobber, etwa Platzwart oder Reinigung
- Arbeitszeitgesetz und Mindestlohn
- gelten
- Aufzeichnung
- Beginn, Ende, Dauer binnen 7 Tagen, 2 Jahre (§ 17 MiLoG)
Übungsleiter, die weisungsgebunden eingegliedert sind
- Arbeitszeitgesetz und Mindestlohn
- gelten, der Freibetrag ändert daran nichts
- Aufzeichnung
- wie Angestellte oder Minijobber
Ehrenamtliche
- Arbeitszeitgesetz und Mindestlohn
- gelten nicht, Mindestlohn nach § 22 Abs. 3 MiLoG ausgenommen
- Aufzeichnung
- keine Pflicht nach ArbZG oder MiLoG
Hervorgehoben sind die Gruppen, bei denen Vereine die Pflicht am häufigsten übersehen.
Ehrenamt oder Arbeitsverhältnis
Das Arbeitszeitgesetz gilt für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (§ 2 Abs. 2 ArbZG). Wer ehrenamtlich mitarbeitet, ist das nicht, und der Mindestlohn regelt die Vergütung ehrenamtlich Tätiger ausdrücklich nicht (§ 22 Abs. 3 MiLoG). Eine Aufwandsentschädigung macht aus dem Ehrenamt noch kein Arbeitsverhältnis.
Die Grenze verschiebt sich, sobald jemand Weisungen zu Zeit, Ort und Inhalt bekommt, in feste Abläufe eingeplant ist und eine Vergütung erhält, die den Aufwand deutlich übersteigt. Maßstab ist § 7 Abs. 1 SGB IV. Was das für Freibeträge und Gemeinnützigkeit bedeutet, steht auf der Branchenseite für Vereine.
Übungsleiter im Minijob: Freibetrag und Verdienstgrenze
Einnahmen als Übungsleiter für einen gemeinnützigen Verein sind bis 3.300 Euro im Jahr steuerfrei (§ 3 Nr. 26 EStG), andere nebenberufliche Tätigkeiten bis 960 Euro (§ 3 Nr. 26a EStG). Diese steuerfreien Einnahmen zählen nicht zum Arbeitsentgelt in der Sozialversicherung (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 16 SvEV).
Daraus folgt eine verbreitete Kombination. Verteilt der Verein den Übungsleiterfreibetrag gleichmäßig auf zwölf Monate, sind das 275 Euro im Monat, die nicht auf die Minijob-Grenze von 603 Euro angerechnet werden. Ein Übungsleiter im Minijob kann so bis zu 878 Euro im Monat bekommen. Er bleibt dabei Arbeitnehmer: Der Mindestlohn von 13,90 Euro gilt für jede Stunde, und seine Stunden gehören in die Aufzeichnung nach § 17 MiLoG. Der Freibetrag gilt je Person und Jahr, nicht je Verein.
Turniersonntag und Vereinsfest
Für Vereine gibt es beim Sonntag eigene Ausnahmen. Arbeitnehmer dürfen bei nichtgewerblichen Aktionen und Veranstaltungen von Vereinen und beim Sport an Sonn- und Feiertagen beschäftigt werden, soweit die Arbeit nicht an Werktagen erledigt werden kann (§ 10 Abs. 1 Nr. 6 und 7 ArbZG). Dafür bleiben 15 Sonntage im Jahr frei, und jeder Arbeitssonntag bringt einen Ersatzruhetag binnen zwei Wochen (§ 11 ArbZG).
Wer am Vereinsfest ehrenamtlich hinter der Theke steht, fällt nicht darunter. Der Platzwart im Minijob, der am Turniersonntag aufbaut, dagegen schon: Seine Stunden zählen für Ruhezeit, Tagesgrenze und Aufzeichnung, und das Turnierwochenende kann ihn über die Minijob-Grenze schieben.
Aufzeichnung für Minijobber und Angestellte
Für Minijobber gilt § 17 MiLoG vollständig: Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags bis zum Ablauf des siebten Kalendertags, zwei Jahre aufbewahrt. Eine Ausnahme gilt nach § 1 Abs. 2 MiLoDokV für mitarbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern. Ist der Verein eine juristische Person, etwa ein eingetragener Verein, sind damit die Angehörigen der Vorstandsmitglieder gemeint, die den Verein vertreten.
Für Angestellte gibt es keine Ausnahme für kleine oder gemeinnützige Arbeitgeber. Arbeitszeit über acht Stunden je Werktag wird nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufgezeichnet, und seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit grundsätzlich erfassen, ohne vorgeschriebene Form.
Stunden erfassen, wo der Verein Arbeitgeber ist
In MetronHR stempeln Angestellte, Minijobber und angestellte Übungsleiter per App, im Browser oder am Terminal mit NFC-Karte, etwa im Vereinsheim, ohne privates Handy. Die Zeit steht am selben Tag minutengenau im System, ohne Rundung. Minijobs lassen sich ohne Soll-Stunden führen, die gestempelten Stunden stehen trotzdem je Tag da, wie § 17 MiLoG sie verlangt.
Im Dienstplan des Professional-Tarifs meldet MetronHR vor der Veröffentlichung, wenn die eingestellte Ruhezeit, die Tages- oder Wochengrenze oder die Höchstzahl von Arbeitstagen in Folge überschritten ist. Am Monatsende stehen die Stunden je Person in der Excel-Monatsübersicht und in der Lohndatei für DATEV, für die Kanzlei, die die Lohnabrechnung des Vereins macht.
Das ist keine Rechtsberatung, bei einem konkreten Fall im Betrieb fragst du besser jemanden mit Zulassung.
Herausgeberin: AMNAU GmbH
Redaktionell verantwortlich: Ugur Aydogan, Produktentwicklung.
Zuletzt fachlich geprüft: 2. November 2026